Με όλες τις διαθέσιμες μεθόδους επικοινωνίας, ίσως να νομίζετε ότι οι υπάλληλοί σας δεν θα χρειάζονταν εκπαίδευση σε μηνύματα αλληλογραφίας. Η αλήθεια είναι ότι η ποικιλία των επιλογών συχνά καθιστά δύσκολη την επιλογή του σωστού δρόμου. Η θέσπιση κάποιων κανόνων και βέλτιστων πρακτικών διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι κάνουν τις σωστές επιλογές όταν συμμετέχουν σε διάλογο διάφορα γραφεία. Όταν έχετε σαφή πρωτόκολλα, εμφανίζονται λιγότερες συγκρούσεις και παρανοήσεις.
$config[code] not foundΔημιουργία πολιτικών και διαδικασιών
Η σύνταξη, η συγγραφή, η αναθεώρηση και η δημοσίευση πολιτικών και διαδικασιών επισημοποιεί τις θεμελιώδεις αλληλεπιδράσεις που συμβαίνουν στην εταιρεία σας. Εάν δεν αφιερώσετε χρόνο για να εξετάσετε αυτές τις καταστάσεις, οι παραβιάσεις της ασφάλειας και οι ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής θα μπορούσαν να εκτροχιάσουν τις δραστηριότητές σας. Πρέπει να ορίσετε πρότυπα για τον τρόπο που συλλέγετε, επεξεργάζεστε, μεταφέρετε και χρησιμοποιείτε πληροφορίες μεταξύ γραφείων, χρησιμοποιώντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τους ειδικούς φακέλους για τα ταχυδρομικά μηνύματα και άλλες μεθόδους που επιταχύνετε. Προσέχετε να προστατεύετε τα στοιχεία του προσωπικού και των πελατών και βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με το νόμο. Για παράδειγμα, εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους να εντοπίζουν ύποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιπροσωπεύουν το ηλεκτρονικό "ψάρεμα" (phishing) ή άλλη παράνομη δραστηριότητα στο διαδίκτυο.
Ανάπτυξη προτύπων
Η κατάρτιση των εργαζομένων στην επικοινωνία στο διαδίκτυο πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο χρήσης προτύπων για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερωτικά δελτία, παρουσιάσεις και άλλες πληροφορίες γραφείου. Δημιουργώντας μια τυποποιημένη μορφή, επιβάλλετε τη χρήση του εταιρικού λογότυπου, των γραμματοσειρών και των χρωμάτων. Η δημοσίευση αυτών σε ιστότοπο intranet της εταιρείας τους καθιστά εύκολη την πρόσβαση σε όλους τους υπαλλήλους. Η εκπαίδευση περιλαμβάνει περιγραφή του σκοπού του προτύπου, πώς να το προσαρμόσετε και να το χρησιμοποιήσετε.
Διεξαγωγή ασκήσεων ρόλων
Η αναποτελεσματική επικοινωνία στο διαδίκτυο εμφανίζεται όταν οι άνθρωποι δεν εκφράζονται καθαρά, ακούν προσεκτικά και σέβονται ο ένας τον άλλον εντελώς. Με την πραγματοποίηση ασκήσεων ομαδικής οικοδόμησης, παρέχετε ευκαιρίες για το προσωπικό σας να ασκεί την επικοινωνία σε ένα μη απειλητικό περιβάλλον πρακτικής. Για παράδειγμα, διαιρέστε μια ομάδα εργαζομένων από διαφορετικές τοποθεσίες σε ζεύγη. Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να σκεφτούν μια δύσκολη συζήτηση, όπως το τερματισμό ενός υπαλλήλου. Ένα άτομο παίζει το ρόλο του διαχειριστή και το άλλο πρόσωπο παίζει το ρόλο του υπαλλήλου. Μετά από πέντε λεπτά από την παράδοση του μηνύματος, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να συζητήσουν τη συζήτηση και τι λειτούργησε ή δεν βοήθησε τη διαδικασία. Δεν μπορούμε να αποφύγουμε τις διαφωνίες ή τις διαπραγματεύσεις στο χώρο εργασίας. Ωστόσο, μαθαίνοντας πώς να αποκρυπτογραφήσουμε τα πρότυπα που δεν συμβάλλουν στην επίλυση, μπορούμε να συζητήσουμε χωρίς άμυνα, να ακούσουμε το αληθινό νόημα σε αυτό που λέμε, να παραμείνουμε ήρεμοι παρά τις κατηγορίες και ο θυμός και να επικεντρωθούμε στην παραγωγική επίλυση προβλημάτων.
Επιβράβευση και αναγνώριση καλών επικοινωνιών
Μόλις δημιουργήσετε πρότυπα αποτελεσματικής επικοινωνίας, διαιωνίστε την τάση επιβραβεύοντας και αναγνωρίζοντας εκείνους τους ανθρώπους που διαχέουν τις συγκρούσεις και συνεργάζονται. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανταμείψετε τους παίκτες ομάδας που χρησιμοποιούν κοινωνικά μέσα υπεύθυνα για την προώθηση προϊόντων της εταιρείας διανέμοντας μικρές μάρκες της εκτίμησής σας, όπως κάρτες δώρων, εισιτήρια κινηματογράφου ή κουπόνια. Μπορείτε επίσης να ευχαριστήσετε δημοσίως τους υπαλλήλους για την ικανότητά τους να ενημερώνουν τους ανθρώπους σε συναντήσεις, εκδηλώσεις και τελετές. Για παράδειγμα, παρέχετε ένα πιστοποιητικό επίτευξης για το καλύτερο ενημερωτικό δελτίο που διανέμεται στην εταιρεία σας.
