Τα πρακτικά από τη συνάντηση μιας ένωσης ή ενός οργανισμού είναι τα επίσημα πρακτικά των μέτρων που έλαβε το διοικητικό συμβούλιο της ομάδας, αλλά δεν προορίζονται να είναι ένα πλήρες αντίγραφο. Πολύ μεγάλη λεπτομέρεια μπορεί να παρουσιάσει μια συγκεχυμένη εικόνα για το τι συνέβη σε μια συνάντηση και καλεί σε παρερμηνείες. Το κλειδί για τη σύνταξη των κατάλληλων πρακτικών συνάντησης πρέπει να είναι συνοπτικό και ακριβές και να ακολουθεί τις συνήθεις πρακτικές.
$config[code] not foundΞεκινήστε τα λεπτά με το όνομα του οργανισμού και καταγράψτε την ημερομηνία και τη θέση της συνάντησης. Τα πρακτικά θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου που είναι παρόντα, την ύπαρξη απαρτίας και τη στιγμή που ο σύλλογος κλήθηκε να παραγγείλει. Ο γραμματέας θα πρέπει επίσης να καταγράφει την ώρα που τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου φτάνουν αργά ή φεύγουν νωρίς για να έχουν σαφή καταγραφή για το ποιος ήταν παρών κατά τη λήψη οποιωνδήποτε ψήφων.
Ακολουθήστε την ημερήσια διάταξη για να ελέγξετε πρώτα τα στοιχεία που εμφανίζονται, όπως διορθώσεις και προσθήκες στα πρακτικά της προηγούμενης συνεδρίασης, αποδοχή της έκθεσης του ταμία ή παρουσίαση εκθέσεων επιτροπής που δεν απαιτούν περαιτέρω ενέργειες. Για γραπτές αναφορές, όπως μια ενημέρωση από τον ταμία, απλά επισυνάψτε την αναφορά στα πρακτικά. Για προφορικές αναφορές, συνοπτικά συνοπτικά.
Καταγράψτε την ουσία της δράσης που παίρνει ένα συμβούλιο, αλλά όχι έναν διάλογο συζήτησης μεταξύ των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Όταν γίνεται μια κίνηση, καταγράψτε ποιος έκανε την πρόταση και ποιος αποσπάστηκε, καθώς και το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. Σημειώστε ότι άλλες ενέργειες που έγιναν κατά τη συνάντηση δεν υπόκεινται σε ψηφοφορία, όπως ο πρόεδρος του συμβουλίου που αναθέτει καθήκοντα για μια επερχόμενη εκδήλωση σύνδεσης, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου εθελοντικά για συμμετοχή στην επιτροπή και συζητήσεις για μελλοντικές δραστηριότητες. Τα πρακτικά πρέπει να περιλαμβάνουν συνοπτική περίληψη οποιασδήποτε άλλης συζήτησης.
Συνοψίζοντας τα θέματα που τίθενται στο σημείο της ημερήσιας διάταξης για τη "Νέα επιχείρηση". Αν και η νέα επιχείρηση θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε, τα πρακτικά θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν κυρίως το θέμα που τέθηκε, που το έθεσε και οποιαδήποτε οδηγία από τον πρόεδρο ή το συμβούλιο για την αντιμετώπιση του θέματος ή " μέσα σε αυτό."
Τερματίστε τα πρακτικά με την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο της επόμενης συνεδρίασης. Καταθέστε τα πρακτικά σύμφωνα με τις οδηγίες του προέδρου ή του προέδρου της επιτροπής, όπως σε απευθείας σύνδεση ή σε καθορισμένο γραφείο.
