Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από μια θαμπό συνάντηση εργασίας. Κάθε μέρα, στις Ηνωμένες Πολιτείες υπάρχουν περίπου 25 εκατομμύρια συναντήσεις. Προκειμένου να διευκολυνθούν αυτές οι συναντήσεις, τα μεσαία στελέχη τείνουν να εγκαταλείψουν το 35% του χρόνου τους στο γραφείο - ενώ κάποιος ανώτερης διοίκησης είναι πιθανό να χάσει σχεδόν το ήμισυ ολόκληρης της ημέρας στις συναντήσεις.
Αυτές οι υψηλές χρονικές δεσμεύσεις θα αξίζονταν εντελώς αν όλες αυτές οι συναντήσεις δημιουργούσαν μεγάλες ιδέες, αλλά εκτιμάται ότι το 67% των συναντήσεων χαρακτηρίζονται γενικά ως διαγραφές - σπαταλώντας περισσότερα από 37 δισ. Δολάρια ετησίως σε χαμένη παραγωγικότητα.
$config[code] not foundΈχοντας αυτό υπόψη, είναι λογικό να προσπαθήσουμε και να περιορίσουμε τις άχρηστες συναντήσεις. Και αν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης χωρίς ψήφισμα της Πρωτοχρονιάς για να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο εκτελούνται τα πράγματα στην επιχείρησή σας, η κατάργηση των θαμπών συναντήσεων από την εβδομάδα εργασίας σας μπορεί να είναι ο τέλειος τρόπος για να ενισχύσετε το ηθικό και να ξεκινήσετε το 2017 με ένα κτύπημα.
Πώς να μειώσετε το χρόνο που ξοδεύετε στις συναντήσεις
Για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, εδώ είναι 15 τρόποι για να εξαλείψετε ή να επιταχύνετε όλες τις 2017 συναντήσεις σας:
Φέρτε μια Ατζέντα
Ένα από τα μεγαλύτερα timewasters σε οποιαδήποτε συνάντηση είναι η έλλειψη σκοπού. Προκειμένου να διατηρήσετε τα πράγματα σε κίνηση με το σωστό ρυθμό, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια λεπτομερή ατζέντα για να σας καθοδηγήσει μέσα από τη συνάντησή σας όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Πάρτε το έξω
Εάν έχετε έρθει σε επαφή με μια μικρή ομάδα, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να εμπλακείτε σε προσωπικότητες και να μιλήσετε στους ανθρώπους είναι να πάρετε τη συνάντηση έξω. Όχι μόνο ένας λίγο καθαρός αέρας και ηλιοφάνεια θα ξυπνήσουν συναδέλφους και θα πάρουν το αίμα που ρέει, αλλά θα τονώσει επίσης τη δημιουργική σκέψη. Μια αλλαγή στο περιβάλλον θα δημιουργήσει σχεδόν πάντα μια αλλαγή στον τρόπο σκέψης και συνεργασίας των εργαζομένων.
Σηκώστε και Μετακινήστε
Ένας τρόπος για να μειώσετε τους χρόνους συνάντησης είναι να φτάσετε όλοι στα πόδια τους και να κινηθείτε. Αφαιρώντας τις καρέκλες από τις συναντήσεις σας, οι εργαζόμενοι είναι γενικά πιο διατεθειμένοι να μιλήσουν με οτιδήποτε σημαντικό και να αρχειοθετήσουν για άλλο χρονικό διάστημα θέματα που χρονοτριβούν. Αν θέλετε πραγματικά να ενσταλάξετε μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης, και έχετε το χώρο, πείστε το προσωπικό να μιλήσει εν κινήσει.
Φέρτε το Treats
Οι συναντήσεις μεσημεριανού γεύματος έχουν κακή φήμη ότι είναι βαρετές, ημερήσιες υποθέσεις. Ωστόσο, η πρόσληψη υπαλλήλων γύρω από ένα τραπέζι μπορεί να είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να τους ενθαρρύνετε να μιλήσουν ανοιχτά μεταξύ τους. Τα τρόφιμα τείνουν να φέρνουν τους ανθρώπους μαζί και πάντοτε παίρνουν τους ανθρώπους να μιλούν - και έτσι εάν οι συναντήσεις σας τείνουν να γεμίζουν με αμήχανες σιωπές, προσπαθήστε να προσελκύσετε τους εργαζόμενους με λίγο πίτσα (ή κάτι λίγο υγιέστερο).
Κράτα χρόνο
Συνήθως παίρνει μόνο ένα μακρόστενο μεσαίο διαχειριστή και τρία ηλίθια ερωτήματα για να μετατρέψει ένα γρήγορο check-in σε μια φρικτή, διάρκειας δύο ωρών συνάντηση. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κρατήσετε τα μέλη της ομάδας και τα στελέχη στο καθήκον κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης είναι να πάρετε ένα χρονόμετρο, να το ρυθμίσετε για 15 λεπτά και αφήστε όλους να ξέρουν ότι όταν τελειώσει το ρολόι, η συνάντηση έχει τελειώσει. Όχι μόνο θα σας βοηθήσει να μάθετε να εξηγείτε τα πράγματα πιο συνοπτικά, αλλά οι εργαζόμενοι θα εκτιμήσουν ότι θα είναι σε θέση να γνωρίζουν πότε θα μπορέσουν να επιστρέψουν σε αυτό.
Διάλειμμα
Αν πραγματικά δεν μπορείτε να ξεφύγετε από μια τετραήμερη συνάντηση, θα κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη και πιο ευχάριστη αν είστε σε θέση να το χωρίσετε σε ξεχωριστά κεφάλαια. Στην αρχή της συνάντησής σας, ενημερώστε τους συναδέλφους ότι θα το αντιμετωπίσετε σε μερικά κομμάτια μεγέθους μπουκιάς. Χρησιμοποιήστε κάθε κομμάτι για να αντιμετωπίσετε μια ομάδα θεμάτων, και σπάστε μετά από κάθε ζήτημα απευθύνεται για να κάνετε check in με άλλες ομάδες, να πάρετε λίγο φρέσκο αέρα και να ανασυγκροτήσετε.
Διακοπή χρήσης του PowerPoint
Ακόμη και το 2017, το PowerPoint εξακολουθεί να είναι σχεδόν συνώνυμο των επιχειρήσεων. Χρησιμοποιούμε το PowerPoint για τα πάντα - από τις εκθέσεις δαπανών και τα σημεία πωλήσεων μέχρι τις ενημερώσεις μάρκετινγκ. Και ενώ μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο, δεν μπορείτε να αρνηθείτε ότι είναι λίγο κουρασμένος. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να ανακατευτείτε σε μια αίθουσα συσκέψεων και να παρακολουθήσετε τον διευθυντή γραμμής σας να φορτώσει μια παρουσίαση 30 διαφανειών - οπότε αν θέλετε να κρατήσετε τους συναδέλφους σας ξύπνιοι, κρατήστε τα φώτα ανοιχτά και προφορικώς. Θα κρατήσει τους πάντες ξύπνιους και τις ιδέες να ρέουν.
Προγραμματίστε το μέλλον
Ένα από τα μεγαλύτερα χρονοβόρα στις συναντήσεις περιμένει τους ανθρώπους να προσφέρουν προτάσεις και ζητήματα που πρέπει να εγείρουν. Προκειμένου να χάσετε τις αμήχανες σιωπές και να βγάλετε όλους τους ανθρώπους από το δωμάτιο πιο γρήγορα, ενθαρρύνετε όλους τους παρευρισκόμενους να έρχονται στο τραπέζι με τουλάχιστον μία ιδέα ή ένα σημείο ομιλίας πριν αρχίσει ακόμη η συνάντηση.
Πατήστε Εγγραφή
Αν προσπαθείτε να περάσετε γρήγορα μια συνάντηση, είναι εύκολο να χάσετε λίγα σημεία δράσης. Αυτό συχνά οδηγεί σε φορτία ερωτήσεων παρακολούθησης καθώς προσπαθείτε να απομακρύνετε όλους τους ανθρώπους από το δωμάτιο και μπορεί να είναι μια σημαντική διαρροή στην ώρα τους. Εάν ενδιαφέρεστε για την απομάκρυνση των ερωτήσεων, αξίζει να καταγράψετε τη σύσκεψη στο τηλέφωνό σας και στη συνέχεια να στείλετε το αρχείο ήχου σε όλους τους συμμετέχοντες μετά τη διακοπή. Έτσι, όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πότε χρειάζεται.
Popcorn Δηλώνει
Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλοι συνεισφέρουν; Πάρτε το πίσω στο δημοτικό σχολείο και πάρτε την ομάδα σας για να ασχοληθείτε με λίγο σκέψης ποπ κορν. Ξεκινήστε μια φράση, τραβήξτε την γύρω από ένα κύκλο και καλέστε το κάθε μέλος του προσωπικού να ολοκληρώσει την πρόταση για να γνωστοποιήσετε τις ιδέες σας. Όχι μόνο θα κρατήσει τους ανθρώπους που ασχολούνται, αλλά θα αναγκάσει τους εργαζόμενους να σκέφτονται έξω από το κουτί για να συνεισφέρουν.
Να πάρει θέση
Εάν συχνά βρίσκετε ότι η ομάδα σας σπαταλάει ώρες προσπαθώντας να κάνει φαινομενικά απλές αποφάσεις ομάδας, προσπαθήστε να τις απομακρύνετε από τα πόδια τους και κυριολεκτικά να πάρετε μια στάση για να φτάσετε σε μια απόφαση. Σχεδιάστε μια γραμμή κάτω από τη μέση του δωματίου και ζητήστε από κάθε εργαζόμενο να σταθεί στην πλευρά που αντιστοιχεί στη γνώμη του. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το ως ένα γρήγορο εφαλτήριο για να αναγκάσετε τον καθένα να εξορθολογίσει την επιλογή του και να προχωρήσει.
Δώστε σε όλους μια δουλειά
Ένας άλλος τρόπος για να εξασφαλιστεί ότι τα πράγματα γίνονται γρήγορα σε κάθε συνάντηση δίνει σε κάθε συμμετέχοντα εργασία που θα εκτελέσει σε αυτή τη συνάντηση. Για παράδειγμα, ζητήστε από ένα άτομο να κάνει σημειώσεις, ένα για να κρατήσει χρόνο και ένα για να φτιάξετε σνακ. Δίνοντας στον κάθε άνθρωπο το δικό του καθήκον να εκτελέσει, η συνάντηση θα πρέπει να τρέχει πιο ομαλά και τα άτομα θα είναι περισσότερο εστιασμένα.
Πηγαίνετε στο Virtual
Ξοδεύετε τα φορτία του χρόνου που ταξιδεύετε μεταξύ γραφείων και τοποθεσιών για να συναντήσετε ομάδες; Σταματήστε να τρέχετε από τόπο σε τόπο και να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε εργαλεία όπως το Skype, το Google Hangouts ή το FaceTime. Με αυτό τον τρόπο, οι εργαζόμενοι μπορούν να πάρουν την ουσία του τι ακολουθείτε και τι πρέπει να κάνουν χωρίς να αφήσουν ακόμη και τους σταθμούς εργασίας τους.
Σταμάτα να μιλάς
Εάν αισθάνεστε ότι πολλές από τις συναντήσεις σας καταλήγουν να είναι άχρηστοι μονόλογοι, πιθανώς επειδή οι συναντήσεις σας είναι άχρηστοι μονόλογοι. Πείτε τι πρέπει να πείτε, στη συνέχεια κόψτε τον εαυτό σας και ρωτήστε όλους τους άλλους τι πιστεύουν. Όχι μόνο θα μπορούσε να αποκαταστήσει το χρόνο που ξοδεύετε στις συναντήσεις, αλλά θα δώσει και στους άλλους την ευκαιρία να εκφράσουν τις σκέψεις τους και να φέρουν νέες ιδέες στο τραπέζι.
Δοκιμή και σφάλμα
Στο τέλος της ημέρας, δεν υπάρχουν δύο εταιρείες παρόμοιες. Τι λειτουργεί για τις συναντήσεις σας μπορεί να μην λειτουργήσει για άλλες εταιρείες, και έτσι θα πρέπει να κάνετε λίγη δοκιμή και λάθος για να μάθετε ποιες συναντήσεις λειτουργούν καλύτερα για εσάς και την ομάδα σας. Απλά θυμηθείτε να είστε υπομονετικοί και επικεντρωμένοι στην ανακάλυψη των τέλειων τρόπων για να κάνετε τις συναντήσεις σας γρηγορότερες και λιγότερο επίπονες.
Συνάντηση φωτογραφίας μέσω Shutterstock
1 Σχόλιο ▼
