Ένα μνημόνιο ή ένα σημείωμα είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία μέσα σε έναν οργανισμό. Αυτός ο τύπος εγγράφου συνήθως μεταδίδει προβλήματα ή ειδοποιήσεις στα μέλη του οργανισμού, πείθει τους άλλους να αναλάβουν δράση ή ζητά ανατροφοδότηση. Τα μηνύματα είναι απαραίτητα σύντομα και συνοπτικά και ακολουθούν μια συγκεκριμένη μορφή. Σχεδόν κάθε επαγγελματικό πεδίο χρησιμοποιεί σημειώσεις για την επικοινωνία. η εκμάθηση του τρόπου γραφής είναι συχνά σημαντική για την επαγγελματική επιτυχία.
$config[code] not foundΕπεξεργαστείτε τη γενική ιδέα του σημειώματος σας και του κοινού που επιθυμείτε πριν γράψετε το πραγματικό έγγραφο. Η εξέταση του κοινού είναι πολύ σημαντική όταν γράφετε σημειώματα. Για παράδειγμα, εάν ένα ζήτημα αφορά μόνο μια μικρή ομάδα ανθρώπων, μην απευθύνετε το σημείωμα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εξετάστε τη γλώσσα που είναι κατάλληλη για το κοινό γενικότερα. Μπορεί να θέλετε να μεταδώσετε ένα μήνυμα διαφορετικά στους ανώτερους από τους υφισταμένους.
Συμπληρώστε την ενότητα κεφαλίδας. Όλα τα σημειώματα θα πρέπει να έχουν τα ίδια τμήματα. Πρώτον, η ενότητα "Προς" θα περιέχει το όνομα των δεκτών. Για παράδειγμα, το "To: John Smith" ή "Προς: Smith Staff" θα λειτουργήσει σε μια γραμμή "To:". Στη γραμμή "Προς:", συμπληρώστε μια γραμμή "Από:" με το όνομά σας σε αυτό. Ακριβώς κάτω από τη γραμμή "Από:" συμπεριλαμβάνεται μια ενότητα "Ημερομηνία:" με την ημερομηνία εγγραφής του σημειώματος. Τα μήνα συχνά συντομεύονται. Ο Φεβρουάριος γίνεται "Φεβρουάριος". Τέλος, συμπεριλάβετε μια γραμμή "Θέμα:" με συγκεκριμένο τίτλο που θα υποδεικνύει τι είναι το σημείωμα.
Γράψτε το μήνυμά σας στη συνέχεια. στοχεύετε μόνο για μια σελίδα. Η πρώτη πρόταση θα πρέπει να αναφέρει σαφώς το σκοπό και το πλαίσιο του σημειώματος. Στη συνέχεια, εάν χρειάζεται, εξηγήστε εν συντομία το ιστορικό του γεγονότος, την κατάσταση ή την περίσταση του θέματος του σημειώματος. Στη συνέχεια, εξηγήστε ακριβώς τι θέλετε ή περιμένετε από εκείνους που λαμβάνουν το σημείωμα. Αν το σημείωμά σας είναι αναγκαστικά μεγαλύτερο από μια σελίδα, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια σύντομη περίληψη στο τέλος του μηνύματος για λόγους σαφήνειας.
Κλείστε με ένα ευγενικό τέλος. Σιγουρευτείτε ότι ευχαριστείτε τους παραλήπτες για το χρόνο τους στην ανάγνωση του σημειώματος και καλέστε συζήτηση ή σχόλια σχετικά με το περιεχόμενο του ίδιου του σημείωμα.
Συμπεριλάβετε μια γραμμή "Attached:" μετά το κλείσιμο, εάν πρέπει να επισυνάψετε επιπλέον έγγραφα με τη σημείωση. Αναφέρετε συνοπτικά τον τίτλο των συνημμένων σε αυτήν τη γραμμή, όπως "Επισυνάπτεται: Συνέχιση".
Ελέγξτε το σημείωμά σας για να αποκόψετε τυχόν περιττές πληροφορίες και απλοποιήστε τις φράσεις. Ο στόχος του σημειώματος είναι σύντομη.
Ελέγξτε το σημείωμα σας για θέματα ορθογραφίας και γραμματικής. Τα σημειώματα συνήθως θεωρούνται επαγγελματικά έγγραφα. Τα απρόσεκτα λάθη και η απροσεξία στη γραμματική μπορεί να αντικατοπτρίζουν ελάχιστα τον συγγραφέα.
