Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, ο ελεύθερος χρόνος πιθανότατα δεν είναι κάτι που έχετε πολλά. Αυτό που έχετε πολλές είναι καθήκοντα για την επίτευξη και προθεσμίες για να συναντηθούν. Έτσι πώς μπορείτε καλύτερα να ολοκληρώσετε αυτά τα καθήκοντα σε μικρότερο χρονικό διάστημα;
Παρακάτω υπάρχουν 50 συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας σας.
50 Συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου για μικρές επιχειρήσεις
1. Ορίστε στόχους
$config[code] not foundΚάθε πρωί, γράψτε μια λεπτομερή λίστα με τα πράγματα που θέλετε να ολοκληρώσετε εκείνη την ημέρα.
2. Δημιουργήστε ένα σχέδιο
Μάθετε πότε και πώς θα ολοκληρώσετε κάθε στοιχείο στην καθημερινή σας λίστα - θα χρειαστείτε βοήθεια, προμήθειες κ.λπ.;
3. Προτεραιότητα κατά Σημασία
Είναι αναπόφευκτο ότι μερικές φορές θα πρέπει να κόψετε τα στοιχεία από τη λίστα των υποχρεώσεών σας, οπότε αποφασίστε νωρίς ποια είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία και προτεραιότητα.
4. Προτεραιότητα κατά Επείγοντα
Θα χρειαστεί να φτάσετε σε εκείνα τα έργα που έχουν επείγουσες προθεσμίες, ώστε να αφήσετε αυτά που πρόκειται να περάσουν την επόμενη εβδομάδα για αργότερα.
5. Διάλυση μεγάλων εργασιών
Αν η λίστα σας περιλαμβάνει ορισμένα συντριπτικά στοιχεία, τα κατατάξτε σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες.
6. Να είστε ρεαλιστικοί
Μην περιμένετε να ολοκληρώσετε τα πάντα σε μια ώρα. Γνωρίστε τους περιορισμούς και τις ικανότητές σας.
7. Παρακολουθήστε την ώρα σας
Για να καταλάβετε καλύτερα πώς ξοδεύετε πραγματικά το χρόνο σας, πάρτε λίγες μέρες και γράψτε όλα όσα κάνετε και πόσο καιρό χρειάζεται. Συμπεριλάβετε διαλείμματα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κοινωνικά μέσα ενημέρωσης και οτιδήποτε άλλο, έτσι ώστε να μάθετε ποια είναι τα μεγαλύτερα σπατάλη χρόνου σας.
8. Ορίστε προθεσμίες
Χρειάζεστε κάποιο κίνητρο για να ολοκληρώσετε ένα έργο; Ορίστε μια προθεσμία για τον εαυτό σας και ενημερώστε τους άλλους για αυτό, ώστε να σας βοηθήσουν να σας κρατήσουμε υπεύθυνους.
9. Κρατήστε ένα μάτι στο ρολόι
Δεν θέλετε να μαντεύεστε συνεχώς για το χρόνο, αλλά επίσης δεν θέλετε να αφήσετε την ημέρα να ξεφύγει από σας επειδή δεν προσέχοντας. Μείνετε σε τροχιά.
10. Ορίστε υπενθυμίσεις
Εάν έχετε μια προθεσμία ή μια συνάντηση έρχεται, ορίστε μια υπενθύμιση στο τηλέφωνό σας που θα πάει μακριά λίγο πριν.
11. Πρόγραμμα διακοπών
Όλοι πρέπει να κάνουν διαλείμματα καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε υπόψη τους κατά τον προγραμματισμό των καθηκόντων σας για την ημέρα.
12. Χρόνος προγραμματισμού για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα κοινωνικά μέσα
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα κοινωνικά μέσα ενημέρωσης μπορεί να είναι μεγάλα σπατάλες χρόνου Μην απαντάτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς έρχεται και μην αφήνετε το Facebook ή το Twitter ανοιχτό όλη την ημέρα. Αντ 'αυτού, προγραμματίστε ένα σύντομο μπλοκ ή δύο καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας για να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες.
13. Χρησιμοποιήστε ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης κοινωνικών μέσων
Αν χρησιμοποιείτε κοινωνικά μέσα για σκοπούς μάρκετινγκ, πιθανόν να έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς. Χρησιμοποιώντας ένα κεντρικό ταμπλό όπως το HootSuite μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε να πηγαίνετε μπρος-πίσω μεταξύ των τοποθεσιών και ακόμη και σας επιτρέπει να προγραμματίσετε τις αναρτήσεις καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, ώστε να μην χρειαστεί να επιστρέψετε συνεχώς.
14. Αποφύγετε τις διαταραχές
Εκτός από τα κοινωνικά μέσα και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, υπάρχει μια σειρά από άλλα περιστατικά που μπορεί να σας προκαλέσουν να χάνετε χρόνο όλη την ημέρα. Εάν εργάζεστε στο σπίτι, απενεργοποιήστε την τηλεόραση. Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, ακολουθήστε μια διαφορετική διαδρομή προς το ψυγείο νερού για να αποφύγετε τους συνομιλητές σας.
15. Κρατήστε μια εργασία κάθε φορά
Η πολλαπλή λειτουργία μπορεί να ακούγεται σαν εξοικονόμηση χρόνου, αλλά δεν είναι. Εστιάστε σε μια εργασία, ολοκληρώστε την και μετά προχωρήστε.
16. Εργασίες παρτίδας
Μπορεί να είναι χρήσιμο να κάνετε ανάλογες εργασίες διαδοχικά. Για παράδειγμα, πραγματοποιήστε όλες τις τηλεφωνικές σας κλήσεις για την ημέρα πίσω-πίσω.
17. Ενθαρρύνετε τις εργασίες
Όταν έχετε ένα πραγματικά δύσκολο έργο να ολοκληρώσετε, δώστε στον εαυτό σας μια ανταμοιβή για την ολοκλήρωσή του. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο ένα διάλειμμα.
18. Εστίαση στα αποτελέσματα
Θα πρέπει να έχετε μια ιδέα για το γιατί κάνετε κάθε εργασία στη λίστα σας. Ρωτήστε τον εαυτό σας πώς κάθε στοιχείο θα επηρεάσει την εταιρεία σας και θα επικεντρωθεί στα αποτελέσματα.
19. Μην ασκείτε πίεση πάνω από ασήμαντες λεπτομέρειες
Αν κάτι δεν έχει μεγάλο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας, μην τονίζετε. Ο τελειοφιλία μπορεί να είναι μια μεγάλη απώλεια χρόνου.
20. Δημιουργήστε καλούς συνήθειες
Δημιουργήστε μια συνήθεια να ταξινομείτε τα αρχεία τακτικά, να απαντάτε έγκαιρα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γρήγορα να ολοκληρώνετε οποιεσδήποτε άλλες εργασίες που εμφανίζονται στη λίστα των υποχρεώσεών σας, έτσι ώστε να γίνονται γρήγορα ρουτίνα.
21. Εξαλείψτε το μη ουσιώδες
Αφαιρέστε αντικείμενα που δεν εξυπηρετούν πλέον έναν σκοπό στην αποστολή σας, τόσο φυσικά όσο και ηλεκτρονικά.
22. Χρησιμοποιήστε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχεία
Χρησιμοποιήστε φίλτρα και αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ώστε να μην ξοδεύετε ώρες ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πιθανότατα προσφέρει εύχρηστα εργαλεία για να διατηρείτε όλες τις επικοινωνίες σας οργανωμένες, ώστε να κάνετε σοφή χρήση αυτών των λειτουργιών.
23. Περιορίστε συναντήσεις
Οι συναντήσεις μπορούν να είναι απαραίτητες, αλλά μπορούν επίσης να μετατραπούν σε απώλειες χρόνου, εάν διαρκούν πάρα πολύ ή συμβαίνουν πολύ συχνά. Αποδεχτείτε και προγραμματίστε μόνο σημαντικές συναντήσεις.
24. Μίσθωση ενός εικονικού βοηθού
Οι εικονικοί βοηθοί μπορούν να σας βοηθήσουν σε καθημερινές καθημερινές εργασίες όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λογιστική, προγραμματισμό και έρευνα. Σκεφθείτε να βρείτε κάποιο βοήθημα εάν το χρειάζεστε.
25. Χρησιμοποιήστε μια πλατφόρμα διαχείρισης έργου
Υπηρεσίες όπως το Basecamp προσφέρουν στην ομάδα σας έναν τρόπο να επικοινωνούν σε ομάδες, να ορίζουν προθεσμίες και να μοιράζονται και να επεξεργάζονται αρχεία χωρίς να χρειάζεται να συμβαδίζουν με πολλά διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
26. Κρατήστε Έργα σε μία θέση
Για τα δύο ολοκληρωμένα έργα και αυτά που βρίσκονται σε εξέλιξη, έχετε έναν φάκελο ή μια περιοχή όπου γνωρίζετε ότι μπορείτε να τα βρείτε.
27. Αποφύγετε την ώρα εκρήξεων
Αν ταξιδεύετε ή πρέπει να ταξιδέψετε για συναντήσεις, λάβετε υπόψη την κυκλοφορία και την κατασκευή, ώστε να μην χάσετε χρόνο καθ 'οδόν.
28. Έχουν εικονικές συναντήσεις
Αποφύγετε να ταξιδεύετε όταν είναι δυνατόν και, αντίθετα, να εξετάσετε τη χρήση προγραμμάτων όπως το Skype ή το GoToMeeting.
29. Αυτοματοποιήστε τη μισθοδοσία
Αντί να παρακολουθήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ώρες και τα έξοδα, επενδύστε σε ένα σύστημα μισθοδοσίας που θα κάνει όλη τη δουλειά για σας.
30. Σημειώστε
Κρατήστε ένα σημειωματάριο μαζί σας ανά πάσα στιγμή για να σημειώσετε σημειώσεις και ιδέες ή να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή όπως η Evernote για να αποθηκεύσετε ιδέες, εικόνες και πολλά άλλα, ώστε να μην ξοδέψετε χρόνο προσπαθώντας να τα σκεφτείτε αργότερα.
31. Να επωφεληθείτε από την τεχνολογία
Υπάρχουν τόσες πολλές εφαρμογές και υπηρεσίες αποθήκευσης χρόνου και οργανισμού, όπως το Dropbox, το οποίο σας επιτρέπει να φέρετε τις φωτογραφίες, τα έγγραφα και τα βίντεο σας οπουδήποτε. Βρείτε αυτά που σας δουλεύουν.
32. Μην μεταφέρετε
Η προσπάθεια να κυριαρχήσετε και να χρησιμοποιήσετε πάρα πολλές εφαρμογές και υπηρεσίες παραγωγικότητας ταυτόχρονα μπορεί να είναι μια απώλεια χρόνου. Μην χρησιμοποιείτε τόσους πολλούς από αυτούς που ξοδεύετε περισσότερο χρόνο σε αυτούς από ό, τι αποθηκεύετε.
33. Αντιπρόσωπος
Ζητήστε από την ομάδα σας να αναλάβει καθήκοντα για τα οποία δεν έχετε χρόνο ή για τα οποία γνωρίζετε ότι θα κάνουν καλή δουλειά.
34. Επενδύστε στο λογιστικό λογισμικό
Η διατήρηση ατελείωτων υπολογιστικών φύλλων μπορεί να οδηγήσει σε πολλούς πονοκεφάλους και σπατάλη χρόνου. Διατηρήστε όλα τα στοιχεία του λογαριασμού σας οργανωμένα σε ένα μέρος.
35. Κρατήστε ένα οργανωμένο χώρο εργασίας
Μην περάσετε ώρες περιπλανώμενοι από το γραφείο σας αναζητώντας ένα συγκεκριμένο έγγραφο, όταν θα μπορούσατε απλά να εφαρμόσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης και να το βρείτε σε δευτερόλεπτα.
36. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας
Είτε με εξωτερικό σκληρό δίσκο, σκληρά αντίγραφα είτε online backup, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας όλων των σημαντικών αρχείων σας σε περίπτωση κατάρρευσης του υπολογιστή. Εξετάστε μια online υπηρεσία όπως Carbonite ή Mozy για αυτό το σκοπό.
37. Διατηρήστε πρότυπα για κοινά χρησιμοποιούμενα έντυπα
Μην ξοδεύετε χρόνο γράφοντας τις ίδιες παραγράφους ξανά και ξανά όταν θα μπορούσατε να αποθηκεύσετε ένα γενικό πρότυπο. Απλά πηγαίνετε και κάνετε μερικές ενημερώσεις κάθε φορά που το χρησιμοποιείτε αντί να ξεκινάτε από το μηδέν.
38. Χρήση συντομεύσεων
Χρησιμοποιήστε συντομεύσεις πληκτρολογίου και προγράμματος περιήγησης και διατηρήστε όλα τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται συχνά σε μια εύκολα προσβάσιμη τοποθεσία στην επιφάνεια εργασίας σας.
39. Αυτοματοποίηση δαπανών
Χρησιμοποιήστε τις αυτόματες υπηρεσίες πληρωμής λογαριασμών όποτε είναι δυνατόν για να αποφύγετε τις καθυστερημένες πληρωμές και τον χρόνο που ξοδεύετε πραγματικά την πληρωμή λογαριασμών κάθε μήνα.
40. Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο με βάση το σύννεφο
Οι εφαρμογές ημερολογίου μπορούν να σας κρατήσουν ενημερωμένες σε σημαντικές συναντήσεις και προθεσμίες και δεν χρειάζονται πολύ χρόνο για ενημέρωση. Σκεφθείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google για το σκοπό αυτό.
41. Έχετε ένα σύστημα συνεργασίας
Είτε χρησιμοποιείτε μια πλατφόρμα όπως το Basecamp είτε τα Έγγραφα Google ή ακολουθείτε πιο παραδοσιακές μεθόδους, θα πρέπει να έχετε ένα σύστημα συνεργασίας για να μην συγχέεται και να μη διοργανώνεται η ομάδα σας.
42. Πείτε "Όχι"
Μην αναλάβετε καθήκοντα μόνο και μόνο επειδή σας ζητά κάποιος. Αν δεν έχετε το χρόνο και δεν θα βοηθήσει την επιχείρησή σας, μην το κάνετε.
43. Κάντε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου Down
Ο χρόνος που ξοδεύετε σε αίθουσες αναμονής, στο μετρό ή ακόμα και σε μεγάλες διαδρομές ανελκυστήρων θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση του ημερολογίου σας, τη σύνταξη σημειώσεων ή την εκτέλεση άλλων απλών εργασιών.
44. Καθαρισμός παλιών αρχείων
Απελευθερώνοντας τον υπολογιστή σας από παλιά αρχεία δεν μπορεί μόνο να σας κρατήσει από το να χρειαστεί να βρούμε μέσα από αυτά ενώ ψάχνετε για πιο συναφή αρχεία, αλλά μπορεί επίσης να επιταχύνει τον υπολογιστή σας και να σας εξοικονομήσει από μια μοίρα ατελείωτων σελίδων φόρτωσης.
45. Χρήση εφαρμογών για κινητά
Υπάρχουν εφαρμογές κινητής παραγωγικότητας, εφαρμογές για κινητά ημερολόγια, εφαρμογές για κινητές λίστες - οι οποίες μπορούν να σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να εξοικονομήσετε χρόνο ενώ δεν είστε μπροστά από έναν υπολογιστή.
46. Γνωρίστε τις συνήθειες σας
Εάν είστε ένα πρόωρο πουλί, πάρτε τα πιο σημαντικά καθήκοντά σας από το δρόμο νωρίς. Αν είστε νυχτερινή κουκουβάγια, μην αναγκάζετε τον εαυτό σας να γυρίσει μεγάλα έργα το πρωί. Παίξτε στα δυνατά σας.
47. Συντομεύστε την ημέρα εργασίας σας
Σε μια ανάρτηση blog στο Freelance Folder, ο Lexi Rodrigo εξηγεί ότι ο χρόνος κοπής από την ημέρα εργασίας σας θα σας αναγκάσει να ολοκληρώσετε περισσότερο εντός του χρονικού διαστήματος που έχετε παραχωρήσει.
48. Αφήστε το δωμάτιο για το απροσδόκητο
Τα πράγματα που δεν προγραμματίσατε θα εμφανιστούν καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Προσέξτε αυτό κατά τη δημιουργία της λίστας υποχρεώσεων.
49. Έχουν Ήρεμες Ώρες
Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, βάλτε ένα σημάδι "μην ενοχλείτε" στην πόρτα σας ενώ εργάζεστε σε ένα σημαντικό έργο. Εάν εργάζεστε από το σπίτι, σιγά σιγά το τηλέφωνό σας για εκείνη την ώρα. Εάν εμφανίζονται περισπασμοί όταν βρίσκεστε στη ζώνη, μπορείτε να χάσετε τη συγκέντρωσή σας και να καταλήξετε περισσότερο χρόνο από ό, τι είναι απαραίτητο.
50. Μην Over-Schedule
Ίσως να είστε υπερβολικά αισιόδοξοι το πρωί για το πόσο μπορείτε να το κάνετε εκείνη την ημέρα. Αλλά η δημιουργία μιας υπερβολικά πλήρους λίστας θα σας συντρίψει αργότερα μέσα στην ημέρα.
Αν εφαρμόσετε ακόμη και μερικές από τις συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου που αναφέρονται παραπάνω, θα αρχίσετε να παρατηρείτε μια διαφορά στην ημέρα εργασίας σας και την παραγωγικότητά σας - και ίσως παρατηρήσετε ότι έχετε λίγο περισσότερο ελεύθερο χρόνο.
Περισσότερα στο: Ανάπτυξη μικρών επιχειρήσεων 71 Σχόλια ▼
