Οι επιχειρηματικές δραστηριότητες πραγματοποιούνται ολοένα και περισσότερο μέσω ηλεκτρονικών συναντήσεων.
Ο εξοπλισμός είναι ταυτόχρονα πιο εύκολος στη χρήση, με απρόσκοπτες ενσωματώσεις και πιο εξελιγμένα και ισχυρά χαρακτηριστικά. Ακόμα και οι μετακινούμενοι μπορούν να μεταβούν σε μια στάση ανάπαυσης ή να βρουν ένα ήσυχο μέρος και να συμμετάσχουν σε ένα online συνέδριο από την ευκολία του smartphone τους.
Οι λύσεις τηλεδιάσκεψης για τις επιχειρήσεις Web είναι φθηνές, που συχνά κυμαίνονται από 20 $ το μήνα έως 40 $ το μήνα για ένα πακέτο υπηρεσιών πλούσιο σε χαρακτηριστικά. Σύμφωνα με έναν πίνακα που παρέχεται από την Getvoip.com, έναν σύμβουλο επικοινωνίας μέσω του Διαδικτύου, οι περισσότεροι πάροχοι τηλεφωνικών υπηρεσιών VoIP θα προσφέρουν ακόμη και λύσεις Web conferencing ως add-on για μηνιαία αμοιβή που κυμαίνεται από $ 5 το μήνα έως $ 15 το μήνα.
$config[code] not foundWeb conferencing μπορεί να είναι μια αποκάλυψη - ή ένα μεγάλο χάσιμο χρόνου για ορισμένους οργανισμούς αν δεν εφαρμοστεί σωστά. Τα τεχνολογικά θαύματα θα είναι άχρηστα αν οι συναντήσεις που βασίζονται στο Διαδίκτυο είναι αποδιοργανωμένες, υπερβολικά μακρές, πολύ σύντομες, μαιανδρικές ή με άλλους τρόπους είναι αναποτελεσματικές και αναποτελεσματικές. Με άλλα λόγια, τα χαρακτηριστικά μιας καλής συνάντησης που πραγματοποιείται όταν όλοι βρίσκονται στην ίδια αίθουσα συνεδρίων πρέπει να διατηρούνται, όσο είναι δυνατόν, σε μορφή διάσκεψης Web.
Η Mary Polley-Berte της SyberWorks προσφέρει μια εξαντλητική λίστα συμβουλών Web conferencing. Ακολουθούν μερικές από τις προτάσεις της για να σας βοηθήσει να κάνετε τα συνέδριά σας στο διαδίκτυο επιτυχημένα:
- Να είσαι πολύ προσεκτικός στην παραγωγή διαφανειών του PowerPoint. Πρέπει να είναι επιτακτικοί και επί τόπου.
- Έχετε ένα άτομο "go-to" ποιος είναι ο κεντρικός πυρήνας κατά τη διοργάνωση της συνάντησης.
- Ας γνωρίζουν οι συμμετέχοντες τι θα αντιμετωπιστεί κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης.
- Εκπαιδευτείτε και δοκιμάστε την παρουσίαση πριν από τη συνεδρίαση.
- Σε γενικές γραμμές, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες στη διαχείριση του διαδικτυακού συνεδρίου είναι εξοικειωμένοι με την τεχνολογία που θα χρησιμοποιηθεί.
Ορισμένες από τις επόμενες προτάσεις του Polley-Berte - υπάρχουν 23 ακόμη - είναι πολύ χρήσιμες. Η κατώτατη γραμμή είναι ότι η τεχνολογία Web conferencing βρίσκεται ακόμα στα αρχικά στάδια της, αλλά τα κλειδιά για τη χρήση της σε μεγάλο βαθμό και αποτελεσματικά βασίζονται στην παλιομοδίτικη κοινή λογική.
Η Esther Schindler της CIO καλύπτει το ίδιο αντικείμενο όπως και η Polley-Berte. Αλλά η μοναδική περιστροφή και η διορατικότητα της καθιστούν τις σκέψεις της μια άλλη αξιόλογη διαβάσει.
Ο Schindler υποδεικνύει ότι η αποστολή πληροφοριών πριν από μια τηλεδιάσκεψη είναι πιο σημαντική από αυτή τη στιγμή για μια εσωτερική συνάντηση. Οι βασικοί κανόνες είναι σημαντικοί λόγω της φύσης των τηλεδιασκέψεων Web. Προσθέτει ότι ο αυστηρός έλεγχος είναι απαραίτητος. Οι άνθρωποι που συμμετέχουν σε συνέδρια στο Web υπόκεινται σε όλες τις αποσπάσεις από το γραφείο στο σπίτι ή στο Starbucks. Έτσι, η νοητική πειθαρχία είναι εξαιρετικά σημαντική.
Είναι επίσης σημαντικό να μην πέσει θήραμα στο σύνδρομο «εκτός όψεως, εκτός μυαλού». Σε υβριδικές συναντήσεις - στις οποίες οι περισσότεροι άνθρωποι βρίσκονται σε μια τοποθεσία, αλλά σημαντικοί αριθμοί παρακολουθούνται από απόσταση - υπάρχει μια τάση να ξεχάσουμε αυτούς που δεν βρίσκονται στην αίθουσα. Μια δομημένη προσέγγιση των διαδικασιών αποτελεί σημαντικό βήμα για την πρόληψη αυτού του γεγονότος.
Το κρατικό πανεπιστήμιο Humbolt, σε ένα κομμάτι χωρίς χαρακτήρες, κοιτάζει τη διάσκεψη Web από την προηγούμενη εβδομάδα, κατά τη διάρκεια και την ημέρα μετά από τα πλεονεκτικά σημεία. Υπάρχουν πολλές προτάσεις για κάθε χρονική περίοδο. Εδώ είναι τα κορυφαία από κάθε:
- Πριν: Προβλέψτε πιθανές ερωτήσεις για τους συμμετέχοντες και προετοιμάστε απαντήσεις. να παράσχει μια ημερήσια διάταξη και να καταστήσει σαφή την κατανόηση του στόχου της διάσκεψης.
- Κατά τη διάρκεια ξηρής λειτουργίας: Χρησιμοποιήστε τους υπολογιστές που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια του συμβάντος για να βεβαιωθείτε ότι διαθέτουν το κατάλληλο λογισμικό και λειτουργούν σωστά. συμπεριλάβετε όλους τους ομιλητές και τους συντονιστές στην ξηρή διαδρομή έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι πρέπει να γίνει.
- Ημέρα της συνόδου: Χρησιμοποιήστε μια λεπτομερή ατζέντα. ξεκινήστε την ηλεκτρονική συνεδρία 30 λεπτά πριν από την εκδήλωση.
- Κατά τη διάρκεια της συνόδου: Η πρόσκληση προς τους συμμετέχοντες να παρουσιαστούν μέσω συνομιλίας εξυπηρετεί το διπλό σκοπό της εξοικείωσης με την τεχνολογία και της διατήρησής της. εκτελέστε την ημερήσια διάταξη και κάντε έναν ηχητικό έλεγχο.
- Μετά τη σύνοδο: Ελέγξτε κάθε εγγραφή ως έναν τρόπο βελτίωσης σε όλες τις πτυχές της λειτουργίας μιας διάσκεψης Web. δημοσιεύστε μια σύνδεση με την ηχογράφηση από την οποία μπορούν να επωφεληθούν οι συμμετέχοντες και άλλοι.
Ο Δρ. Tony Karrer στην eLearning Technologies παρουσίασε επίσης έναν κατάλογο με τα βήματα που θα αυξήσουν τις πιθανότητες διεξαγωγής επιτυχημένης διάσκεψης στο Web. Το άρθρο δεν είναι καινούριο, αλλά έχει συμβουλές που εξακολουθούν να είναι πολύ συναφείς. Μερικές από τις σημαντικές ιδέες του Karrer:
- Μην σχεδιάζετε ad hoc συμμετοχή από τους συμμετέχοντες. Σχεδιάστε τα. Εάν οι άνθρωποι εθελοντικά εισάγουν, θεωρήστε το μπόνους.
- Αν είναι μακρύς ή συνόδου πολλαπλών σημείων, σχεδιασμός σε διαλείμματα.
- Εάν η διάσκεψη Web καλύπτει τις ζώνες ώρας - ειδικά σε διεθνές επίπεδο - το πρόγραμμα πολύ προσεκτικά.
- Ενθαρρύνετε τους λαούς που θα παρουσιάσει σε σχετικά θέματα ή κατά τη διάρκεια της ίδιας ομάδας, να επικοινωνούν μεταξύ τους πριν από την εκδήλωση.
Web conferencing προσφέρει τεράστια πλεονεκτήματα. Ταυτόχρονα, είναι έντονες για την προετοιμασία. Πολλά από τα πράγματα που συμβαίνουν φυσικά σε μια συνάντηση που βασίζεται σε εγκαταστάσεις, όπως οι αυτοσχέδιες συνομιλίες κατά τη διάρκεια των διακοπών του καφέ και η δυνατότητα για τους ανθρώπους να διαβάζουν τα λόγια των ομιλητών, απουσιάζουν πλήρως ή σε μεγάλο βαθμό. Η τοποθέτηση για αυτό είναι δύσκολη, αλλά όχι αδύνατη.
Συνδιάσκεψη φωτογραφίας VOIP μέσω Shutterstock
4 Σχόλια ▼
