Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η δημιουργία μιας πολιτικής κοινωνικών μέσων είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας να αλληλεπιδρούν με τους πελάτες, να διευκρινίσετε τα μηνύματα μάρκετινγκ και να προστατέψετε την αξιοπιστία σας online. Ας δούμε πώς να δημιουργήσουμε μια πολιτική κοινωνικών μέσων.
Τι είναι μια πολιτική κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης;
Εδώ είναι ένας ορισμός:
"Μια πολιτική κοινωνικών μέσων είναι ένα σύνολο οδηγιών που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι πρέπει να αλληλεπιδρούν με τους πελάτες στο διαδίκτυο."
Σε γενικές γραμμές, οι περισσότερες πολιτικές παρέχουν οδηγίες για:
- Εταιρικά blogs
- Κελάδημα
Θυμηθείτε, δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε μεμονωμένες πολιτικές για κάθε ιστότοπο κοινωνικών μέσων. Αντ 'αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο βασικής πολιτικής και να αναπτύξετε σύντομα κεφάλαια για κάθε συγκεκριμένο ιστότοπο. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση του εγγράφου και τη διατήρηση των αλλαγών υπό έλεγχο.
Εγχειρίδια υπαλλήλων και πολιτική κοινωνικών μέσων
Από τη μια οπτική γωνία, μπορείτε να αναπτύξετε την πολιτική κοινωνικών μέσων ενημέρωσης ως υποσύνολο του εγχειριδίου των εργαζομένων σας. Αυτό σημαίνει ότι όταν κάποιος προσχωρήσει στην εταιρεία, οι οδηγίες για την αλληλεπίδραση σε απευθείας σύνδεση καλύπτονται από αυτό το κεφάλαιο στο εγχειρίδιο.
Ή, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αυτόνομο έγγραφο και ανατρέξτε στο εγχειρίδιο των εργαζομένων, όπου αυτό είναι απαραίτητο. Αυτό μειώνει τον αριθμό των λέξεων, όπως για παράδειγμα μπορείτε να ανατρέξετε σε νομικές πληροφορίες και πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού σε αυτό το έγγραφο.
Ξεκινώντας
Όπως πολλά πράγματα, το πρώτο βήμα είναι το πιο δύσκολο κομμάτι της ανάπτυξης μιας πολιτικής κοινωνικών μέσων. Έτσι πού ξεκινάτε; Μια προσέγγιση είναι να εξετάσουμε τις εταιρείες στον τομέα σας, να εξετάσουμε τις πολιτικές τους (πολλοί είναι δημόσιοι) και να τις χρησιμοποιήσετε ως δομικά στοιχεία για τα έγγραφά σας.
Όταν εξετάζετε τις πολιτικές, εξετάστε τα εξής:
- Τόνος - Είναι η πολιτική επίσημη ή χρησιμοποιεί ένα πιο χαλαρό στυλ συνομιλίας; Ποια νομίζετε ότι λειτουργεί καλύτερα; Ορισμένα έγγραφα χρησιμοποιούν φράσεις όπως "Ο χρήστης θα …" που ακούγεται λίγο σκληρός. Προσπαθήστε να υιοθετήσετε έναν επαγγελματικό, εξυπηρετικό και σεβασμό τόνο.
- Μήκος - Ορισμένες πολιτικές είναι πολύ σύντομες, ενώ άλλες είναι πυκνές και διαβάζονται σαν νομικά έγγραφα. Και πάλι, δείτε ποιες είναι οι καλύτερες για εσάς. Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος.
- Επίπεδο πληροφοριών - Ορισμένες πολιτικές παρέχουν γενικές οδηγίες, ενώ άλλες παρέχουν λεπτομερέστερες πληροφορίες, για παράδειγμα, με λεπτομέρειες πώς να απαντήσετε σε αρνητικό σχόλιο στο ιστολόγιο της εταιρείας.
- Πεδίο εφαρμογής - Οι πολιτικές καλύπτουν τα δίκτυα κοινωνικών μέσων σε ατομική βάση ή υιοθετούν μια ευρύτερη προσέγγιση; Ποια προσέγγιση θα λειτουργούσε καλύτερα για την επιχείρησή σας; Ποια θα ήταν ευκολότερη η διαχείριση;
- Χρήση - Μπορείτε να δείτε το προσωπικό σας χρησιμοποιώντας αυτά τα έγγραφα; Εάν όχι, γιατί; Ψάξτε για παραδείγματα που σας αρέσει η ανάγνωση και ότι αισθάνεστε ότι θα λειτουργούσε καλά για την ομάδα σας.
Δημιουργία σχεδίου εγγράφου
Αν η ιδέα της συγγραφής μιας πολιτικής για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης σας γεμίζει με φόβο, τότε πάρτε την καρδιά. Δεν είναι τόσο δύσκολο και θα σας δείξω γιατί. Με τον ίδιο τρόπο που η Ρώμη δεν χτίστηκε σε μια μέρα, η δημιουργία των εγγράφων πολιτικής σας θα διαρκέσει λίγο … αλλά θα φτάσετε εκεί. Το τέχνασμα είναι να το χωρίσετε σε διαχειρίσιμα καθήκοντα - για παράδειγμα, μία πολιτική την εβδομάδα.
Για παράδειγμα, ας ξεκινήσουμε με μια πολιτική για τη σελίδα σας στο Facebook:
- Σκοπός - Περιγράψτε τον σκοπό αυτής της πολιτικής σε μια πρόταση. Κρατήστε το εστιασμένο και αφαιρέστε τυχόν ασάφεια. Γράψτε με θετικό ήχο.
- Στόχοι - Περιγράψτε πώς η πολιτική αυτή θα βοηθήσει τους αναγνώστες (δηλ. Τους υπαλλήλους σας και τους οπαδούς του Facebook) να αλληλεπιδρούν.
- Πολιτική - Γράψτε μια σύντομη πολιτική που περιγράφει τις προσδοκίες, τη θέση σας και τις ενέργειές σας σε περίπτωση παραβίασης αυτών των οδηγιών.
- Επαφές - Συμπεριλάβετε πληροφορίες επικοινωνίας εάν ο αναγνώστης χρειάζεται διευκρίνιση.
Βοήθεια ή εμπόδιο;
Γιατί τόσοι πολλοί άνθρωποι αισθάνονται ότι οι πολιτικές των κοινωνικών μέσων είναι κακό; Ο κύριος λόγος για τον οποίο οι πολιτικές δεν λειτουργούν (ή δεν έχουν κακή φήμη) είναι ότι δυσκολεύουν τους υπαλλήλους να κάνουν τη δουλειά τους. Ίσως αυτό δεν είναι εντελώς αλήθεια, αλλά για πολλούς υπαλλήλους, αυτές τις πολιτικές αφή σαν μια εισβολή και έναν ακόμη κανόνα που θα ακολουθήσει. Πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό;
Νομίζω ότι είναι η λέξη πολιτική που ανατρέπει τους ανθρώπους. Εάν συμβαίνει αυτό, αλλάξτε τον τόνο του εγγράφου και ανατρέξτε σε αυτές ως κατευθυντήριες γραμμές, οδηγίες και παραδείγματα για να δώσετε μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στους συνεργάτες σας όταν αλληλεπιδράτε στο διαδίκτυο. Στη συνέχεια, αφού δημιουργήσετε τις πολιτικές, κρατήστε ένα άτυπο εργαστήριο και εισαγάγετε το έγγραφο. Θυμηθείτε, οι περισσότεροι υπάλληλοι θέλουν να κάνουν τη δουλειά τους καλά. Αλλά μερικές φορές απογοητεύονται όταν πρέπει να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο εκτελούν τα καθημερινά καθήκοντά τους. Το εργαστήριο πρέπει να μειώσει το άγχος τους και να τους δώσει την κατεύθυνση που χρειάζονται.
Όταν ξεκινάτε την περίοδο λειτουργίας, επεξεργαστείτε τα παρακάτω στοιχεία:
- Υποθέσεις - Αφαιρέστε τυχόν υποθέσεις ή παρανοήσεις που μπορεί να έχουν σχετικά με τις πολιτικές.
- Παραδείγματα - Περπατήστε τους μέσω δειγματοληπτικών πολιτικών ώστε να κατανοήσουν πώς εφαρμόζεται η πολιτική για το ρόλο τους.
- Σενάρια - Κρατήστε τη συνεδρία πρακτική συζητώντας σενάρια όπου οι πολιτικές θα τους βοηθήσουν.
Το σενάριο μέρος του εργαστηρίου είναι πολύ σημαντικό. Δείξτε παραδείγματα στον πραγματικό κόσμο όπου τα κοινωνικά μέσα μπορούν να προκαλέσουν προβλήματα, όπως:
- Το προσωπικό μοιράζεται εμπιστευτικές πληροφορίες τυχαία
- Απαντώντας σε αρνητικά σχόλια και φτάνοντας σε φλόγες
- Αφήνοντας παρατηρήσεις στις ιστοσελίδες ανταγωνιστών
Στη συνέχεια, δείτε πώς να διαχειριστείτε καλύτερα αυτά τα προβλήματα. Οι υπάλληλοί σας θα δουν την αξία των εγγράφων και θα είναι πιο διατεθειμένοι να τα χρησιμοποιήσουν.
Δημοσιεύω
Αφού ολοκληρώσετε τα έγγραφα πολιτικής, στείλτε ένα PDF σε όλους τους υπαλλήλους. Ζητήστε τους να το διαβάσουν προσεκτικά και να απαντήσουν αν έχουν παρατηρήσει κενά, λάθη ή τυπογραφικά λάθη. Στη συνέχεια, δημοσιεύστε την πολιτική στον ιστότοπό σας, στο blog και σε άλλα κανάλια κοινωνικών μέσων. Θυμηθείτε να προσθέσετε ημερομηνία, αριθμό έκδοσης και κάτοχο εγγράφου, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε αλλαγές εγγράφων.
Οθόνη
Η ανάπτυξη πολιτικών είναι μια διαδικασία βελτίωσης. Κάθε έξι μήνες, ελέγξτε τα έγγραφα και ενημερώστε τους, όπου χρειάζεται. Για παράδειγμα, αν έχετε ξεκινήσει έναν ιστότοπο για κινητά, ενδέχεται να θέλετε να συμπεριλάβετε στο έγγραφο αυτό πολιτικές για αυτό. Το πιο σημαντικό είναι να δούμε τα σχόλια που λαμβάνετε από την ομάδα σας και να δούμε πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βελτιώσετε το κείμενο.
συμπέρασμα
Η σύνταξη της πρώτης σας πολιτικής κοινωνικών μέσων ενημέρωσης είναι ευκολότερη από ό, τι νομίζετε. Δείτε το ως ένα μικρό έργο το οποίο πρόκειται να αντιμετωπίσετε τις επόμενες τέσσερις εβδομάδες. Δημιουργήστε μια ομάδα με καλές δεξιότητες γραφής και γνώση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, στη συνέχεια να εργαστείτε προς μια προθεσμία.
Αν έχετε ήδη γράψει πολιτικές κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, ποιο είναι το πιο δύσκολο κομμάτι της διαδικασίας για εσάς; Μόλις δημιουργήσετε πολιτικές, πώς τις εφαρμόζετε;
Εικόνα από τον Dirk Ercken / Shutterstock
14 Σχόλια ▼
