Τα συστήματα αρχειοθέτησης θεσπίζουν διαδικασίες γραφείου που οργανώνουν πληροφορίες σύμφωνα με συνεπείς κανόνες που καθιστούν εύκολη την εύρεση πληροφοριών. Τα συστήματα αρχειοθέτησης οργανώνουν έγγραφα που αποστέλλουν στην εταιρεία άλλα άτομα και οργανώσεις, αρχεία των εσωτερικών δραστηριοτήτων της εταιρείας και αρχεία πληροφοριών που στέλνει η εταιρεία σε άλλες εταιρείες και ιδιώτες.
Εισερχόμενα και Εξερχόμενα
Τα εξερχόμενα περιέχουν τα εξερχόμενα έγγραφα πριν διανεμηθούν. Τα εξερχόμενα έγγραφα περιλαμβάνουν εξερχόμενα μηνύματα, φαξ ή έγγραφα για σάρωση και αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οντότητες εκτός του οργανισμού. Τα εισερχόμενα περιέχουν εισερχόμενα έγγραφα προτού υποβληθούν ή διανεμηθούν εσωτερικά. Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν σημειώματα. έγγραφα που περιγράφουν λεπτομερώς ένα νέο έργο, πρωτοβουλία ή πελάτη · και τα έγγραφα που περιέχονται στο ταχυδρομείο. Ορισμένα εισερχόμενα έχουν δύο τμήματα. Μια ενότητα περιλαμβάνει έγγραφα που περιέχουν υπάρχοντα αρχεία και σε άλλη ενότητα υπάρχουν έγγραφα που χρειάζονται ένα νέο αρχείο.
$config[code] not foundΑρχεία και κατηγορίες
Τα αρχεία είναι φάκελοι που περιέχουν πληροφορίες που ανήκουν μαζί σύμφωνα με όνομα, ημερομηνία, θέμα, τοποθεσία, έργο ή άλλα δεδομένα. Τα πολλά αρχεία ομαδοποιούνται ανά κατηγορίες. Συχνά αυτές οι κατηγορίες έχουν εκχωρηθεί έγχρωμοι και έγχρωμοι κωδικοί ή αυτοκόλλητα χρησιμοποιούνται για εύκολη αναφορά σε αυτές τις κατηγορίες. Τα συστήματα αρχειοθέτησης καθορίζουν τη λογική τοποθέτηση των μεμονωμένων αρχείων σε μια κατηγορία. Για παράδειγμα, το γραφείο ενός γιατρού μπορεί να έχει κατηγορίες με κωδικό χρώματος που αντιστοιχούν σε κάθε γράμμα του αλφαβήτου για τα επώνυμα ασθενών. Άλλα συστήματα αρχειοθέτησης οργανώνουν αρχεία ανά θέμα, αριθμητικές, γεωγραφικές και χρονολογικές κατηγορίες και θέσεις.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑλληλογραφία
Η εισερχόμενη αλληλογραφία αποθηκεύεται σε αρχεία που αφορούν τις πληροφορίες των εγγράφων. Οι εταιρείες βάζουν αντίγραφα των απαντήσεων στην εισερχόμενη αλληλογραφία στο ίδιο αρχείο με τα αρχικά εισερχόμενα έγγραφα. Ορισμένες εταιρείες σφραγίζουν φωτοαντίγραφα ολοκληρωμένων απαντήσεων για να τις διακρίνουν από τις απαντήσεις που δεν έχουν ακόμη παραδοθεί. Ομοίως, φωτοαντίγραφα των εξερχόμενων εγγράφων αποθηκεύονται σε αρχεία που αφορούν πληροφορίες στα έγγραφα και αποθηκεύονται στο ίδιο αρχείο με οποιαδήποτε απόκριση που λαμβάνει η εταιρεία στα εν λόγω έγγραφα.
Εσωτερική διανομή
Τα εισερχόμενα περιέχουν έγγραφα που διανέμονται μέσα σε έναν οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων ταχυδρομείου για μεμονωμένους υπαλλήλους, σημειώματα και άλλα φυσικά έγγραφα που λαμβάνουν οι μεμονωμένοι υπάλληλοι. Τα εσωτερικά έγγραφα εισερχομένων διανέμονται στους υπαλλήλους με την τοποθέτηση των εγγράφων στα κουτιά πτώσης των εργαζομένων και μερικές φορές με σάρωση ή αποστολή με φαξ του εγγράφου σε απομακρυσμένους υπαλλήλους.
Κλειδί αρχειοθέτησης
Εάν δεν υπάρχει υπάρχον αρχείο που αντιστοιχεί λογικά με ένα νέο έγγραφο, δημιουργείται ένα νέο αρχείο για να το αποθηκεύσει. Ομοίως, δημιουργείται μια νέα κατηγορία για ένα νέο έγγραφο, εάν δεν υπάρχει υπάρχουσα κατηγορία που να ταιριάζει με το έγγραφο. Τα πλήκτρα αρχείων παρέχουν ένα ευρετήριο για ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Τα αρχεία αρχείων καταγράφουν και κωδικοποιούν όλες τις κατηγορίες σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης και υποδεικνύουν τον τρόπο με τον οποίο οργανώνονται οι πληροφορίες σε κάθε κατηγορία. Κάθε φορά που δημιουργείται μια νέα κατηγορία, το κλειδί αρχείου ενημερώνεται και διανέμεται στο υπόλοιπο προσωπικό ή εμφανίζεται σε ένα κεντρικό σημείο αναφοράς.
