Το σημείωμα είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους επικοινωνίας με τους συναδέλφους και τους ανωτέρους σας. Η επίτευξη του σημείου σας με σαφή και συνοπτικό τρόπο και η χρήση του σωστού τόνου είναι τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν γράφετε ένα σημείωμα. Μερικές φορές ο τόνος που χρησιμοποιείτε στα μηνύματα μεταξύ των γραφείων θα αλλάξει ανάλογα με το άτομο στο οποίο γράφετε, αλλά οι σημειώσεις προς τους επικεφαλής των υπηρεσιών πρέπει πάντα να διατηρούν έναν σοβαρό και σεβασμό τόνο.
$config[code] not foundΔημιουργήστε την επικεφαλίδα σας. Η επικεφαλίδα ενός σημειώματος είναι μια ενότητα τεσσάρων γραμμών που περιλαμβάνει μια γραμμή "προς" (γράψτε το όνομα του επικεφαλής του τμήματος και τον τίτλο εργασίας του), μια γραμμή "από" (το όνομά σας συν τον τίτλο σας), μια "γραμμή ημερομηνίας" και μια γραμμή "θέμα". Όλες οι σημειώσεις χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο επικεφαλίδας.
Γράψτε το άνοιγμα στη σημείωσή σας. Αυτή είναι μια επισκόπηση του τι είναι το σημείωμα. Πείτε μου γιατί γράφετε το σημείωμα, οποιαδήποτε συγκεκριμένη ενέργεια υποδηλώνει το σημείωμά σας και το πλαίσιο που σας έκανε να γράψετε το σημείωμά σας κατά πρώτο λόγο.
Γράψτε το σώμα της σημείωσής σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο εξηγείτε τις πληροφορίες που έχετε αγγίξει στο άνοιγμά σας. Θα θελήσετε να συμπεριλάβετε οποιαδήποτε πληροφορία υποστηρίζει τον κύριο σκοπό της σημείωσης σας.
Γράψτε ένα κλείσιμο. Ένα υπόμνημα που κλείνει συνοπτικά συνοπτικά το σημείωμα καθώς και συζητήσεις για τη δυνατότητα συνάντησης παρακολούθησης.
Προσθέστε τυχόν συνημμένα. Σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επισυνάψετε ηλεκτρονικά όλα τα απαραίτητα υλικά. Στις σημειώσεις χαρτιού, θα θελήσετε να συνδέσετε φυσικά οποιοδήποτε επιπλέον υλικό. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρατε τα συνημμένα σας κάπου στο σημείωμά σας. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια ενότητα συνημμένων στο τέλος του σημειώματος, αν θέλετε.
Υπόδειξη
Ορισμένα σημειώματα μπορεί να είναι πολύ σύντομα. Αφήστε τη συγκεκριμένη κατάσταση να υπαγορεύσει πόσο γράφετε. Να θυμάστε πάντα το κοινό σας όταν γράφετε σημειώματα. Σε αυτή την περίπτωση το ακροατήριο είναι ο επικεφαλής του τμήματος σας. Μη γράφετε τίποτα που δεν θα λέγατε σε έναν από τους προϊσταμένους σας.
