Οι διοικητικοί βοηθοί διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στη διευκόλυνση των δραστηριοτήτων στις επιχειρήσεις, στη νομική ιατρική και σε πολλά άλλα γραφεία. Δεδομένων των ποικίλων καθηκόντων που εκτελούν, οι διοικητικοί βοηθοί χρειάζονται ένα ευρύ φάσμα δεξιοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της διαπροσωπικής επικοινωνίας και των οργανωτικών δεξιοτήτων.
Ρόλοι και ευθύνες
Οι διοικητικοί βοηθοί απαντούν στις τηλεφωνικές κλήσεις και τις μεταφέρουν στο κατάλληλο πρόσωπο στο γραφείο. Επίσης χαιρετίζουν τους ανθρώπους που μπαίνουν στο γραφείο και βοηθούν να συνδεθούν με το σωστό άτομο. Οι βοηθοί συντονίζουν τις συνεδριάσεις των τμημάτων και διαχειρίζονται τα χρονοδιαγράμματα των διευθυντών για τους οποίους εργάζονται. Η δημιουργία βασικών σημειωμάτων και εγγράφων, η συλλογή αλληλογραφίας και η αρχειοθέτηση των εσωτερικών εγγράφων είναι πρόσθετοι βασικοί ρόλοι. Σε ορισμένα μικρά γραφεία, ένας βοηθός φροντίζει και για τα λογιστικά καθήκοντα.
$config[code] not foundΠρωτοβάθμια Δεξιότητες
Εκτός από τις διαπροσωπικές επικοινωνίες και τις οργανωτικές δεξιότητες, οι αγγλικές γραμματικές και γραπτές δεξιότητες είναι επίσης συχνά απαραίτητες για τους ρόλους του διοικητικού βοηθού. Αυτοί οι επαγγελματίες αλληλεπιδρούν καθημερινά με τους διαχειριστές, τους πελάτες, τους πελάτες και το λοιπό προσωπικό του γραφείου και πρέπει να μεταφέρουν σημαντικές πληροφορίες με θετικό τρόπο. Η ακεραιότητα είναι σημαντική σε οποιοδήποτε γραφείο, αλλά κυρίως σε επιχειρήσεις, νομικά γραφεία και ιατρικές πρακτικές, όπου οι διοικητικοί βοηθοί συχνά επιβλέπουν εμπιστευτικά αρχεία. Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι χρήσιμες στη διατήρηση ενός συστήματος αρχείων για εύκολη και αποτελεσματική ανάκτηση εγγράφων και οι αγγλικές γραμματικές και γραπτικές δεξιότητες είναι χρήσιμες κατά την προετοιμασία εσωτερικών και εξωτερικών εγγράφων και σημείων.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔευτεροβάθμια Δεξιότητες
Η τεχνολογία, το Διαδίκτυο και οι ερευνητικές δεξιότητες είναι από τις σημαντικές δευτερεύουσες ικανότητες ενός διοικητικού βοηθού. Οι δυνατότητες λογισμικού ενισχύουν τα καθήκοντα που μπορεί να αναλάβει ένας βοηθός, ιδίως στους τομείς της λογιστικής και της τήρησης οικονομικών στοιχείων. Οι βοηθοί καλούνται επίσης κατά καιρούς να διεξάγουν έρευνες για στελέχη αναζητώντας τον ιστό, πραγματοποιώντας τηλεφωνικές κλήσεις ή σκάβοντας μέσω αρχείων, ώστε η ικανότητα συγκέντρωσης χρήσιμων πληροφοριών και οργάνωσής τους για εύκολη χρήση από στελέχη ή άλλο προσωπικό γραφείου είναι μια άλλη χρήσιμη ικανότητα.
Απαιτήσεις εκπαίδευσης και κατάρτισης
Ένα δίπλωμα γυμνασίου σε συνδυασμό με τις βασικές δεξιότητες πληροφορικής και γραμματείας μπορεί να σας προετοιμάσει για πολλές θέσεις εργασίας διοικητικού βοηθού αρχικού επιπέδου. Ορισμένα κοινοτικά κολέγια προσφέρουν προγράμματα διοικητικής βοηθού με πιο προηγμένη κατάρτιση, εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια ευρύτερη καριέρα στο διοικητικό βοηθό. Η εκπαίδευση στο χώρο εργασίας είναι στάνταρ σε πολλά περιβάλλοντα γραφείου. Εάν επιθυμείτε να εργαστείτε σε συγκεκριμένες βιομηχανίες, όπως νομικές ή ιατρικές, μπορεί να χρειαστεί να πάρετε μαθήματα ή εργαστήρια για να αποκτήσετε βασικές γνώσεις της βιομηχανίας και την κατανόηση της ορολογίας.
