Οι μέρες των διοικητικών βοηθών είναι γεμάτες με πολλαπλά καθήκοντα, όπως προγραμματισμός, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διαχείριση έργων. Επιπλέον, είναι μερικές φορές απαραίτητο να λάβετε ένα μήνυμα για το αφεντικό σας όταν δεν είναι διαθέσιμο. Ένα ασαφές, κακώς γραπτό μήνυμα μπορεί να εμποδίσει το αφεντικό σας. Αν θέλετε να την εντυπωσιάσετε, δώστε ένα λεπτομερές μήνυμα που συνοψίζει τη φύση της κλήσης και την απαιτούμενη απάντηση. Ακόμα κι αν δεν είστε διοικητικός βοηθός, ενδέχεται να χρειαστεί περιστασιακά μηνύματα για έναν προϊστάμενο που δεν είναι διαθέσιμος.
$config[code] not foundΕνώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο
Ρωτήστε τον καλούντα αν θέλει να αφήσει ένα μήνυμα. Εάν η απάντηση είναι "όχι", πάρτε μια στιγμή για να ενθαρρύνετε ένα μήνυμα. Πείτε του ότι το αφεντικό σας θα είναι σε συναντήσεις όλη την ημέρα, οπότε η κλήση μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή.
Ζητήστε από τον καλούντα να δώσει ένα λεπτομερές μήνυμα. Μερικοί καλούντες θα απαντήσουν με, "Ακριβώς να μου τηλεφωνήσει πίσω". Δυστυχώς, το αφεντικό σας μπορεί να μην είναι ικανοποιημένο με ένα τόσο αόριστο μήνυμα. Σε αυτή την περίπτωση, απαντήστε με το "Σίγουρα, τι μπορώ να της πω ότι αυτό αφορά;"
Ζητήστε ένα πλήρες όνομα από τον καλούντα. Τα ονόματα μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση στον προϊστάμενό σας. Απλά ρωτήστε, "Μπορώ να έχω το πλήρες όνομά σας;" κατά τη λήψη του μηνύματος.
Ζητήστε τον αριθμό τηλεφώνου του καλούντος. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, είναι εύκολο να ξεχάσετε τον αριθμό όταν εστιάζεστε σε άλλες πτυχές της κλήσης. Εάν ο καλών προτιμά να επικοινωνήσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γράψτε και αυτό κάτω.
Καταγράψτε όλες αυτές τις πληροφορίες σε χαρτί παλιοσίδερου καθώς κάνετε τις ερωτήσεις. Καταγράψτε επίσης την ημερομηνία και την ώρα της κλήσης.
Αναμετάδοση του μηνύματος
Οργανώστε τις σημειώσεις σας για την κλήση σε μια μικρή ολίσθηση χαρτιού. Κάθε μήνυμα θα πρέπει να συμπληρώνει μόνο ένα κομμάτι χαρτί. Αποφύγετε να γράφετε περισσότερα από ένα μηνύματα σε κάθε ολίσθηση.
Καταγράψτε την ημερομηνία και την ώρα της κλήσης, ακολουθούμενη από το όνομα και το επώνυμο του καλούντος στο επάνω μέρος του χαρτιού. Αν και έδωσε τη θέση ή τη σχέση της με τον προϊστάμενό σας, όπως ο λογιστής ή ο προμηθευτής, γράψτε και εδώ.
Συγκεντρώστε τον σκοπό της πρόσκλησης σε μια σύντομη πρόταση. Γράψτε αυτό κάτω από το όνομα του καλούντος. Να είναι σύντομη και συγκεκριμένη ώστε ο προϊστάμενός σας δεν χρειάζεται να αναρωτιέται για το τι πρόκειται.
Γράψτε τον αριθμό τηλεφώνου του καλούντος στο κάτω μέρος του μηνύματος.
Γράψτε "URGENT" με κεφαλαία γράμματα στην επάνω δεξιά γωνία της σημείωσης αν η κλήση ήταν πολύ σημαντική. Τα περισσότερα τηλεφωνικά μηνύματα δεν εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή. Τα επείγοντα μηνύματα αναφέρονται σε επείγοντα περιστατικά οικογένειας ή επιχειρησιακά προβλήματα που θα μπορούσαν να έχουν μεγάλες αρνητικές επιπτώσεις στην εταιρεία.
Μεταφέρετε τα μηνύματα στο αφεντικό σας μόλις είναι διαθέσιμο. Καθώς του παραδίδετε κάθε μήνυμα, διαβάστε το φωναχτά. Με αυτόν τον τρόπο δεν υπάρχει πιθανότητα να χάσει ένα σημαντικό μήνυμα.
Υπόδειξη
Γνωρίζετε πότε πρέπει να μιλήσετε. Εάν ένα μήνυμα είναι πραγματικά μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης, ειδικά με την οικογένεια του αφεντικού, διακόψτε την και πείτε της για τον καλούντα αμέσως. Μερικά πράγματα στη ζωή είναι πιο σημαντικά από μια επαγγελματική συνάντηση.
