Σε πολλές επιχειρήσεις, το τμήμα ανθρωπίνων πόρων χειρίζεται όλα τα αρχεία προσωπικού του κάθε υπαλλήλου, του παρελθόντος και του παρόντος. Αυτά τα αρχεία παραδοσιακά φυλάσσονταν σε χαρτί, δημιουργώντας προβλήματα με την αποθήκευση, την ικανότητα εντοπισμού αρχείων και τη μακροζωία. Η μετάβαση σε ένα μηχανογραφικό σύστημα προσωπικού μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση ορισμένων από αυτά τα ζητήματα.
Χώρος
Η τήρηση αρχείων χαρτιού καταλαμβάνει πολύ χώρο. Όσο περισσότεροι εργαζόμενοι έχει μια επιχείρηση, τόσο περισσότερο χώρο χρειάζεται για να αποθηκεύσει όλα τα αρχεία, ειδικά αν η εταιρεία διατηρεί αρχεία για τους προηγούμενους υπαλλήλους. Ένα μηχανογραφημένο σύστημα επιτρέπει σε μια εταιρεία να μεταφέρει έγγραφα σε χαρτί σε ψηφιακή μορφή, η οποία αναλαμβάνει μόνο τον χώρο για τον υπολογιστή. Οι περισσότεροι υπολογιστές έχουν αρκετό χώρο στο σκληρό δίσκο για να αποθηκεύσουν όλα τα απαιτούμενα αρχεία υπαλλήλων. Μια επιχείρηση είναι στη συνέχεια ελεύθερη να χρησιμοποιήσει τον προηγούμενο χώρο αποθήκευσης για τα αρχεία χαρτιού για άλλο γραφείο ή κάποιο άλλο είδος αποθήκευσης.
$config[code] not foundΠροσιτότητα
Οι εγγραφές χαρτιού, ανεξάρτητα από το πόσο καλά κατατίθενται, μπορούν να διαρκέσουν αρκετά λεπτά για να αναζητήσουν για κάθε συγκεκριμένη πληροφορία. Πρέπει να βρείτε το αρχείο για τον σωστό υπάλληλο, το οποίο συνήθως είναι εύκολο, αρκεί τα αρχεία να διατηρούνται σε καλή αλφαβητική σειρά, αλλά μπορεί να χρειαστεί χρόνος ανάλογα με το πόσες ντουλάπες αρχειοθέτησης πρέπει να περπατήσετε μεταξύ τους για να φτάσετε σε αυτό. Μετά από αυτό θα πρέπει να εντοπίσετε το συγκεκριμένο έγγραφο που χρειάζεστε, το οποίο μπορεί να χρειαστεί χρόνος, ειδικά αν το αρχείο του υπαλλήλου είναι παχύ. Ωστόσο, εάν το σύστημα προσωπικού είναι αποθηκευμένο σε έναν υπολογιστή, είναι θέμα δευτερολέπτων να αναζητήσετε τις πληροφορίες που ψάχνετε μέσω των χαρακτηριστικών αναζήτησης του υπολογιστή. Οι εργοδότες μπορούν να δουν αρχεία από πολλούς υπολογιστές και ακόμη και γραφεία που βρίσκονται σε πολλές πόλεις.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το Saplingχρόνος
Εκτός από την εξοικονόμηση χρόνου κατά την αναζήτηση συγκεκριμένων εγγράφων σε αρχεία εγγράφου, οι εργοδότες μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο με άλλους τρόπους. Εάν ένας εργοδότης απαιτεί κάποιον φάκελο εγγράφου λόγω πειθαρχικής δράσης ή αναθεώρησης απόδοσης, θα πρέπει να περιμένει κάποιον να εντοπίσει το αρχείο και να του παραδώσει. Όταν το σύστημα είναι μηχανογραφημένο, μπορεί απλώς να αναζητήσει τις πληροφορίες στον υπολογιστή της χωρίς να χρειάζεται να περιμένει. Η κατάθεση εγγράφων γίνεται επίσης πιο γρήγορα, εξοικονομώντας χρόνο κατά την κατάθεση.
Στατιστική
Οι εργοδότες μερικές φορές βασίζονται σε στατιστικές για να αξιολογήσουν τους υπαλλήλους τους και τις ανάγκες της εταιρείας. Όταν τα αρχεία προσωπικού είναι μηχανογραφημένα, ο εργοδότης μπορεί να καθοδηγήσει τον υπολογιστή να συγκεντρώσει συγκεκριμένα στατιστικά στοιχεία, όπως επίπεδα παραγωγής, απουσίες ή ποσοστά κύκλου εργασιών, για να βρει τρόπους βελτίωσης της εταιρείας. Αυτά τα στατιστικά στοιχεία μπορούν να δώσουν στον εργοδότη πληθώρα σημαντικών πληροφοριών. Αν η ανώτερη διοίκηση ζητήσει αυτά τα στατιστικά στοιχεία, ο υπολογιστής καθιστά εύκολη την κατάρτιση των πληροφοριών και μπορεί να δημιουργήσει γρήγορα ένα γράφημα για την καλύτερη απεικόνιση των στατιστικών στοιχείων.
Τάσεις
Μερικοί εργαζόμενοι παρουσιάζουν τάσεις στις εργασιακές τους συνήθειες, οι οποίες μπορούν να καταλάβουν έναν εργοδότη σε πιθανά ζητήματα. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος μπορεί να έχει συνήθεια να καλεί άρρωστα μία φορά κάθε δύο εβδομάδες την ίδια ημέρα της εβδομάδας. Μερικοί υπάλληλοι επιλέγουν τη Δευτέρα ή την Παρασκευή για να παρατείνουν ένα Σαββατοκύριακο, ενώ άλλοι επιλέγουν μια πιο διακριτική διαδρομή χρησιμοποιώντας μια μέρα στη μέση της εβδομάδας. Ένα μηχανογραφικό σύστημα προσωπικού μπορεί να βοηθήσει έναν εργοδότη να εντοπίσει τις τάσεις όπως αυτό πιο εύκολα από το να βασίζεται σε χαρτιά και μνήμη.
