Ένας συντονιστής γραφείου θα έχει ποικίλα καθήκοντα, θα απαντήσει στα στελέχη και / ή στη διαχείριση δευτέρου επιπέδου. Ο συντονιστής γραφείου είναι επίσης γνωστός με άλλους τίτλους, όπως για παράδειγμα γραμματέας, βοηθός γραφείου ή βοηθός διοικητικών στελεχών, όπως αναφέρεται στο Εγχειρίδιο Επαγγελματικής Προβολής 2010-11 Edition. Ο τίτλος της εργασίας θα διαφέρει ανάλογα με τον κλάδο, αλλά η βασική περιγραφή της εργασίας παραμένει η ίδια.
Διοικητικός
Για τους περισσότερους οργανισμούς ο συντονιστής γραφείου είναι η πρώτη γραμμή που παρουσιάζει μια επαγγελματική εικόνα στο κοινό. Οι καθήκοντες της θέσης περιλαμβάνουν προγραμματισμό ραντεβού, απαντήσεις σε ερωτήσεις, δακτυλογράφηση σημειώσεων και άλλη αλληλογραφία, δημιουργία και συντήρηση βάσεων δεδομένων και σύνταξη διαφόρων εκθέσεων.
Τεχνολογία
Οι δεξιότητες πληροφορικής που χρειάζεται ένας συντονιστής γραφείου περιλαμβάνουν την επεξεργασία κειμένου, τη δημιουργία / συντήρηση βάσεων δεδομένων και την εκτύπωση επιτραπέζιων υπολογιστών. Η γνώση των εργαλείων του λειτουργικού συστήματος του υπολογιστή είναι σημαντική. Η εμπειρία με διάφορα τηλεφωνικά συστήματα είναι ένα πλεονέκτημα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΠρομήθειες
Οι συντονιστές των γραφείων είναι συχνά υπεύθυνοι για την τακτική απογραφή, την αγορά και την ανασύσταση των αποθεμάτων γραφείου.
Συντονισμός
Ο συντονιστής γραφείου απαντά σε επόπτες, διαχειριστές, επικεφαλής λειτουργούς ή ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Η ιεραρχία θα ποικίλει ανάλογα με τον οργανισμό. Οι επικοινωνίες περιλαμβάνουν γενικά εκθέσεις σχετικά με την καθημερινή λειτουργία του γραφείου.
Άλλες υποχρεώσεις
Η περιγραφή της θέσης εργασίας του συντονιστή γραφείου μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη διαχείριση οικονομικών αρχείων, την πληρωμή λογαριασμών, την καταβολή μετρητών και τη διατήρηση αποδείξεων, την επιστροφή των μισθωτών, τη διατήρηση των αρχείων μισθοδοσίας μέχρι την ημερομηνία και τη διαχείριση των πακέτων παροχών των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των ασφαλιστικών προγραμμάτων.
