Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι τζάκοι όλων των συναλλαγών, κάτι που είναι ένα μεγάλο χαρακτηριστικό, αλλά μπορεί να είναι συντριπτικό εάν δεν υπάρχει αρκετή βοήθεια και η επιχείρηση αναπτύσσεται ταχύτερα από το αναμενόμενο. Ωστόσο, η ψηφιακή τεχνολογία έχει εισαγάγει πολλές λύσεις που έχουν καταστήσει δυνατή την εκτέλεση μιας επιχείρησης μεμονωμένα χωρίς να τραβήξετε τα μαλλιά σας. Το πιο πρόσφατο εργαλείο για να δανείσετε ένα χέρι είναι η Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings, μια εφαρμογή που καταργεί αποτελεσματικά το χρονοδιάγραμμα προγραμματισμού ραντεβού, το οποίο έχει γίνει καθήκον από μόνο του λόγω των πολλών διαφορετικών σημείων επαφής που υπάρχουν σήμερα.
$config[code] not foundΗ παραδοσιακή διαδρομή
Για τις μικρές επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες, η διατήρηση του χρονοδιαγράμματος των ραντεβού είναι κρίσιμη για τη δημιουργία νέων επιχειρήσεων είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που περιλαμβάνει εμπρός και πίσω επικοινωνίες, είτε μέσω τηλεφώνου, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω SMS.
Η πρόσληψη ενός ατόμου είναι, βέβαια, μια επιλογή, αλλά η συντριπτική πλειοψηφία των μικρών επιχειρήσεων είναι ατομικές επιχειρήσεις που προσθέτουν αργά προσωπικό καθώς τα έσοδά τους αυξάνονται. Έχοντας να σταματήσετε αυτό που κάνετε και να ξεφύγετε από την κύρια δραστηριότητά σας - παρέχοντας την καλύτερη δυνατή υπηρεσία που μπορείτε για τους υπάρχοντες πελάτες σας - είναι δαπανηρή και αναποτελεσματική. Ωστόσο, ο προγραμματισμός χειρισμού για νέους πελάτες ή πρόσθετα ραντεβού για υπάρχοντες πελάτες είναι αυτό που κρατά την επιχείρησή σας σε εξέλιξη.
Η διαδρομή των Κρατήσεων της Microsoft
Η Microsoft Bookings δίνει στη μικρή επιχείρησή σας μια μοναδική ιστοσελίδα που διαθέτει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζονται οι πελάτες σας για να προγραμματίσει τις δικές της συναντήσεις, ακόμα κι αν δεν είστε γύρω σας.
Η σελίδα έχει σχεδιαστεί για να είναι εξίσου χρήσιμη αν οι πελάτες σας βρίσκονται σε έναν προσωπικό υπολογιστή ή μια κινητή συσκευή, εξηγεί μια ανάρτηση στα επίσημα Blogs του Microsoft Office. Με βάση τη διαθεσιμότητα που διαθέτετε για εσάς ή το προσωπικό σας, ο πελάτης επιλέγει την υπηρεσία που θέλει, την ημέρα και την ώρα. Στη συνέχεια, εισάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους και κλείστε το ραντεβού.
Δείτε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η κράτηση σε αυτό το βίντεο από τη Microsoft:
Επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις
Μόλις το ραντεβού έχει προγραμματιστεί από τον πελάτη, η Microsoft Κράτηση στέλνει αμέσως μια επιβεβαίωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δίνει επίσης στον πελάτη τη δυνατότητα να προσθέσει το ραντεβού στο ημερολόγιό του ως πρόσθετη υπενθύμιση.
Επιπλέον, οι Κρατήσεις σας επιτρέπουν να ορίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης πριν από το ραντεβού. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνονται με βάση το ποσό ειδοποίησης που θέλετε να δώσετε στους πελάτες σας.
Το χαρακτηριστικό υπενθύμισης επεκτείνεται επίσης στο προσωπικό σας. Εάν χρησιμοποιούν το ημερολόγιο του Outlook στο Office 365, στο Outlook.com ή στο ημερολόγιο Google, προστίθενται αυτόματα νέες ή ενημερωμένες συναντήσεις πελατών στο λογαριασμό τους.
Αναδιάταξη ή Ακύρωση Κρατήσεων από Πελάτες
Υπάρχουν πολλοί λόγοι που ένας πελάτης μπορεί να χρειαστεί να ακυρώσει ένα ραντεβού, με τη Microsoft Bookings, μπορούν να το κάνουν με μια αλλαγή αυτοεξυπηρέτησης που δεν απαιτεί τη διεξαγωγή συνομιλίας με κανέναν. Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο στο email επιβεβαίωσης ή στο ραντεβού στο ημερολόγιό τους. Ο σύνδεσμος τις μεταφέρει στη σελίδα προγραμματισμού, όπου μπορούν να ακυρώσουν την τρέχουσα συνάντηση και να επιλέξουν ένα χρόνο που είναι πιο βολικό για αυτούς.
Ένα άλλο μεγάλο χαρακτηριστικό αυτής της εφαρμογής είναι ο έλεγχος που δίνει στην επιχείρησή σας την αποφυγή ακυρώσεων τελευταίας στιγμής. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικές παραμέτρους για το χρονικό διάστημα που οι πελάτες πρέπει να δώσουν προειδοποιήσεις για την ακύρωση των ραντεβού τους. Είτε πρόκειται για ώρες, ημέρες ή ακόμα και μια εβδομάδα, θα μπορείτε να διαχειριστείτε πιο αποτελεσματικά τις ακυρώσεις, ώστε να μπορείτε να κλείσετε νέα ραντεβού αμέσως.
Διαχείριση των συναντήσεων σας
Με τις Κρατήσεις, μπορείτε να διαχειριστείτε το ραντεβού σας είτε βρίσκεστε στο γραφείο είτε έξω. Η εφαρμογή σας επιτρέπει να δείτε όλες τις κρατήσεις στη σελίδα σας σε ένα κεντρικό ημερολόγιο κρατήσεων, επιτρέποντάς σας να αλλάξετε ραντεβού για να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας.
Σας επιτρέπει επίσης να κλείσετε ραντεβού για έναν πελάτη εάν μιλάτε μαζί του στο τηλέφωνο. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία χωριστής προβολής, μπορείτε να έχετε γρήγορη πρόσβαση στη σελίδα για να δείτε ποιος είναι διαθέσιμος στην εταιρεία σας ανά πάσα στιγμή για να κάνετε τη ρύθμιση.
Μια λίστα πελατών με στοιχεία επικοινωνίας δημιουργείται επίσης κάθε φορά που οι πελάτες σας κλείνουν ραντεβού χρησιμοποιώντας τη σελίδα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να είστε σε επαφή μαζί τους, να παρέχετε καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών ή να προσφέρετε ειδικές προσφορές.
Η Microsoft λέει ότι μια εφαρμογή σύντροφος θα κυκλοφορήσει τις επόμενες εβδομάδες για κρατήσεις που θα επιτρέψουν σε εξουσιοδοτημένους χρήστες με συνδρομή Office 365 να διαχειρίζονται και να βλέπουν όλα τα ραντεβού μαζί με τις πληροφορίες πελατών.
Καλλιέργεια με κρατήσεις
Επειδή οι κρατήσεις παραδίδονται μέσω του cloud της Microsoft, θα κλιμακωθούν και θα αναπτυχθούν μαζί σας, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη είναι η επιχείρησή σας. Δεν κοστίζει περισσότερο για τη δημιουργία πολλαπλών σελίδων κρατήσεων ή για την προσθήκη περισσότερων μελών του προσωπικού, επειδή απαιτεί μόνο τις συνδρομές του Office 365.
Εγγραφή για Κρατήσεις
Οι Κρατήσεις Microsoft θα κυκλοφορήσουν αμέσως για όλους τους συνδρομητές του Office 365 Business Premium στο πρόγραμμα First Release. Όλοι οι άλλοι πελάτες του Office 365 Business Premium παγκοσμίως θα αποκτήσουν τη νέα δυνατότητα τους επόμενους μήνες.
Εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συνδεθείτε στο Office 365, να ανοίξετε Bookings από το πρόγραμμα εκκίνησης εφαρμογών και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Λήψη τώρα". Αυτό θα σας ζητήσει να συμπληρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, μετά από τις οποίες θα τις αποθηκεύσετε και θα τις δημοσιεύσετε. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, οι πελάτες σας μπορούν να ξεκινήσουν άμεσα την κράτηση ραντεβού.
Η κράτηση ενός ραντεβού και η παρακολούθησή του μπορεί να πάρει χρόνο μακριά από ένα από τα άλλα τις πιο σημαντικές δραστηριότητες στην επιχείρησή σας, αποδεικνύοντας μια εξαιρετική εξυπηρέτηση ή τους πελάτες σας. Και αυτό ισχύει ιδιαίτερα αν είστε επιχειρηματίας που φοράει πολλά καπέλα στην επιχείρησή σας. Για τους πελάτες και τις επιχειρήσεις, είναι μια ταλαιπωρία που θα πρέπει να αποφεύγεται όταν είναι δυνατόν. Με τις Κρατήσεις της Microsoft, οι μικρές επιχειρήσεις θα μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία επικοινωνίας και επιβεβαίωσης των ραντεβού, ώστε όλοι να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Εικόνες: Microsoft
Περισσότερα στο: Microsoft
