Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι θαμμένοι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό είναι αποθαρρυντικό, αφού δεν μπορούν πάντα να απαντήσουν στα σημαντικά. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία υποδηλώνει ότι κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντηθεί εντός 24 ωρών.
Το να αφήνετε μηνύματα αναπάντητα για περισσότερο από αυτό μπορεί να έχει μια βαθιά αρνητική επίδραση στις σχέσεις στην επιχείρησή τους. Ο αποστολέας ανησυχεί για το γεγονός ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παραλήφθηκε ή μια "απάντηση" δεν σημαίνει αρνητική απάντηση. Σε πολλές περιπτώσεις, δεν σημαίνει κανένα από αυτά τα πράγματα.
$config[code] not foundΗ σωστή εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι κρίσιμη επειδή η επιχειρηματική τύχη αυξάνεται και μειώνεται με τους οικονομικούς χρόνους. Γνωρίζετε τους ίδιους ανθρώπους στο δρόμο προς τα πάνω καθώς συναντάτε το δρόμο προς τα κάτω. Με άλλα λόγια, σήμερα χρειάζεστε κάτι από μένα και αύριο χρειάζομαι κάτι από εσάς. Εάν δεν επέστρεψα ποτέ το email σας όταν με χρειάζεστε, τι πιστεύετε ότι θα συμβεί όταν αντιστραφούν οι ρόλοι;
10 τρόποι για να απαντήσετε μια πλημμύρα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μέρα
Ακολουθεί ο τρόπος απάντησης σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός 24 ωρών, ειδικά σε μια κουραστική μέρα.
1. Χρησιμοποιήστε το Auto Responders
Ορίστε μια αυτόματη απάντηση από το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ειδοποιεί τους αποστολείς σχετικά με το χρόνο που χρειάζεται για να απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά μέσο όρο. Καθορίζοντας αυτήν την προσδοκία, ο αποστολέας γνωρίζει ότι το e-mail του λήφθηκε και πότε θα ακούσουν από εσάς. Το κλειδί είναι να κολλήσετε στη συνέχεια στο υποσχεμένο χρονοδιάγραμμα κατά την απάντηση.
2. Να είστε σύντομος
Μην απαντάτε με ένα μυθιστόρημα ή κάτι που πρέπει να ειπωθεί σε μια προσωπική τηλεφωνική κλήση ή σε μια συνομιλία πρόσωπο. Διατηρώντας τις απαντήσεις σε λίγα λόγια ή σε μία μόνο πρόταση, χρειάζεται λιγότερο χρόνο. Θυμηθείτε, γίνεται επίσης πιο δύσκολο να διαβάσετε τις απαντήσεις μεγάλων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε smartphones.
3. Ζητήστε Αριθμημένες Ερωτήσεις
Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο να απαντήσετε όπου μπορείτε να αντιγράψετε τις ερωτήσεις από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαντήσετε σύντομα σε κάθε μία.
4. Προθεσμίες
Αναζητήστε ένα χρονικό πλαίσιο στο οποίο αναμένεται μια απάντηση. Στη συνέχεια, ορίστε μια συνέχεια για αυτήν την ημερομηνία για να εξετάσετε την απάντηση εκείνη τη στιγμή. Τοποθετήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συγκεκριμένους φακέλους για διαφορετικές κατηγορίες ή πελάτες.
5. Το πήρα, αργότερα
Εάν δεν έχετε χρόνο να απαντήσετε σε αυτό τώρα. Πληκτρολογήστε "Έλαβε, θα απαντήσει". Στην πραγματικότητα, αυτό μπορεί να ρυθμιστεί ως μια σύντομη περικοπή με λίγα εγκεφαλικά επεισόδια στην επιφάνεια εργασίας ή τη φορητή συσκευή σας. Αυτές οι επεκτάσεις κειμένου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Στη συνέχεια, ορίστε μια συνέχεια για να απαντήσετε αργότερα.
6. Μην προσθέτετε στο χάος
Ξεχάστε την απάντηση όλων. Αυτό ακριβώς προσθέτει ένα άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διαβάσει κάποιος άλλος.
7. Κρατήστε το θυμό έξω
Ποτέ μην απαντάς όταν είσαι τρελός. Καίει πολλή ενέργεια και μπορεί να έχει ακούσιες κακές συνέπειες. Αν πρέπει να εκφράσετε τον εαυτό σας, δώστε την απάντηση στον εαυτό σας και διαβάστε την 24 ώρες αργότερα, πριν εξετάσετε την αποστολή του στον αποδέκτη. Οι τηλεφωνικές ή προσωπικές συνομιλίες είναι πάντα πιο παραγωγικές από τα θυμωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
8. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις
Ρυθμίστε τις συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας που μπορείτε να εστιάσετε στην απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πολυδιατάξεις. Θα πετύχετε πολλά περισσότερα και θα είστε αποτελεσματικοί.
9. Χρησιμοποιήστε τους κανόνες και τους φακέλους
Ρυθμίστε τους κανόνες στο σύστημα αλληλογραφίας σας έτσι ώστε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένους τίτλους να πηγαίνουν σε ειδικούς φακέλους, ώστε να μπορείτε να τις ελέγξετε πρώτα ή μέσα σε ένα καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Αυτό σας εμποδίζει να εξετάσετε ένα μονολιθικό inbox, το οποίο μπορεί να είναι συντριπτικό.
10. Πρόγραμμα για το μέλλον
Πολλά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σας επιτρέψουν να προγραμματίσετε για το μέλλον. Απαντήστε τώρα και αφήστε το σύστημα να το στείλει αργότερα.
Η αποτελεσματική επικοινωνία σε εύθετο χρόνο είναι πάντα ο καλύτερος τρόπος να οικοδομηθεί το κεφάλαιο σχέσης που χρειάζεστε για την επιτυχία της επιχείρησής σας και θα σας βοηθήσει να απαντήσετε σε μια πλημμύρα ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε μια μέρα.
Αναδημοσίευση με άδεια. Αρχικό εδώ.
Χειροποίητη φωτογραφία σαπουνιού μέσω του Shutterstock
11 Σχόλια ▼
