Υπάρχουν καθημερινές δραστηριότητες σε κάθε επιχείρηση. Αυτά είναι καθήκοντα που απαιτούν χρόνο και ενέργεια, αλλά ειλικρινά αντιμετωπίζονται καλύτερα από κάποιον άλλο, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην κύρια επιχειρηματική δραστηριότητα της εταιρείας σας.
Αλλά πού μπορείτε να βρείτε κάποιον που να χειρίζεται αυτά τα καθήκοντα; Πληκτρολογήστε τον εικονικό βοηθό!
"Ένας εικονικός βοηθός μπορεί να παίρνει καθημερινά αντικείμενα που προκαλούν άγχος, αλλά δεν είναι πραγματικά τόσο δύσκολο και να τα κάνετε πίσω από τις σκηνές, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στα μεγαλύτερα πράγματα που έχουν σημασία", εξηγεί ο Jess Ostroff, διευθυντής του Calm στο Do not Panic Management, ένα πρακτορείο εικονικής βοήθειας που ειδικεύεται στις ολοκληρωμένες υπηρεσίες διαχείρισης Facebook για επιχειρήσεις.
$config[code] not foundΛαμβάνοντας υπόψη το σημαντικό ρόλο που διαδραματίζουν, είναι σημαντικό να επιλέξετε με σύνεση κατά την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού. Παρακάτω είναι μερικά μυστικά για την πρόσληψη του σωστού εικονικού βοηθού.
Κατά την πρόσληψη εικονικών βοηθών, βεβαιωθείτε ότι…
Διατηρήστε σαφή επικοινωνία
Μια βασική διαφορά μεταξύ της πρόσληψης ενός υπαλλήλου πλήρους απασχόλησης και ενός εικονικού βοηθού είναι η φυσική παρουσία. Σε αντίθεση με έναν τακτικό υπάλληλο, ένας εικονικός βοηθός δεν μπορεί να εισέλθει στην καμπίνα σας για να πάρει απαντήσεις. Αυτό κάνει την επικοινωνία εξαιρετικά σημαντική. Θα πρέπει, συνεπώς, να αναζητήσετε έναν εικονικό βοηθό ο οποίος διατηρεί πλήρη διαφάνεια στην επικοινωνία ανά πάσα στιγμή.
Έχετε Βιομηχανική Εμπειρία
Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια μικρή επιχείρηση B2B και το κοινό-στόχος σας είναι η πιο σοβαρή και εξελισσόμενη ομάδα ανθρώπων και υπεύθυνων λήψης αποφάσεων. Θα επωφεληθείτε από την πρόσληψη ενός αρχάριου χωρίς εμπειρία στον κλάδο; Πιθανώς όχι. Μάλλον θα πρέπει να αναζητήσετε κάποιον που έχει επαρκείς γνώσεις σχετικά με τη βιομηχανία στην οποία δραστηριοποιείτε. Ένα άτομο με έντονη βιομηχανική εμπειρία θα είναι σε θέση να καταλάβει τι θέλει πραγματικά το κοινό.
Πάρτε την ιδιοκτησία για τα λάθη
Ένας επαγγελματίας εικονικός βοηθός δεν φοβάται ποτέ να αναλάβει τα λάθη που διαπράττονται κατά την εργασία. Είναι αυτή η ποιότητα που σας διευκολύνει να συνεργαστείτε μαζί τους. Όπως λέει ο Ostroff, "εκτιμούν το έργο τους και τις συνεισφορές τους στην επιτυχία σας και αναλαμβάνουν την ευθύνη για λάθη ή παρεξηγήσεις, ώστε να μπορούν να κάνουν καλύτερα στο μέλλον." Η ανάληψη ευθύνης για τα λάθη δείχνει επίσης την υπευθυνότητα του ατόμου, σε έναν εικονικό βοηθό.
Έχετε επαληθεύσιμες αναφορές
Ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να μετρήσετε τις ικανότητες και τις ιδιότητες του μελλοντικού εικονικού βοηθού είναι να αναζητήσετε αναφορές και μαρτυρίες από τους προηγούμενους εργοδότες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό που έχουν οι προηγούμενοι εργοδότες τους για το έργο, την προσωπικότητα και τις δεξιότητές τους. Με βάση τις μαρτυρίες, θα μπορείτε να βρείτε το σωστό άτομο για τη δουλειά.
Κατανοήστε πώς λειτουργεί το Social Media
Εάν προσλαμβάνετε κάποιον που, για παράδειγμα, διαχειρίζεστε το λογαριασμό σας στο Facebook, είναι σημαντικό για αυτούς να κατανοούν πλήρως τον τρόπο λειτουργίας του ιστότοπου. Εκτός από την ολοκληρωμένη κατανόηση των λειτουργιών του Facebook, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε με σαφήνεια τι μπορεί να κάνει για τις επιχειρήσεις. Ένα καλό ιστορικό θα σας βοηθήσει να εξετάσετε τις πιθανές δυνατότητες του εικονικού βοηθού στην εκτέλεση της εργασίας.
Προτάσεις κοινής χρήσης
Οι επαγγελματίες εικονικοί βοηθοί έχουν αρκετή εμπιστοσύνη στις ικανότητες και τις εμπειρίες τους για να μοιράζονται προτάσεις που μπορούν να βοηθήσουν τη δουλειά τους και να ωφελήσουν την επιχείρησή σας "Μπορούν επίσης να κάνουν προτάσεις σχετικά με τις διαδικασίες και την αποτελεσματικότητα που βασίζονται στις δικές τους εμπειρίες που θα σας βοηθήσουν να διευθύνετε την επιχείρησή σας πιο απρόσκοπτα", αναφέρει ο Ostroff. Οι χρήσιμες εισροές και προτάσεις μπορούν τελικά να σας βοηθήσουν να εκπληρώσετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους.
Δώστε ερωτήσεις σχετικά με την εργασία και τις ευθύνες
Όταν ένας μελλοντικός εικονικός βοηθός υποβάλλει ερωτήσεις σχετικά με τον ρόλο και τις ευθύνες της εργασίας, δείχνει το ενδιαφέρον του για την ικανοποίηση των προσδοκιών σας. Οι έγκυρες ερωτήσεις είναι επίσης χρήσιμες για να σας βοηθήσουν να καθοδηγήσετε καλά καθορισμένες ευθύνες εργασίας. "Είναι σημαντικό να κοιτάξετε βαθιά μέσα στον εαυτό σας και την επιχείρησή σας για να καταλάβετε τι πρέπει πραγματικά να κάνετε και τι μπορεί να κάνει κάποιος άλλος. Στη συνέχεια, πρέπει να καταλάβετε ποια από τα πράγματα που μπορούν να κάνουν άλλοι στην πραγματικότητα πρέπει να μεταβιβαστούν σε μια VA ", λέει ο Ostroff.
Εκτελέστε καλά σε μια δοκιμαστική εκτέλεση
Δεν είστε σίγουροι για το πώς θα εξελιχθεί η σχέση σας με τον εικονικό βοηθό; Δοκιμάστε ένα δοκιμαστικό έργο για να δοκιμάσετε τα νερά. "Είναι σημαντικό να ξεκινήσετε με καθήκοντα ή έργα που είναι μικρά και συγκεκριμένα, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να χτίζετε εμπιστοσύνη χωρίς να διακινδυνεύετε τίποτα που θα κάνει λάθος εάν ο βοηθός δεν είναι ο σωστός", εξηγεί ο Οστρόφ. Εάν το μικρό έργο πηγαίνει καλά, μπορείτε να εμπιστευθείτε τον βοηθό με μεγαλύτερες αποστολές.
Excel στη διαχείριση χρόνου
Μια σημαντική ποιότητα ενός καλού εικονικού βοηθού, σύμφωνα με τον Ostroff, είναι η ικανότητά τους να "παίρνουν καθημερινά αντικείμενα που προκαλούν άγχος, αλλά δεν είναι πραγματικά τόσο δύσκολα". Για να γίνει αυτό, ο εικονικός βοηθός πρέπει να διαθέτει εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου. Με άλλα λόγια, πρέπει να γνωρίζουν πώς να δίνουν προτεραιότητα σε διαφορετικές θέσεις εργασίας και πολλαπλές εργασίες χωρίς να χάνουν την προθεσμία. Πρέπει επίσης να εκτιμήσουν το χρόνο σας και να εξασφαλίσετε ότι έχετε συμφωνήσει σχετικά με τα χρονοδιαγράμματα.
Πλέγμα με την προσωπικότητά σας
Λαμβάνοντας υπόψη πόσο στενά πρέπει να συνεργαστείτε με τον εικονικό βοηθό σας, είναι πολύ σημαντικό να βρείτε κάποιον που η προσωπικότητά του είναι συμβατή με τη δική σας. Για παράδειγμα, θα αισθάνεστε άνετα να εργάζεστε εξ αποστάσεως με κάποιον που δεν μιλάει καθόλου; Πρέπει να έχετε μια σαφή κατανόηση των διαπροσωπικών ικανοτήτων που αναζητάτε σε ένα άτομο που δεν θα συναντήσετε πρόσωπο με πρόσωπο κάθε μέρα.
Κατανοήστε το κοινό-στόχο σας
Όταν προσπαθείτε να συνδεθείτε με το κοινό σας μέσω κοινωνικών μέσων ενημέρωσης ή οποιασδήποτε άλλης προσέγγισης, θα πρέπει να βασιστείτε σε κάποιον που γνωρίζει το κοινό σας ή τουλάχιστον επιθυμεί να βελτιώσει τις γνώσεις του. Πείτε το κοινό-στόχος σας είναι ένας μέσος Αμερικανός έφηβος που ζει σε μια μικρή πόλη. Θα επωφεληθείτε από την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού που γνωρίζει τον παλμό αυτού του είδους κοινού.
Παραμείνετε προσβάσιμοι
Η διατήρηση της σύνδεσης είναι ζωτικής σημασίας όταν εργάζεστε με έναν εικονικό βοηθό. Χάρη στο Διαδίκτυο, υπάρχουν διάφοροι τρόποι διασύνδεσης με ανθρώπους που μένουν μίλια μακριά. Αλλά είναι επίσης σημαντικό να βρείτε κάποιον που είναι άνετος με τις ώρες εργασίας σας. Για παράδειγμα, αν βρίσκεστε στις Η.Π.Α., θα βοηθούσε να προσλάβει έναν εικονικό βοηθό στη Μαλαισία όταν πρέπει να επικοινωνείτε καθημερινά;
Κατέχουν ειδικές δεξιότητες
Εκτός από την κατοχή επιθυμητών διαπροσωπικών δεξιοτήτων, το άτομο πρέπει επίσης να έχει συγκεκριμένες ιδιότητες για να κάνει τη δουλειά. Ostroff έχει μια συμβουλή: "Είναι σημαντικό να καθορίσετε το μοναδικό σετ δεξιοτήτων σας, να εστιάσετε σε αυτό και να μεταβιβάσετε τα υπόλοιπα." Η ιδέα εδώ είναι να βρεθεί η σωστή ισορροπία στην κατανομή θέσεων εργασίας και γι 'αυτό πρέπει να επιλέξετε ένα άτομο με το σωστό σύνολο δεξιοτήτων.
Πάρτε ένα ενδιαφέρον για την κατανόηση της επιχείρησής σας
Σύμφωνα με τον Ostroff, "Οι περισσότεροι εικονικοί βοηθοί δεν βρίσκουν λόγους να επενδύσουν στην επιχείρησή σας. Και παίρνετε αυτό που πληρώνετε για ". Ο σωστός εικονικός βοηθός εμπλέκεται περισσότερο. Αυτός ή αυτή ξέρει ότι για να σας βοηθήσει να συνδεθείτε με το ακροατήριό σας, πρέπει να καταλάβετε τι είναι η επιχείρησή σας. Αυτή η κατανόηση τους βοηθά να μάθουν για τη στρατηγική σας και να συμβάλλουν με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο.
Δείξτε την πρόθεση να μάθετε
Μπορεί να μην χρειάζεται πάντα να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό με πολυετή εμπειρία. Ένα συγκριτικά λιγότερο έμπειρο άτομο μπορεί επίσης να κάνει σπουδαία δουλειά εφόσον έχει την αποφασιστικότητα να μάθει. Μπορεί να χρειαστεί να προωθήσετε το πρόσωπο αυτό πρώτα, αλλά οι αποδόσεις είναι μεγαλύτερες αν λάβετε υπόψη το πολύ χαμηλό κόστος τους.
Αναζητήστε σχόλια
Ένας εικονικός βοηθός σοβαρός για τη δουλειά του / της θα είναι πιο ενεργός στην αναζήτηση ανατροφοδότησης για να βρει περιοχές για βελτίωση. Η επιθυμία να λάβετε ανατροφοδότηση είναι ένας σαφής δείκτης της σοβαρότητας του βοηθού σχετικά με τη δουλειά. Ostroff προσθέτει, "Είναι επίσης σημαντικό να δώσουμε συνεχή ανατροφοδότηση, τόσο καλή όσο και κακή, ώστε ο βοηθός σας να μπορεί να μάθει και να αναπτυχθεί".
Θα σε κρατήσω ενήμερο
Είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε αυτό που κάνει ο εικονικός βοηθός επειδή δεν είστε φυσικά κοντά ο ένας στον άλλο. Αλλά ένας καλός εικονικός βοηθός καταλαβαίνει αυτό, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο σας ενημερώνει από καιρό σε καιρό. Ένας καλός εικονικός βοηθός θα μοιραστεί ενημερώσεις για να σας κρατήσει ενήμερους για την πρόοδο και να βοηθήσετε στην εξάλειψη των κακών επικοινωνιών
Παρουσίαση λεπτομερούς έκθεσης έργου
Οι επαγγελματίες εικονικοί βοηθοί έχουν ένα μάτι για λεπτομέρεια. Αναγνωρίζουν το ρόλο μιας λεπτομερούς έκθεσης για την παρακολούθηση της κατάστασης, της προόδου και των τομέων βελτίωσης του έργου. Μια αναλυτική αναφορά έργου σας βοηθά επίσης να μάθετε τι παίρνετε από τη δέσμευση, η οποία είναι ευεργετική για τον έλεγχο της απόδοσης της επένδυσης.
Προβλέψτε τις ανάγκες σας
Ένας επαγγελματίας εικονικός βοηθός έχει το χρόνο να κατανοήσει την επιχείρησή σας και τις ανάγκες της. Με τον καιρό, ο εικονικός βοηθός αρχίζει να αναμένει τις επιχειρηματικές σας ανάγκες και μπορεί να λαμβάνει τεκμηριωμένες αποφάσεις. Όπως λέει ο Οσρόφ, «Οι καλύτεροι εικονικοί βοηθοί είναι αυτοί που, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, μπορούν να προβλέψουν τις ανάγκες σας και να φτάσουν σε αυτούς πριν καν αναγκαστούν να σκεφτούν για αυτούς».
Βοηθητική εικόνα μέσω Shutterstock
Περισσότερα στα: πράγματα που δεν γνωρίζατε 8 Σχόλια ▼
