Η εργασία σε ένα γραφείο απαιτεί να έχετε ένα συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων και να είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε ορισμένα είδη εξοπλισμού που είναι κοινά σε πολλά γραφεία. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με κάποιο εξοπλισμό, θα πρέπει να μάθετε. Ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται και οι δεξιότητες που απαιτούνται μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς από το γραφείο στο γραφείο, αλλά συνολικά είναι παρόμοια.
Εξοπλισμός σχετικό με χαρτί
Μερικά από τα κομμάτια του εξοπλισμού γραφείου είναι απαραίτητα για τις χαρτογραφικές πτυχές της επιχείρησης. Τα φωτοτυπικά μηχανήματα χρησιμοποιούνται για την παραγωγή αντιγράφων εγγράφων για τη διανομή τους ή για την παραγωγή ελαφρύτερων ή σκοτεινότερων εγγράφων. Οι εκτυπωτές χρησιμοποιούνται επίσης για την εκτύπωση εγγράφων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενδέχεται να χρειάζονται για τεκμηρίωση. Πολλά γραφεία χρησιμοποιούν επίσης τεμαχιστές για να αποκτήσουν ευαίσθητα έγγραφα που δεν χρειάζονται πλέον. Τα μηχανήματα φαξ μπορούν ακόμα να βρεθούν σε γραφεία, αλλά δεν είναι τόσο συνηθισμένα. Ορισμένα φωτοαντιγραφικά διαθέτουν δυνατότητες φαξ.
$config[code] not foundΥπολογιστές
Σήμερα, πολλά γραφεία χρησιμοποιούν υπολογιστές για να κάνουν επιχειρήσεις. Οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων και πελατών. Τα έγγραφα δημιουργούνται χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικά φύλλα που οργανώνονται στον υπολογιστή. Ορισμένα γραφεία χρησιμοποιούν επίσης σαρωτές εγγράφων για τη σάρωση εγγράφων σε χαρτί σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτοί οι σαρωτές είναι προσαρτημένοι σε έναν υπολογιστή και μεταφέρουν τα έγγραφα χαρτιού σε αρχεία υπολογιστή, τα οποία στη συνέχεια κατατίθενται στον υπολογιστή από έναν χειριστή. Οι υπάλληλοι σε ένα γραφείο χρησιμοποιούν μερικές φορές τους υπολογιστές τους για την εισαγωγή δεδομένων, ανάλογα με τον τύπο του γραφείου.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔεξιότητες επικοινωνίας
Για να είναι επιτυχής στο περιβάλλον γραφείου, ο εργαζόμενος πρέπει να μπορεί να επικοινωνεί καλά. Ο τύπος της επικοινωνίας θα διαφέρει ανάλογα με την περιγραφή της εργασίας. Μερικοί υπάλληλοι θα πρέπει να είναι σε θέση να γράψουν καλά και να επικοινωνούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ακόμα και κανονικού ταχυδρομείου. Η προφορική επικοινωνία μπορεί επίσης να είναι σημαντική. Μερικοί υπάλληλοι γραφείου απαντούν τακτικά σε τηλεφωνήματα και μιλούν σε πελάτες για την εταιρεία. Ακόμη και οι εργαζόμενοι που δεν επικοινωνούν με εξωτερικούς πελάτες, η καλή επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων τους και των αφεντικών είναι πολύ σημαντική. Ανάλογα με τη δουλειά, μπορεί να χρειαστούν ακόμη διαπραγματεύσεις.
Διαχείριση
Ακόμη και εκείνοι οι εργαζόμενοι που δεν είναι σε διευθυντικές θέσεις θα πρέπει να είναι σε θέση να διαχειριστούν τον εαυτό τους στη δουλειά τους. Ένας εργαζόμενος πρέπει να είναι σε θέση να εξετάσει το φορτίο εργασίας και να καθορίσει ποια καθήκοντα είναι πιο σημαντικά για να γίνει πρώτα και ποια μπορούν να περιμένουν. Πρέπει επίσης να είναι σε θέση να διαχειριστεί το χρόνο του καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας και να το χρησιμοποιήσει για να ολοκληρώσει όσο το δυνατόν περισσότερα καθήκοντα. Ορισμένες τηλεφωνικές κλήσεις πρέπει να γίνονται σε συγκεκριμένη ώρα, ενώ οι καθημερινές καθημερινές εργασίες μπορεί να περιμένουν λίγο χρόνο.
Επίλυση προβλήματος
Δεν κόβονται και στεγνώνουν όλες οι πτυχές μιας εργασίας γραφείου. Ένας υπάλληλος θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσει δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων για να βοηθήσει να υπολογίσει τον καλύτερο τρόπο για να ολοκληρώσει τα καθήκοντα και τι μπορεί να γίνει για να διορθώσει τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν. Οι εργαζόμενοι πρέπει να είναι σε θέση να συνεργάζονται και να χρησιμοποιούν τεχνικές ανταλλαγής ιδεών για να είναι σε θέση να επιλύσουν προβλήματα και να ολοκληρώσουν έργα. Ένας εργαζόμενος θα επωφεληθεί από τη χρήση της δημιουργικότητας για να βρει λύσεις και να τις εφαρμόσει στα σχέδιά της.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Πολλά γραφεία προτιμούν να προσλαμβάνουν εργαζόμενους που έχουν εμπειρία με συγκεκριμένους τύπους λογισμικού που χρησιμοποιεί η εταιρεία, όπως το οικονομικό λογισμικό. Αν κάποιος έχει προσληφθεί και δεν έχει αυτές τις δεξιότητες, θα χρειαστεί πρόσθετη εκπαίδευση, ώστε να μπορέσει να κάνει καλά τη δουλειά του. Ορισμένα γραφεία θα απαιτήσουν επίσης έναν δυνητικό υπάλληλο να λάβει ένα τεστ δακτυλογράφησης. Όσο πιο γρήγορα μπορεί κάποιος να πληκτρολογήσει με ακρίβεια, τόσο πιο αποδοτική θα είναι ο εργαζόμενος. Η ικανότητα γρήγορης εκμάθησης και επίλυσης απλών ζητημάτων ηλεκτρονικού υπολογιστή είναι επίσης μια σημαντική ικανότητα για τους εργαζόμενους.
