Γιατί η μισθοδοσία είναι μία λειτουργία που πρέπει να αναθέσετε σε τρίτους

"… μια εταιρεία είχε ένα άτομο που εκτελούσε όλες τις λειτουργίες επεξεργασίας μισθοδοσίας. Η εταιρεία αναθέτει τώρα εξωτερικά τις λειτουργίες ως αποτέλεσμα της μελλοντικής σκέψης. Επιλέγουν να αναθέσουν σε τρίτους τις λειτουργίες τους για να μειώσουν τον κίνδυνο μη επεξεργασίας του μισθοδοτικού χαρτοφυλακίου, να διαχειριστούν την ανάπτυξη προβλέποντας τις αυξημένες ευθύνες μισθοδοσίας που θα απαιτηθούν καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει και μισθώνει περισσότερους υπαλλήλους και να συμβαδίζει με την τεχνολογία, και άμεση κατάθεση. "

Στην ιδανική περίπτωση, η εξωτερική ανάθεση επιτυγχάνει τρεις κύριους στόχους:

• Απελευθερώνει χρόνο και πόρους για να επικεντρωθεί περισσότερο στην κύρια επιχειρηματική σας δραστηριότητα.
• Σας δίνει πρόσβαση σε περισσότερη τεχνολογία και τεχνογνωσία για την εκτέλεση μισθοδοσίας.
• Μειώνει το κόστος και τους κινδύνους.

Ας εξετάσουμε κάθε ένα από αυτά τα οφέλη με περισσότερες λεπτομέρειες και τι σημαίνουν.

1. Εστίαση καλύτερα στην κύρια επιχειρηματική σας δραστηριότητα

Η μισθοδοσία είναι μία από αυτές τις κρίσιμες λειτουργίες που μπορεί να μην αυξήσουν άμεσα τις πωλήσεις. Αλλά που πραγματοποιούνται άσχημα, μπορεί να βάλει την επιχείρησή σας σε έναν κόσμο κακό.

Και πάνω απ 'όλα, μπορεί να χύνει εσωτερικό χρόνο και προσοχή μακριά από τις βασικές δραστηριότητες.

Οι επιχειρήσεις πρέπει να συμμορφώνονται με ένα ευρύ φάσμα νόμων όσον αφορά τους υπαλλήλους - από ομοσπονδιακό, κρατικό και τοπικό. Χρειάζεται αρκετός χρόνος και προσοχή στη λεπτομέρεια για την αντιμετώπισή τους.

Υπάρχουν σαφείς νομικές απαιτήσεις, όπως η υποβολή εκθέσεων και η αποστολή εμβασμάτων. Υπάρχουν απαιτήσεις σχετικά με την παρακράτηση φόρου από την αμοιβή του εργαζόμενου, καθώς και τον υπολογισμό του μέρους του φόρου του εργοδότη. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχουν ηλεκτρονικές απαιτήσεις αρχειοθέτησης. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε πότε πρέπει να καταθέσετε - σε ομοσπονδιακό, κρατικό και τοπικό επίπεδο.

Οι φόροι, όμως, είναι μόνο η αρχή.

"Ως εργοδότης, πρέπει επίσης να κατανοήσετε τους νόμους περί μισθών και ωρών. Για παράδειγμα, πρέπει να ξέρετε πότε πρέπει να πληρώσετε υπερωρίες », δήλωσε ο Andy Childs, αντιπρόεδρος της Paychex, σε πρόσφατη συνέντευξη με τις Μικρές Επιχειρηματικές Τάσεις. Το Paychex είναι μία από τις μεγαλύτερες υπηρεσίες μισθοδοσίας του έθνους, εξυπηρετώντας περίπου 600.000 μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Οι κανόνες μισθών και ωρών, δήλωσε ο Childs, μπορούν να είναι εξαιρετικά τεχνικοί.

Στη συνέχεια, ενδέχεται να υπάρχουν νέες απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων, καθώς και κρατικές απαιτήσεις σχετικά με την αποζημίωση ανεργίας και την ασφάλιση αποζημιώσεων των εργαζομένων.

Ο Childs τόνισε ότι ένα ακόμα μεγαλύτερο ζήτημα είναι το απροσδόκητος χρονικές υποχρεώσεις.

"Μπορεί να έχετε παραχωρήσει ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα κάθε εβδομάδα για να εκτελέσετε μισθοδοσία. Στη συνέχεια, έχετε μια απροσδόκητη έκπληξη με τη μορφή ειδοποίησης από το IRS. Αλλά δεν είναι μόνο ότι το IRS σας ειδοποιεί ότι χρωστάτε ένα πρόστιμο. Τώρα πρέπει να περάσετε από τα αρχεία σας και να ερευνήσετε για να διαπιστώσετε αν πραγματικά διαπράξατε την παράβαση. Ξαφνικά συμμετέχετε σε μια επίλυση διαφορών ", δήλωσε ο Childs.

Και δεν συμβαίνει ποτέ σε μια κατάλληλη στιγμή για έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης, πρόσθεσε.

2. Αποκτήστε πρόσβαση στην εξειδίκευση και την τεχνολογία

Ένας άλλος λόγος για την εξωτερική ανάθεση είναι να αποκτήσετε πρόσβαση σε τεχνογνωσία και τεχνογνωσία.

Οι εργοδότες πρέπει να ασχολούνται με σχεδόν 10.000 ομοσπονδιακές, κρατικές και τοπικές φορολογικές αρχές σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες. Ενώ οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν θα πρέπει να συμμορφώνονται με κάθε μία από αυτές τις δικαιοδοσίες, εξακολουθεί να δείχνει την πολυπλοκότητα των νόμων. Και κάθε χρόνο εκδίδονται εκατοντάδες νέοι νόμοι και κανονισμοί.

Για τις μικρές επιχειρήσεις στην ευρύτερη πλευρά (50 εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης και άνω), ο νόμος για την προσιτή φροντίδα παρέχει μόνο σημαντικές απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων και συμμόρφωσης. Όταν ρωτήθηκε για ένα παράδειγμα, η Childs επεσήμανε τα έντυπα IRS 1094-C και 1095-C. Αυτά τα έντυπα θα απαιτούν από τους εργοδότες να πιστοποιούν εάν προσέφεραν στους υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης την ευκαιρία να εγγραφούν σε ασφάλειες που παρέχουν ελάχιστη απαραίτητη κάλυψη.

"Αυτά δεν θα είναι απλά έντυπα για να ολοκληρωθεί", πρόσθεσε Childs. (Η Paychex έχει δημιουργήσει ένα ηλεκτρονικό κέντρο πόρων για τις υποχρεώσεις μεταρρύθμισης της υγειονομικής περίθαλψης λόγω της πολυπλοκότητας του νόμου.)

Εξίσου σημαντική με την τεχνογνωσία είναι η νέα τεχνολογία. Οι εργοδότες σήμερα βασίζονται στην τεχνολογία για να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά. Καθώς μεγαλώνει μια επιχείρηση, οι εργοδότες έχουν περισσότερα αρχεία υπαλλήλων για να τηρούν και χρειάζονται επίσης περισσότερες αναφορές. Η έλλειψη τεχνολογίας καθίσταται εμπόδιο στην κλιμάκωση της ανάπτυξης της επιχείρησης.

Οι εργαζόμενοι αναμένουν επίσης την τεχνολογία. Οι εργαζόμενοι σήμερα επιθυμούν επιλογές όπως η άμεση κατάθεση και η αυτοεξυπηρέτηση στις πληροφορίες μισθοδοσίας τους στο διαδίκτυο. Οι εργοδότες που δεν είναι σε θέση να παρέχουν τέτοιες επιλογές ενδέχεται να βρίσκονται σε ανταγωνιστικό μειονέκτημα.

Επιπλέον, η έκρηξη της χρήσης κινητών συσκευών οδηγεί σε ένα νέο επίπεδο τεχνολογικής προσδοκίας. Η χρήση κινητής τηλεφωνίας εξακολουθεί να δημιουργείται όταν πρόκειται για μισθοδοσία, αλλά "αυξάνεται με ταχύ ρυθμό στο Paychex", δήλωσε ο Childs.

Οι εργοδότες χρησιμοποιούν κινητές συσκευές για να εξετάσουν ορισμένες αναφορές και να αναζητήσουν πληροφορίες, όπως πόσα χρήματα χρειάζονται για να έχουν στην τράπεζα κατά τις ημερομηνίες μισθοδοσίας, σημείωσε. Επίσης, οι εργαζόμενοι αρχίζουν να χρησιμοποιούν κινητές εφαρμογές για να ελέγξουν τα δικά τους αρχεία.

Το Childs αναμένει ότι η χρήση κινητής τηλεφωνίας θα συνεχίσει να αυξάνεται, επειδή απαλλάσσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους διαχειριστές να εγκαταλείψουν το γραφείο.

"Με τις εφαρμογές μισθοδοσίας της Paychex, θα μπορούσατε να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε από την παραλία - αν θέλετε", πρόσθεσε ο Childs.

3. Μειώστε το κόστος και τους κινδύνους

Η εξωτερική ανάληψη μισθοδοσίας μπορεί επίσης να βοηθήσει στην περικοπή του κόστους και στον περιορισμό των κινδύνων. Κατά μέσο όρο, δήλωσε ο Childs, οι επιχειρήσεις πληρώνουν υπερβολικά τους υπαλλήλους κατά περίπου 4%, λόγω των διαφορών μεταξύ του χρόνου του υπαλλήλου και του ακριβούς χρόνου εγγραφής.

«Απλά έχοντας μια ακριβέστερη λύση χρόνου και παρακολούθησης αρχείων μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα», πρόσθεσε. (Το Paychex έχει έναν υπολογιστή εξοικονόμησης κόστους εδώ.)

Στη συνέχεια, έχετε τις πιθανές κυρώσεις για παραβίαση των αναφορών και άλλων απαιτήσεων. Σύμφωνα με τα στοιχεία του IRS, το 40% των μικρών επιχειρήσεων πληρώνουν μια μέση ποινή ύψους $ 845 το χρόνο για καθυστερημένες ή λανθασμένες καταθέσεις, σημειώνει η Childs.

Σήμερα υπάρχουν λύσεις που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες για επιχειρήσεις τόσο μικρές όσο ένας εργαζόμενος, επισημαίνει ο Childs. Οι λύσεις είναι προσιτές, ξεκινώντας από λιγότερο από $ 50 το μήνα για μικρές επιχειρήσεις, ανάλογα με τις ανάγκες.

Ένας καλός πάροχος μισθοδοσίας προσφέρει δυνατότητες που ξεπερνούν αυτό που μπορείτε να κάνετε μόνοι σας. Εάν δεν έχετε εξετάσει μια λύση που έχει ανατεθεί ξανά, κάντε αυτό το έτος το έτος που αλλάζετε. Θα σας χαρίσει ηρεμία για εσάς ως ιδιοκτήτη και θα χαλαρώσετε χρόνο στην εταιρεία σας.

Συμβουλές για την επιλογή ενός Outsourced Payroll Provider

Εάν σκέφτεστε να κάνετε outsourcing μισθοδοσίας, είναι δεδομένο ότι θα πρέπει να εξετάσετε το τυπικά τρία σημεία θα πρέπει να εξετάσετε κατά την επιλογή οποιουδήποτε είδους παροχέα:

• τιμή
• υπηρεσία
• φήμη

Αλλά όταν πρόκειται για μισθοδοσία, υπάρχουν και άλλα σημεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

Ασφάλεια και Αξιοπιστία του Παροχέα

Παρέχετε στον πάροχο μισθοδοσίας σας τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης και τους αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών των υπαλλήλων σας. Δίνεις εξουσιοδότηση για να φτιάξεις αρχεία για λογαριασμό σου.

Πηγαίνετε με έναν πάροχο που είναι οικονομικά ισχυρός με καλούς ελέγχους στη θέση του.

Διαφορετικά, θα μπορούσατε να βρείτε την επιχείρησή σας σε δέσμευση, όπως κάποιες εταιρείες της Νότιας Καρολίνας, αφού ένας μικρός οικογενειακός πάροχος μισθοδοσίας χρεώθηκε με κλοπή 11 εκατομμυρίων δολαρίων από πελάτες.

Το 2014, οι πελάτες της Employee Services Net ήταν σοκαρισμένοι για να ανακαλύψουν ότι ο πάροχος μισθοδοσίας είχε χρησιμοποιήσει τα χρήματά του για να χρηματοδοτήσει πλούσιο προσωπικό τρόπο ζωής, αντί να το παραδώσει στις φορολογικές αρχές. Αυτοί οι πελάτες - όλες οι μικρές επιχειρήσεις - βρέθηκαν αντιμέτωποι με τη δράση της IRS. Γιατί; Επειδή τελικά ο εργοδότης είναι υπεύθυνος, ακόμη και αν ο πάροχος μισθοδοσίας κλέβει από αυτούς. (Το IRS έχει συμβουλές για την προστασία της επιχείρησής σας εάν αναθέτετε μισθοδοσία.)

Παρακολουθήστε την καταγραφή επιχειρήσεων που σας αρέσουν

Ο πάροχος μισθοδοσίας έχει ένα ισχυρό ιστορικό της εξυπηρέτησης των επιχειρήσεων το μέγεθός σας; Ο πάροχος έχει εμπειρία στη βιομηχανία σας;

Συμπληρωματικές προσφορές υπηρεσιών

Εξετάστε τις ευρύτερες υπηρεσίες που μπορεί να χρειαστείτε καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, όπως τα οφέλη και οι υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού. Θα μπορέσει η εταιρεία μισθοδοσίας να παράσχει αυτές;

Δυνατότητες συμμόρφωσης με τους κανονισμούς

Ο πάροχος μισθοδοσίας έχει τους πόρους για να συμβαδίσει με τους αναδυόμενους νόμους και κανονισμούς σχετικά με την απασχόληση, την υγειονομική περίθαλψη και τους φόρους;

Τεχνολογία

Αξιολογήστε την τεχνολογία της εταιρείας μισθοδοσίας, συμπεριλαμβανομένης της ετοιμότητάς της για κινητά. Είναι η εταιρεία μισθοδοσίας να επενδύει σε νέες τεχνολογίες; Μπορούν να συμβαδίσουν με την τεχνολογία καθώς η ζήτηση γι 'αυτό από την πλευρά του εργοδότη και των εργαζομένων μεγαλώνει;

Λογιστικές διασυνδέσεις

Μπορεί ο λογιστής σας να έχει εύκολη πρόσβαση στη μισθοδοσία σας και τα σχετικά αρχεία για σκοπούς συμφωνιών και φορολογικών καταθέσεων;

Εικόνα μισθοδοσίας μέσω του Shutterstock