Στο παρελθόν, ένας γραμματέας θεωρήθηκε συχνά ως ένας από τους χαμηλότερους στον τοτέμ πόλο της εταιρείας. Ωστόσο, οι καιροί έχουν αλλάξει και ο ρόλος του γραμματέα έχει καταστεί διοικητικός βοηθός, το άτομο που συχνά είναι το λινάτσο για τη λειτουργία ολόκληρης της οργάνωσης. Είτε εργάζονται για ένα μόνο εκτελεστικό, είτε για πολλούς διευθυντές είτε για ολόκληρο τον οργανισμό, ο χειρισμός διοικητικών καθηκόντων από τον βοηθό επιτρέπει σε όλους τους άλλους να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στις στρατηγικές προτεραιότητες και την ανάπτυξη της επιχείρησης, εξασφαλίζοντας ότι οι λεπτομέρειες βρίσκονται υπό έλεγχο.
$config[code] not foundΕπισκόπηση διοικητικών καθηκόντων
Με την ευρύτερη έννοια, τα διοικητικά καθήκοντα είναι τα καθήκοντα και οι δραστηριότητες που αποτελούν μέρος των καθημερινών δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης. Περιλαμβάνουν την απάντηση σε κλήσεις, τη λήψη μηνυμάτων, τη διαχείριση της αλληλογραφίας, την παραγγελία αναλωσίμων και τη διατήρηση των κοινόχρηστων χώρων γραφείων οργανωμένων και λειτουργικών. Οι υποχρεώσεις μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τη δημιουργία αναφορών, την εισαγωγή και διαχείριση δεδομένων, τη διαχείριση αρχείων, τη βασική λογιστική και άλλα οικονομικά καθήκοντα. Πολλά από αυτά τα καθήκοντα διοικούνται από διοικητικούς βοηθούς, των οποίων η εργασία είναι να βοηθήσουν ένα άτομο ή μια ομάδα, αναλαμβάνοντας ορισμένα ή όλα τα καθήκοντα των υπαλλήλων τους, αλλά πολλές θέσεις εισόδου και μεσαίας τάξης περιλαμβάνουν επίσης ένα δίκαιο διοικητικό έργο. Για παράδειγμα, οι διοικητικοί βοηθοί ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για την ενημέρωση των δικών τους εργασιών σε ένα σύστημα διαχείρισης έργου ή για την ανταπόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο κύριος όγκος των διοικητικών καθηκόντων είναι υπάλληλος και συχνά υποχωρεί στη διαχείριση και τη διανομή πληροφοριών.
Τεχνολογία
Η γνώση του πώς η τεχνολογία είναι μία από τις σημαντικότερες πτυχές των διοικητικών καθηκόντων. Αυτό περιλαμβάνει τη χρήση εργαλείων όπως υπολογιστές, συσκευές φαξ, φωτοαντιγραφικά, σαρωτές, τηλέφωνα και άλλο εξοπλισμό γραφείου. Η χρήση κοινών προγραμμάτων λογισμικού ηλεκτρονικών υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένου του λογισμικού επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικού φύλλου, βάσης δεδομένων και επιτραπέζιων εκδόσεων, απαιτείται γενικά για τις περισσότερες διοικητικές εργασίες. Η δυνατότητα αντιμετώπισης προβλημάτων με κοινόχρηστο εξοπλισμό αποτελεί επίσης μέρος πολλών περιγραφών περιγραφής των καθηκόντων. Δεν είναι ασυνήθιστο, για παράδειγμα, να ζητηθεί από τους διοικητικούς επαγγελματίες να καθαρίσουν τις εμπλοκές χαρτιού ή να αλλάξουν τον γραφίτη σε εκτυπωτές και φωτοτυπικά μηχανήματα.
Σε ορισμένες επιχειρήσεις, οι διοικητικοί βοηθοί αναμένεται επίσης να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν το λογισμικό προγραμματισμού και διαχείρισης έργων. Όσοι εργάζονται άμεσα για στελέχη καλούνται συνήθως να διαχειριστούν το ημερολόγιο του αφεντικού τους και οι διοικητικοί βοηθοί των τμημάτων καλούνται να προγραμματίσουν συναντήσεις, να παρακολουθήσουν τις διακοπές και τις αρρωστημένες ημέρες και γενικά να γνωρίζουν πού είναι οι άνθρωποι και τι κάνουν.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπικοινωνία
Ένα άλλο σημαντικό διοικητικό καθήκον είναι η επικοινωνία. Οι διοικητικοί βοηθοί καλούνται συχνά να επικοινωνούν, τόσο γραπτώς όσο και προφορικά. Μπορεί να τους ζητηθεί να γράψουν σημειώματα, να επικοινωνήσουν με τους συναδέλφους ή τους πελάτες τους χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικά μηνύματα, να ενημερώσουν τα εγχειρίδια της εταιρείας ή τους ιστότοπους ή να επεξεργαστούν και να επιμεληθούν τις εργασίες των άλλων. Οι βοηθοί είναι επίσης συνήθως υπεύθυνοι για την απάντηση στο τηλέφωνο, την πραγματοποίηση κλήσεων εκ μέρους του προϊσταμένου τους και την αλληλεπίδραση με τους επισκέπτες. Ως εκ τούτου, ένας επιτυχημένος διοικητικός βοηθός πρέπει να έχει άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες και να είναι σε θέση να γράφει και να μιλάει καθαρά και επαγγελματικά.Μια σταθερή αντίληψη της ορθογραφίας, της γραμματικής και των προτύπων επαγγελματικής γραπτής επικοινωνίας είναι σημαντική επειδή ένας βοηθός εκπροσωπεί το αφεντικό του / της.
Λογιστική και Αγορές
Η παρακολούθηση των εξόδων είναι σημαντική σε κάθε επιχείρηση και το καθήκον αυτό συχνά πέφτει σε έναν διοικητικό βοηθό ο οποίος μπορεί να κληθεί να εισέλθει σε ένα λογιστικό φύλλο ή λογιστικό πρόγραμμα, να συλλέξει και να επαληθεύσει τις εκθέσεις δαπανών από τους υπαλλήλους και να διαχειριστεί τις επιστροφές. Σε μια μικρή επιχείρηση, ένας διοικητικός βοηθός μπορεί επίσης να χειριστεί εισπρακτέους λογαριασμούς, να στείλει λογαριασμούς και πληρωμές επεξεργασίας και να χειριστεί καταθέσεις για την εταιρεία. Οι διοικητικοί επαγγελματίες είναι επίσης μερικές φορές υπεύθυνοι για μικρά μετρητά, την παρακολούθηση των εξόδων και την προσθήκη κεφαλαίων όταν είναι απαραίτητο. Άλλα καθήκοντα σε αυτόν τον τομέα θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν την ανάλυση των εξόδων, την υποβοήθηση του προϋπολογισμού και την αντιμετώπιση των διαφορών του πωλητή.
Όταν πρόκειται για την αγορά, οι διοικητικοί βοηθοί είναι συνήθως υπεύθυνοι για την προμήθεια, δηλαδή για την οργάνωση και την παρακολούθηση των προμηθειών γραφείου και την ανανέωση των παραγγελιών ανάλογα με τις ανάγκες. Διεξάγουν έρευνες σχετικά με τους πωλητές και ζητούν ή εκδίδουν εντολές αγοράς ανάλογα με τις ανάγκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διοικητικοί βοηθοί μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των αδειών χρήσης λογισμικού ή συνδρομών, εξασφαλίζοντας ότι πληρώνονται έγκαιρα και χρησιμοποιούνται σωστά.
Έρευνα και Σχεδιασμός
Πολλοί διοικητικοί επαγγελματίες καλούνται να διαχειρίζονται ερευνητικά έργα και να συγκεντρώνουν πληροφορίες. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η αναζήτηση ενός αριθμού τηλεφώνου ή μιας διεύθυνσης, ή ένα πιο περίπλοκο έργο μπορεί να περιλαμβάνει την αναζήτηση πληροφοριών πελατών, τη διασταύρωση των λεπτομερειών και τη δημιουργία περίπλοκων υπολογιστικών φύλλων ή αναφορών. Αυτά τα έργα συνήθως απαιτούν εργασία μέσα σε σύντομες προθεσμίες και παρουσίαση πληροφοριών.
Σε πολλές περιπτώσεις, τα διοικητικά καθήκοντα περιλαμβάνουν επίσης τον προγραμματισμό. Από εβδομαδιαίες συναντήσεις προσωπικού με σημαντικές εκδηλώσεις, οι διοικητικοί βοηθοί καλούνται να φροντίζουν τις λεπτομέρειες. Ίσως να είστε υπεύθυνοι για την κράτηση μιας αίθουσας συνεδριάσεων για μια συνάντηση ή την κράτηση δωματίων για ολόκληρο το κτίριο ή το πάτωμα, την παραγγελία αναψυκτικών και την εξασφάλιση ότι όλος ο τεχνολογικός εξοπλισμός είναι έτοιμος και λειτουργεί όταν ξεκινά η συνάντηση. Ο σχεδιασμός ταξιδιών είναι μια άλλη μεγάλη ευθύνη. Εάν η εταιρεία δεν διαθέτει ταξιδιωτικό τμήμα, ο βοηθός διοίκησης μπορεί να είναι ο ερευνητής και να κάνει κράτηση πτήσεων και ξενοδοχείων, να κάνει κρατήσεις για φαγητό και να φροντίσει για άλλες λεπτομέρειες, όπως εγγραφές σε συνέδρια.
Εξειδικευμένες εργασίες
Σε συγκεκριμένες βιομηχανίες, οι διοικητικοί επαγγελματίες καλούνται να χειριστούν καθήκοντα που απαιτούν εξειδικευμένες γνώσεις ή δεξιότητες. Για παράδειγμα, οι βοηθοί νομικών και ιατρικών διοικητικών στελεχών πρέπει συχνά να ολοκληρώσουν καθήκοντα που απαιτούν κατανόηση της ορολογίας και των διαδικασιών της βιομηχανίας. Οι γραμματείς μπορούν να καλούνται να συμπληρώνουν και να καταθέτουν έγγραφα για νομικά έγγραφα, όπως κλήσεις, προσφυγές ή αξιώσεις, που απαιτούν βασικό επίπεδο νομικής γνώσης και κατανόησης. Η κατανόηση του δικαστικού συστήματος και των διαδικασιών είναι επίσης σημαντική για αυτούς τους διοικητικούς βοηθούς, καθώς και για τη διεξαγωγή νομικής έρευνας.
Οι αρμοδιότητες σε τμήμα ανθρωπίνων πόρων επικεντρώνονται σε ζητήματα απασχόλησης και μπορεί να περιλαμβάνουν προγραμματισμό συνεντεύξεων, επεξεργασία μεταγενέστερων ελέγχων και διεξαγωγή της αρχικής αναθεώρησης των αιτήσεων για να εξασφαλιστεί ότι είναι πλήρεις. Κάποιος υπό την ιδιότητα αυτή θα είναι πιθανότατα υποχρεωμένος να έχει κατανόηση και εμπειρία στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού και του εργατικού δικαίου. Ουσιαστικά, το συγκεκριμένο πεδίο και το τμήμα στο οποίο εργάζεται ένας διοικητικός βοηθός θα είναι ο καθοριστικός παράγοντας των συγκεκριμένων καθηκόντων, με ορισμένους τομείς που απαιτούν περισσότερη εμπειρία και γνώσεις από άλλες.
Προσόντα διοικητικού βοηθού
Ενώ οι περισσότερες θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν τουλάχιστον ορισμένα διοικητικά καθήκοντα, τα περισσότερα αντιμετωπίζονται από διοικητικούς βοηθούς. Υπάρχουν ευκαιρίες σε όλες σχεδόν τις βιομηχανίες και οι περισσότερες θέσεις εισόδου είναι ανοικτές σε άτομα με δίπλωμα γυμνασίου ή ισοδύναμο. Ορισμένοι εργοδότες προτιμούν να προσλαμβάνουν διοικητικούς βοηθούς ή γραμματείς με πτυχίο ή εμπειρία στον τομέα. Ορισμένοι τομείς, όπως ο νόμος και η ιατρική, συνήθως απαιτούν από τους βοηθούς να έχουν πρόσθετη εκπαίδευση σχετική με τον τομέα.
Ανεξάρτητα από το επίπεδο εκπαίδευσης, οι περισσότεροι εργοδότες αναζητούν διοικητικούς βοηθούς που έχουν εμπειρία και δεξιότητες στην εργασία, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας κειμένου, των υπολογιστικών φύλλων και της διαχείρισης της βάσης δεδομένων. Συνήθως, οι εργοδότες απαιτούν από τους βοηθούς να έχουν δεξιότητες στα προϊόντα του Microsoft Office. Ορισμένα κοινοτικά κολέγια, εταιρείες προσωρινής απασχόλησης και προγράμματα εκπαίδευσης ενηλίκων προσφέρουν πιστοποιητικά προγραμμάτων στη διοίκηση γραφείων, τα οποία μπορούν να σας δώσουν πλεονέκτημα όταν ψάχνετε για δουλειά. Οι περισσότεροι εργοδότες παρέχουν επίσης κατάρτιση στην εργασία για να βοηθήσουν τους βοηθούς να επιταχύνουν και να εξοικειωθούν με τα συγκεκριμένα καθήκοντά τους.
Πέρα από τις δεξιότητες των υπαλλήλων, οι εργοδότες θέλουν να προσλάβουν άτομα που διαθέτουν άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες (γραπτές και προφορικές), οργανωτικές δεξιότητες, ικανότητες λήψης αποφάσεων και επίλυσης προβλημάτων και διαπροσωπικές δεξιότητες. Ο επαγγελματισμός είναι επίσης απαραίτητος, όπως είναι και η δυνατότητα πολλαπλής εκτέλεσης και προτεραιότητας. Επειδή τόσοι πολλοί εργοδότες ασχολούνται με ευαίσθητες πληροφορίες και συχνά δεσμεύονται από ομοσπονδιακούς κανονισμούς, η διακριτική ευχέρεια και η ικανότητα διατήρησης της εμπιστευτικότητας είναι επίσης σημαντικές ιδιότητες.
Προοπτικές αμοιβών και απασχόλησης
Η μέση αμοιβή για έναν διοικητικό βοηθό ποικίλλει σημαντικά, ενώ οι βοηθοί εισόδου στο κατώτερο άκρο των κερδών που κερδίζουν φάσμα στα χαμηλά έως τα μέσα $ 20, ενώ οι ανώτατοι υπάλληλοι που πληρώνονται για την πληρωμή πληρώνουν περίπου έξι αριθμούς. Το PayScale.com αναφέρει ότι οι διοικητικοί βοηθοί κερδίζουν έναν μέσο μισθό ύψους 38.736 δολαρίων, έναν αριθμό που αντικατοπτρίζεται στενά από τα στατιστικά στοιχεία του Γραφείου Στατιστικής Εργασίας, το οποίο τοποθετεί το μέσο μισθό στα 37.870 δολάρια, δηλαδή το μισό των διοικητικών βοηθών κερδίζει περισσότερα και το μισό κερδίζουν λιγότερα. Το BLS αναφέρει ότι οι ανώτεροι υπάλληλοι που πληρώνονται κερδίζουν περισσότερα από 62.000 δολάρια ετησίως και το ποσό αυτό μεταφέρεται στα 85.000 δολάρια για τους εκτελεστικούς γραμματείς. Οι αμοιβές αυξάνονται με τα χρόνια εμπειρίας, με εκείνους που έχουν την μεγαλύτερη εμπειρία που κερδίζουν τα περισσότερα.
Δυστυχώς, το BLS προβλέπει επίσης ότι η ζήτηση για διοικητικούς βοηθούς ενδέχεται να μειωθεί κατά 5% μέχρι το 2026, καθώς οι περισσότερες θέσεις δεν θα είναι νέες αλλά μάλλον οι αντικαταστάσεις υπαλλήλων που εγκαταλείπουν. Η εξέλιξη της τεχνολογίας και η μετατόπιση πολλών διοικητικών καθηκόντων σε άλλους εργαζόμενους αντιπροσωπεύουν μεγάλο μέρος της μείωσης. Επίσης, καθώς πολλοί οργανισμοί εξομαλύνουν τις επιχειρήσεις, οι βοηθοί διορίζονται σε περισσότερους από έναν διαχειριστές ή τμήματα και αναλαμβάνουν περισσότερες ευθύνες.
Πώς να πετύχετε τα διοικητικά σας καθήκοντα
Συχνά, εκπληκτικοί διοικητικοί βοηθοί βρίσκονται στην κορυφή της λίστας για προαγωγές, ειδικά όταν έχουν πτυχίο κολλεγίου και σε βάθος κατανόηση της βιομηχανίας και της επιχείρησης. Λαμβάνοντας σοβαρά την εργασία σας μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερα και καλύτερα πράγματα, έτσι είναι προς το συμφέρον σας να βρείτε τρόπους για να γίνετε απαραίτητοι για το αφεντικό και τους συναδέλφους σας.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να γίνει αυτό είναι να μάθετε για τους στόχους και τις προτεραιότητες του προϊσταμένου σας και να προβλέπετε τις ανάγκες του / της. Κοιτάξτε μπροστά και έχετε την προνοητικότητα να προετοιμαστείτε για αιτήματα ή ανάγκες πριν το αφεντικό σας το συνειδητοποιήσει. Για παράδειγμα, αν ο προϊστάμενος σας παρακολουθεί μια συγκεκριμένη συνεδρίαση κάθε εβδομάδα ή μήνα, διαβάστε τα πρακτικά της συνάντησης μπροστά και προετοιμάστε τυχόν έγγραφα ή αναφορές που αναμένεται να παρουσιάσει ο προϊστάμενός σας κατά τη συνεδρίαση αρκετά νωρίς. Εάν βλέπετε ότι ο προϊστάμενος σας πρόκειται να βρίσκεται σε συνεχείς συναντήσεις όλη την ημέρα χωρίς μεγάλη διακοπή, παραγγείλετε το μεσημεριανό γεύμα και παραδώστε το φρέσκο καφέ. Θυμηθείτε ότι είναι δική σας δουλειά να κάνετε το αφεντικό να δείχνει καλά, οπότε κάνετε ό, τι πρέπει να κάνετε για να παρουσιάσετε την πιο επαγγελματική και ικανή εικόνα.
Η συντήρηση του κλάδου σας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να είστε βοηθός ροκ σταρ. Μάθετε την ορολογία και παρακολουθείτε τις τάσεις. Με αυτό τον τρόπο, μπορείτε να συμβάλλετε στις συνομιλίες και να είστε πιο ακριβείς στην εργασία σας. Οι λεπτομέρειες έχουν σημασία, οπότε η κατανόηση του τι μιλάει ο καθένας θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τα δαπανηρά λάθη. Οι μεγάλοι βοηθοί είναι επίσης επινοημένοι και γνωρίζουν πότε πρέπει να αναλάβουν δράση και τι ακριβώς πρέπει να κάνουν. Δεν μπορείτε να τρέξετε στο αφεντικό σας με κάθε ερώτηση ή ζήτημα. το αφεντικό σας αναμένει να φροντίσετε τα πράγματα, τα οποία πηγαίνουν πίσω στη μάθηση. Εάν γνωρίζετε τον οργανισμό σας μέσα και έξω, από πού να βρείτε πληροφορίες και τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, μπορείτε να είστε πιο επινοημένοι και να επιλύσετε προβλήματα.
Τέλος, η ύπαρξη ενός εξαιρετικού βοηθού απαιτεί εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να απαντήσετε σε ερωτήσεις, να ενημερώσετε την κατάσταση ή να επιλύσετε άλλα προβλήματα οποιαδήποτε στιγμή και εάν δεν είστε οργανωμένοι, δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό. Το πιο σημαντικό διοικητικό καθήκον είναι να κρατάτε όλα τα πιάτα να γυρίζουν και να οργανώνονται είναι το θεμέλιο αυτής της ικανότητας.
