Ένας από τους πιο αγχωτικούς χρόνους για τους περισσότερους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων είναι όταν οι ταμειακές ροές γίνονται σφιχτά επειδή οι πληρωμές δεν εισέρχονται από τους πελάτες. Δεν είναι απαραιτήτως ότι η επιχείρησή σας δεν έχει μετακινηθεί ομαλά, αλλά επειδή οι πελάτες σας δεν πληρώνουν έγκαιρα.
Σε αυτόν τον οδηγό τιμολόγησης και πληρωμής, θέλουμε να μοιραστούμε μαζί σας ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για την τιμολόγηση των πελατών σας. Επιπλέον, θέλουμε να μοιραστούμε τους τρόπους για να εξασφαλίσετε ότι θα πληρώσετε εγκαίρως (ή όσο το δυνατόν πιο κοντά), ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε για τις ταμειακές ροές.
$config[code] not foundΧρησιμοποιήστε λογισμικό τιμολόγησης
Χρησιμοποιώντας λογισμικό τιμολόγησης όπως το Hiveage έχει πολλά οφέλη για την επιχείρησή σας. Για αρχάριους, δείχνει στους πελάτες σας ότι η λογιστική σας διαδικασία είναι επαγγελματική και οργανωμένη. Θα ξέρουν επίσης ότι δεν θα μπορέσουν να γλιστρήσουν τις ρωγμές και να χάσουν μια πληρωμή.
Στο τέλος, θα είστε σε θέση να παρακολουθείτε εύκολα τις ειδικές προσφορές που προσφέρονται σε συγκεκριμένους πελάτες, πόσο γρήγορα ή αργά οι πελάτες τείνουν να πληρώνουν, ποια τιμολόγια έχουν λήξει και πολλά άλλα.
Θα έχετε επίσης τη δυνατότητα να εκτελείτε λεπτομερείς αναφορές που θα σας βοηθήσουν όταν οι πελάτες ενδιαφέρονται για την τιμολόγησή τους έναντι του ιστορικού πληρωμών. Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε αυτές τις αναφορές όταν οι πελάτες διαμαρτύρονται για το ποσό των προϊόντων ή των υπηρεσιών που έχουν λάβει σε σχέση με τα ποσά που έχουν τιμολογηθεί.
Συζητήστε τα στοιχεία τιμολόγησης στην αρχή
Όταν αρχίζετε να εργάζεστε με έναν νέο πελάτη, καλό είναι να επιβεβαιώσετε τα στοιχεία τιμολόγησης όσο το δυνατόν νωρίτερα. Μερικοί πελάτες θα σταματήσουν την πληρωμή τιμολογίου απλά επειδή ένα πράγμα, όπως ένας αριθμός παραγγελίας, λείπει. Εδώ πρέπει να ξεκινήσετε από την αρχή για να εξασφαλίσετε ένα επιτυχημένο μέλλον της τιμολόγησης.
Ο πελάτης σας χρειάζεται το W-9 σας στην αρχή της συνεργασίας; Ο πελάτης σας θέλει ένα συγκεκριμένο όνομα έργου ή αριθμό PO σε κάθε τιμολόγιο; Ο πελάτης σας έχει πολλές διευθύνσεις για τις επιχειρήσεις και χρειάζεται μια συγκεκριμένη για την τιμολόγηση για σωστή δρομολόγηση; Βρείτε αυτά τα πράγματα, ώστε να μην έχουν νόμιμη δικαιολογία για να καθυστερήσουν τις πληρωμές.
Οι περισσότεροι πελάτες προτιμούν να τιμολογούνται ηλεκτρονικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά ορισμένοι εξακολουθούν να θέλουν να έχουν αυτό το αντίγραφο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει το τιμολόγιό σας ανάλογα.
Οι διάφοροι πελάτες έχουν διαφορετικούς κανόνες όσον αφορά την τιμολόγηση. Ορισμένα τιμολόγια πρέπει να μεταβιβαστούν στον κάτοχο της εταιρείας για έγκριση και στη συνέχεια θα υποχωρήσουν στη λογιστική. Άλλοι πρέπει να πάνε στη λογιστική με CC για το διευθυντή έργου με τον οποίο εργάζεστε, έτσι ώστε να μπορούν να στείλουν τα OK τους στη λογιστική.
Περιστασιακά, θα έχετε έναν πελάτη όπου το τιμολόγιο θα πρέπει να αποσταλεί ως PDF σε ένα άτομο για έγκριση. Στη συνέχεια, πρέπει να σταλεί σε άλλο πρόσωπο για έγκριση. Τέλος, πρέπει να αποστέλλεται σε εξωτερικό λογιστικό τμήμα ηλεκτρονικά.
Μάθετε ποια είναι η διαδικασία για τον πελάτη σας και ακολουθήστε την ανάλογα.
Καθορίστε σαφώς τους Όρους σας
Παραδόξως, ορισμένοι άνθρωποι δεν καθορίζουν τους όρους πληρωμής. Αφήνουν απλώς την προεπιλογή κατά την παραλαβή στο τιμολόγιο. Εάν οι όροι πληρωμής σας δεν είναι απαιτητοί κατά την παραλαβή, θα πρέπει να τις αλλάξετε ανάλογα με το τιμολόγιό σας. Διαφορετικά, οι άνθρωποι θα υποθέσουν ότι δεν έχετε αλλάξει τους όρους πληρωμής από την προεπιλεγμένη ρύθμιση και κάνετε τους δικούς τους όρους πληρωμής.
Μιλώντας για τους όρους πληρωμής, ένας τρόπος να βεβαιωθείτε ότι έχετε πληρώσει πριν κάνετε την εργασία ή να στείλετε το προϊόν είναι να προσφέρετε έκπτωση για την προκαταβολή. Οι πελάτες σας θα αγαπήσουν την ευκαιρία να εξοικονομήσουν λίγο, και θα αγαπήσετε το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για να πάρει σκληρό.
Καθορίστε σαφώς πότε να περιμένετε την τιμολόγηση
Αφήστε τους πελάτες σας να γνωρίζουν εκ των προτέρων ότι συνήθως τιμολογείτε στο τέλος του μήνα, πρώτος του μήνα, μέσα στο μήνα, εβδομαδιαία, διάρκειας δύο εβδομάδων ή όταν τελειώσει ένα έργο. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζουν πότε θα μπορούν να αναμένουν να λάβουν το τιμολόγιό σας και ελπίζουμε να τα παρακολουθήσετε.
Προσφορά περισσότερο από έναν τρόπο πληρωμής
Ακριβώς επειδή το 90 τοις εκατό των πελατών σας χρησιμοποιούν το PayPal ή πληρώνουν στο διαδίκτυο δεν σημαίνει το άλλο 10 τοις εκατό θα. Επιτρέποντας στους πελάτες σας να πληρώνουν με πιστωτική κάρτα ή επιταγή, θα μπορείτε να καταργήσετε τα περισσότερα εμπόδια πληρωμών για τους περισσότερους πελάτες σας.
Για να εξασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας μπορούν να πληρώσουν τον τρόπο που επιθυμούν, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση αλληλογραφίας σας στο τιμολόγιο και ενεργοποιήστε τις πρόσθετες επιλογές πληρωμής για να πληρώσουν online έξω από το PayPal.
Οι καλές εναλλακτικές λύσεις επεξεργασίας πιστωτικών καρτών στο PayPal περιλαμβάνουν τα Stripe, Braintree και Authorize. Και οι τρεις έχουν παρόμοια τιμολόγηση στο 2,9% + 0,30 $ ανά συναλλαγή. Τα πρόσθετα τέλη περιλαμβάνουν τα ακόλουθα.
- Η Braintree δεν χρεώνει τέλη συναλλαγής για τα πρώτα 50k που επεξεργάζονται μέσω αυτών. Χρεώνουν επιπλέον 1% για συναλλαγές σε διεθνή νομίσματα.
- Η Braintree και η Stripe χρεώνουν τέλος χρέωσης 15 $.
- Η Stripe χρεώνει επιπλέον 2% για συναλλαγές σε διεθνή νομίσματα.
- Η εξουσιοδότηση χρεώνει μια προμήθεια εγκατάστασης $ 49, $ 25 μηνιαίο τέλος πύλης, τέλος αμοιβής 1,5% για διεθνείς συναλλαγές και τέλος χρέωσης χρέωσης $ 25.
Πώς επιλέγετε; Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις σχετικά με την επιχείρησή σας.
- Θέλετε να δέχεστε προσωπικά πληρωμές μέσω τηλεφώνου ή μέσω της κινητής σας συσκευής;
- Θέλετε μόνο να αποδεχτείτε τις συνήθεις πληρωμές με πιστωτικές κάρτες (Visa, Mastercard, Discover, AMEX κ.λπ.) ή θέλετε επίσης να αποδεχτείτε πιο πρόσφατες μεθόδους πληρωμής όπως η Apple Pay, Bitcoin ή Venmo;
- Χρειάζεστε χρεώσεις συνδρομών; Διαχωρισμός επιλογών πληρωμής;
- Έχετε πελάτες σε όλο τον κόσμο και σε χώρες που δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν το PayPal;
Μόλις λάβετε τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, θα πρέπει να μπορείτε να αντιστοιχίσετε τις λειτουργίες των επεξεργαστών πληρωμών με τις ανάγκες σας για να προσδιορίσετε ποια είναι η σωστή για την επιχείρησή σας.
Επίσης, σημειώστε ότι εάν έχετε πελάτες που δεν πληρώνουν μέσω του PayPal επειδή έχουν κάτι εναντίον του PayPal, μπορεί να μην τους αρέσει η Braintree, καθώς η Braintree έχει αποκτηθεί από την PayPal.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει το τιμολόγιο
Γνωρίζετε ότι μπορείτε να εξαρτάτε από το λογισμικό τιμολόγησης. Επομένως, δεν το κάνετε κατ 'ανάγκην επειδή δεν πιστεύετε στο λογισμικό σας, αλλά περισσότερο για να λάβετε αυτή την πρώτη υπενθύμιση ότι ναι, έχετε στείλει το τιμολόγιό σας.
Αφού στείλετε ένα τιμολόγιο σε έναν πελάτη για πρώτη φορά, στείλτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πρόσωπο που υποτίθεται ότι λαμβάνει το τιμολόγιο και σε όποιον χρειάζεται να αντιγραφεί σε αυτό που μόλις στείλατε στο τιμολόγιό σας. Μπορεί να συμπεριληφθεί ως μια περιστασιακή αναφορά που συμβαίνει με τις ενημερώσεις του έργου σας.
Συνήθως, πρέπει να το κάνετε μόνο με πελάτες ή πελάτες που πληρώνονται για πρώτη φορά καθυστερημένα με πληρωμές. Με τους πελάτες για πρώτη φορά, σας επιτρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία τιμολόγησης είναι σωστά.
Αποστολή απαλή υπενθυμίσεων
Όλοι δεν πληρώνουν 100% εγκαίρως. Μερικοί άνθρωποι θα είναι νόμιμα τόσο απασχολημένοι ώστε να ξεχάσουν ακούσια το τιμολόγιό σας. Στην αρχή, θέλετε να υποθέσετε ότι το τιμολόγιό σας έχει ξεχαστεί κατά λάθος και να πλαισιώσετε τις υπενθυμίσεις σας αναλόγως.
Κατά την αποστολή ενός τιμολογίου, μερικοί μεγάλοι τρόποι προσέγγισης μιας υπενθύμισης τιμολογίου περιλαμβάνουν τα ακόλουθα, συμπεριλαμβανομένης κάποιας διατύπωσης για ειδικές περιπτώσεις.
- Παρατήρησα ότι δεν έχετε δει το τιμολόγιό σας ακόμα. Σε περίπτωση που δεν έρθει σωστά, το επαναλαμβάνω. Θα προσθέσω επίσης ένα αντίγραφο μέσω PDF σε ξεχωριστό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ποτέ δεν γνωρίζετε με φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας αυτές τις ημέρες
- Ξέρω ότι ήσαστε απασχολημένος με το νέο ξεκίνημα του έργου πρόσφατα. Ακριβώς σε περίπτωση που έχει ταφεί στα εισερχόμενά σας, εδώ είναι το τιμολόγιό μου για το έργο του περασμένου μήνα.
- Ελπίζω να έχετε ένα καλό ταξίδι! Ξέρω ότι πιθανότατα έχετε πάει πολλά να καλύψουν, έτσι ήθελα να σιγουρευτώ ότι αυτό ήταν στην κορυφή της λίστας αφού ήταν 30 ημέρες.
- Αυτό είναι απλά μια φιλική υπενθύμιση για το τιμολόγιό μου από τον περασμένο μήνα. Ο χρόνος πετάει, αλλά αφού έχουν περάσει 30 ημέρες, σκέφτηκα ότι θα σας το έκανα γνωστό.
Ως επί το πλείστον, αυτό θα πρέπει να λύσει το ζήτημα και θα πρέπει να λάβετε μια απάντηση - και πληρωμή. Εάν δεν λαμβάνετε απάντηση από ένα άτομο, μπορείτε πάντα να στείλετε μια ήπια υπενθύμιση σε κάποιον άλλο. Αφήστε αυτό το άτομο να ξέρει ότι δεν έχετε ακούσει για το τιμολόγιό σας και ότι θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το έκανε σε αυτούς.
Αν δεν έχετε για εξατομικευμένες υπενθυμίσεις, αυτό είναι εντάξει. Μπορείτε να επιλέξετε να στείλετε αυτόματες υπενθυμίσεις αντ 'αυτού!
Βάλτε το πόδι σας κάτω
Αν οι παραπάνω υπενθυμίσεις παραβούν απαρατήρητες, ίσως χρειαστεί να πάρετε λίγο πιο επιθετική. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αν το τιμολόγιο έχει γίνει σοβαρά καθυστερημένο. Υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να εξετάσετε πριν πάρετε αυτό το δρόμο.
- Θέλετε αυτή η εταιρεία να παραμείνει ως πελάτης; Εάν το κάνετε, η συμπάθεια με μια αργή πληρωμή μπορεί να σας κερδίσει τη μελλοντική πίστη.
- Μπορείτε να σταματήσετε την παράδοση ή τις υπηρεσίες λόγω μη πληρωμής; Και πάλι, η επιλογή αυτή μπορεί να μειωθεί στο αν θέλετε αυτή η εταιρεία να παραμείνει πελάτης.
Με αυτές τις απαντήσεις στο μυαλό, ενεργήστε αναλόγως. Ξεκινήστε επαναφέροντας το τιμολόγιό σας, τόσο ψηφιακά όσο και ταχυδρομικά. Καλέστε τον πελάτη σας και ενημερώστε τον ότι καταλαβαίνετε ότι τα πράγματα μπορεί να είναι σκληρά, αλλά έχετε ολοκληρώσει τις συμφωνημένες υπηρεσίες ή έχετε στείλει τα παραδοτέα προϊόντα. Έτσι, η τρέχουσα πληρωμή οφείλεται αμέσως.
Ναι, αυτό μπορεί να είναι δυσάρεστο. Αλλά είναι επίσης επιχείρηση. Δεν είναι πιθανόν ο μόνος πωλητής στον οποίο ο πελάτης σας καθυστερεί να πραγματοποιήσει πληρωμές, επομένως δεν θα είστε ο μόνος που επιβάλλει το ζήτημα. Αλλά αν είστε ο μόνος που ασκεί πιέσεις σε αυτούς, πιθανότατα θα πληρώσετε πρώτα. Ή τουλάχιστον πρώτα μετά την καταβολή βασικών υπηρεσιών κοινής ωφελείας, ενοικίου και άλλων λογαριασμών.
Η εμμονή στο ζήτημα μπορεί να είναι απογοητευτική τόσο για εσάς όσο και για τον πελάτη σας, αλλά μπορεί να είναι το κλειδί στην πληρωμή. Ορισμένοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δήλωσαν ότι πληρώθηκαν μόλις δύο χρόνια μετά την πληρωμή ενός λογαριασμού. Ενώ αργά δεν είναι ποτέ καλό, είναι καλύτερο από ποτέ.
Τιμολογήστε την εικόνα μέσω Shutterstock
Περισσότερα στο: Δημοφιλή άρθρα 9 Σχόλια ▼
