Οι διοικητικοί βοηθοί και το λοιπό προσωπικό του γραφείου θα χρειαστούν ορισμένες βασικές δεξιότητες γραφείου για να διατηρήσουν μια επιτυχημένη καριέρα. Κάποιοι εργοδότες προσφέρουν την επαγγελματική κατάρτιση, αλλά οι περισσότερες θέσεις που απαιτούν γραπτή εργασία απαιτούν προηγούμενη εμπειρία στην εκτέλεση καθηκόντων γραφείου. Τα γυμνάσια, οι τεχνικές σχολές, οι επαγγελματικές σχολές και τα προγράμματα εξ αποστάσεως εκπαίδευσης προσφέρουν μαθήματα κατάρτισης αφιερωμένα στις βασικές δεξιότητες γραφείου.
$config[code] not foundΠίνακας διανομής
Η βασική εκπαίδευση γραφείου πρέπει να περιλαμβάνει μαθήματα σχετικά με τον τρόπο χρήσης ενός βασικού τηλεφωνικού συστήματος πολλαπλών γραμμών. Οι εκπαιδευόμενοι πρέπει να κατανοήσουν πώς να απαντήσουν σε κλήσεις με ευχάριστο και επαγγελματικό τρόπο, πώς να θέσουν τους πελάτες σε αναμονή, πώς να μεταφέρουν κλήσεις σε άλλες θέσεις εντός του γραφείου, πώς να διευκολύνουν τις κλήσεις συνδιάσκεψης και πώς να αποκτήσουν πρόσβαση στον τηλεφωνητή για τα μηνύματα της εταιρείας.
Υπολογιστικές δεξιότητες
Η χρήση του υπολογιστή είναι μια από τις πιο σημαντικές βασικές δεξιότητες γραφείου. Η εκπαίδευση θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο ενεργοποίησης και απενεργοποίησης του υπολογιστή, τον τρόπο χρήσης του ποντικιού, τον τρόπο μεγιστοποίησης και ελαχιστοποίησης των οθονών, καθώς και τον τρόπο πρόσβασης και αλλαγής των ρυθμίσεων του υπολογιστή. Οι εκπαιδευόμενοι θα πρέπει να λαμβάνουν διδάγματα σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ενός βασικού εγγράφου και να το στείλουν στον εκτυπωτή. Θα πρέπει επίσης να μάθουν τις βασικές δεξιότητες πληκτρολόγησης και να εξασκήσουν την αυξανόμενη ταχύτητα πληκτρολόγησης. Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν υπολογιστές για σάρωση και αποστολή φαξ σε σημαντικά έγγραφα. οι εκπαιδευόμενοι στο γραφείο θα πρέπει να μάθουν πώς να το κάνουν αυτό, καθώς και τον τρόπο αντιμετώπισης και επιδιόρθωσης απλών προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν από υπολογιστή.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαδίκτυο και Προγράμματα Υπολογιστών
Γνωρίζοντας πώς να χρησιμοποιήσετε το Διαδίκτυο και άλλα κοινά προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών είναι πολύτιμες γραφικές δεξιότητες. Η κατάρτιση πρέπει να περιλαμβάνει τον τρόπο αναζήτησης βάσεων δεδομένων στο Διαδίκτυο, όπως το Google και το Yahoo, και τον τρόπο πρόσβασης και χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένες εταιρείες σύγχρονης ημέρας χρησιμοποιούν ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης για σκοπούς αλληλογραφίας, διαφήμισης και μάρκετινγκ. η εκπαίδευση στις βασικές δεξιότητες γραφείου θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα σεμινάριο σε ιστότοπους όπως το Facebook και το Twitter. Η εκπαίδευση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει μαθήματα σε λειτουργικά συστήματα υπολογιστών όπως τα Windows, καθώς και δεξιότητες στη δημιουργία εγγράφων μέσω του Microsoft Word, δημιουργία και συντήρηση υπολογιστικών φύλλων μέσω του Microsoft Excel, αλληλογραφία μεταξύ των γραφείων με το Microsoft Outlook, οδηγίες για το πώς να συγκεντρώνονται βασικές παρουσιάσεις με Power Point, και τη βασική λογιστική και τη λογιστική με το Quickbooks.
Δέκα πλήκτρα Προσθήκη μηχανήματος
Βασικές δεξιότητες γραφείου περιλαμβάνουν γενικά μικρή ποσότητα λογιστικής. Οι εκπαιδευόμενοι θα πρέπει να λαμβάνουν οδηγίες σχετικά με τη χρήση μηχανής προσθήκης δέκα κλειδιών για την τιμολόγηση και τον υπολογισμό των στοιχείων και αριθμών της εταιρείας.
Υποβολή
Ο οργανισμός είναι μια βασική ικανότητα γραφείου. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο χρειάζονται εκπαίδευση για τον τρόπο κατηγοριοποίησης και αλφαβητισμού των εγγράφων γραφείου, καθώς και για το πώς να αποκαταστήσει την τάξη στα παρωχημένα συστήματα αρχειοθέτησης.
