Όταν οι υπάλληλοί σας δεν καταφέρνουν να διαχειριστούν σωστά τον χρόνο τους, μπορεί να σας προβληματιστούν ελάχιστα. Μπορείτε να δεσμευτείτε εάν ένας υπάλληλος υποτίθεται ότι θα σας παραδώσει μια σημαντική έκθεση από μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή και δεν καταφέρει να την ακολουθήσει. Οι κακές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου μπορεί να προέρχονται από την έλλειψη πειθαρχίας ή επειδή οι εργαζόμενοι έχουν πάρα πολλή δουλειά να κάνουν ή δεν ξέρουν πώς να χειρίζονται το χρόνο. Ως διευθυντής, μπορείτε να αναπτύξετε στόχους για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους διαχείρισης του χρόνου.
$config[code] not foundΔιοργάνωση συνάντησης
Προγραμματίστε χρόνο για μια συνάντηση για να συζητήσετε θέματα διαχείρισης του χρόνου. Για να δείξετε το σημείο της συνάντησης, ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα συζήτησης. Στη συνέχεια, στην αρχή της συνάντησης, πείτε πόσο διάστημα θα διαρκέσει η συνεδρίαση και πόσο χρόνο σκοπεύετε να περάσετε σε κάθε θέμα. Καθώς η σύνοδος εξελίσσεται, δείξτε πώς κολλάτε στα χρονικά πλαίσια που έχετε παραχωρήσει. Τα θέματα ενδέχεται να αφορούν σχετικές πολιτικές της εταιρείας, όπως η σπουδαιότητα των εργαζομένων που φθάνουν στην εργασία τους, τα εργαλεία διαχείρισης χρόνου που συστήνετε και η απόκτηση ανατροφοδότησης των εργαζομένων.Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από τους υπαλλήλους σας να σκεφτούν έναν τομέα στην εργασία που χάνουν χρόνο, όπως η επίσκεψη σε ιστότοπους κοινωνικών μέσων ή η λήψη πάρα πολλών διακοπών, και προτείνουν να εξαλείψουν την πρακτική.
Εργαλεία και αυτοέλεγχος των εργαζομένων
Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν αποτελεσματικές λύσεις διαχείρισης χρόνου, όπως η δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου με τα καθήκοντά τους, τα ειδικά έργα, τις ημερομηνίες λήξης, τις διακοπές και τις ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Δώστε τους ημερολόγια για να καταγράψετε καθημερινές εργασίες και σημαντικές υπενθυμίσεις. Αφήστε τους 20 με 30 λεπτά κάθε πρωί για να οργανώσουν τις μέρες τους. Δώστε τους μια αυτο-δοκιμή, ώστε να μπορούν να μετρήσουν τις δεξιότητές τους διαχείρισης χρόνου. Οι ερωτήσεις δοκιμής μπορεί να περιλαμβάνουν εάν εργάζονται για τα καθήκοντά τους κατά σειρά προτεραιότητας και αν πρέπει να ζητήσουν περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσουν το έργο τους. Οι επιλογές απάντησης ενδέχεται να περιλαμβάνουν "Όχι καθόλου", "Σπάνια", "Μερικές φορές", "Συχνά" και "Πολύ συχνά".
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπικοινωνία με τις προτεραιότητες
Οι υπάλληλοί σας πρέπει να γνωρίζουν ποιες πτυχές της δουλειάς τους είναι πιο κρίσιμες για την εκπλήρωση των στόχων της εταιρίας να δώσουν προτεραιότητα σε αυτές. Ρωτήστε τους αν κατανοούν τους στόχους της εταιρείας και τους στόχους του τμήματος σας και επαναλάβετε αυτούς τους στόχους, εάν είναι απαραίτητο. Στη συνέχεια, εξηγήστε την προτεραιότητα των καθηκόντων τους. Για παράδειγμα, η δουλειά ενός υπαλλήλου είναι να τιμολογεί τους πελάτες, να διατηρεί τα αρχεία χρέωσης, να εκτελεί εισπρακτέους λογαριασμούς και να παρέχει τηλεφωνική υποστήριξη. Αφήστε την να γνωρίζει τη σειρά προτεραιότητας και για τα τέσσερα καθήκοντα και τις πρόσθετες υποχρεώσεις που προκύπτουν. Επικοινωνήστε με γραπτά τις προτεραιότητες των θέσεων εργασίας, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να το αναφέρουν.
Διαχείριση φόρτου εργασίας
Επισημάνετε τα μηνύματά σας ώστε οι υπάλληλοί σας να γνωρίζουν ποιες είναι οι πιο σημαντικές για εσάς και να πραγματοποιείτε σωματικές συναντήσεις μόνο όταν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, μην καλέσετε μια συνάντηση για ένα θέμα το οποίο μπορεί να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκχωρήστε φορτία εργασίας με βάση το τι μπορούν να διαχειριστούν ρεαλιστικά οι υπάλληλοί σας. Βεβαιωθείτε ότι κάθε άτομο έχει αρκετό χρόνο για να εκτελέσει τα καθήκοντά του και να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να σας πω εάν έχουν προβλήματα. Όταν είναι δυνατόν, ορίστε ένα χρονικό όριο για συγκεκριμένες εργασίες, έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μην ξοδεύει πάρα πολύ ή πολύ λίγο χρόνο σε μια εργασία.
Σκέψεις
Οι υπάλληλοί σας αναμένουν να εφαρμόσετε αυτό που κηρύττετε, ώστε να το οδηγήσετε ως παράδειγμα. Για παράδειγμα, να εκτελούν τις ετήσιες ανασκοπήσεις εγκαίρως και να είναι ακριβείς για τις συνεδριάσεις του προσωπικού. Εφαρμόστε τους στόχους διαχείρισης του χρόνου με συνέπεια και κρατήστε τους φτωχούς εκτελεστές υπεύθυνους εάν αποτύχουν να βελτιωθούν αφού τους δώσετε τους πόρους για να το πράξουν.
