Οι εικονικές ομάδες είναι ο δρόμος του μέλλοντος. Σιγά-σιγά αλλά σίγουρα, οι επιχειρήσεις όλων των μεγεθών ξυπνούν για την τεράστια δυνατότητα που προσφέρει η απομακρυσμένη πρόσληψη.
Όταν η ίδια η τοποθεσία είναι μη-παράγοντας, μια επιχείρηση μπορεί να μισθώσει το καλύτερο από οπουδήποτε στη χώρα, και μάλιστα στον κόσμο.
Λειτουργεί καλά και για τους εργαζόμενους. Οι άνθρωποι επιμένουν ολοένα και περισσότερο στην ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής στη ζωή τους και κανείς δεν είναι οπαδός των βιαστικών πρωινών, των καθημερινών μετακινήσεων ή της αλυσοδεψίας στα γραφεία τους για πολλές ώρες σε ένα τέντωμα. Σύμφωνα με τουλάχιστον μία αναφορά, οι χιλιετίες προτιμούν να εργάζονται εξ αποστάσεως. Οι ψηφιακοί νομάδες δεν συμπαθούν τον συμβατικό τρόπο εργασίας και βασίζονται στην απομακρυσμένη εργασία για να κερδίσουν τα προς το ζην καθώς ταξιδεύουν σε όλο τον κόσμο.
$config[code] not foundΑλλά η διαχείριση των εικονικών ομάδων φέρνει μαζί της τις δικές της προκλήσεις. Μπορεί να είστε μια παραδοσιακή επιχείρηση με λίγους εικονικούς υπαλλήλους ή μια εντελώς εικονική εταιρεία. Ανεξάρτητα από το αν είστε εν όλω ή εν μέρει εικονικοί, εδώ είναι μερικές από τις δοκιμασμένες μας τακτικές για τον εξορθολογισμό της εργασίας σε διάφορες ηπείρους και ζώνες ώρας και βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι παραμένουν ευχαριστημένοι και παρακινημένοι.
Τακτική για τη διαχείριση των εικονικών ομάδων
Διατηρήστε την παραγωγικότητα και την υπευθυνότητα στο κομμάτι
Αυτή είναι η μεγαλύτερη πρόκληση στη διαχείριση των εικονικών ομάδων. Η ομάδα σας δεν είναι φυσικά παρούσα για να παρακολουθήσετε. Και οι εργαζόμενοι δεν τους αρέσει να διακόπτονται συχνά μέσω e-mail ή chat, ώστε να μπορείτε να μάθετε την κατάσταση της δουλειάς τους.
Η τοποθέτηση δομών μπορεί να βοηθήσει τα πράγματα να μετακινηθούν ομαλά, μειώνοντας την απογοήτευση από τον εργοδότη, παρέχοντας σαφή καθοδήγηση στους εργαζομένους.
Τα εργαλεία παραγωγικότητας όπως τα Trello, Asana, Basecamp και ClickUp αποδεικνύονται άγρια δημοφιλή για έναν λόγο.
Αυτά τα εργαλεία είναι πλούσια σε χαρακτηριστικά και εύχρηστα. Με το Trello μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικούς πίνακες, να προσθέσετε μέλη, να ορίσετε έργα και να ορίσετε ημερομηνίες λήξης. Όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν πρόσβαση στο ταμπλό και να ενημερωθούν για τις αλλαγές.
Τα αρχεία μπορούν να μεταφορτωθούν για αναφορά και συνομιλίες που πραγματοποιούνται γύρω από τα έργα για να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Τα μέλη της ομάδας ενημερώνονται όταν αναφέρονται σε μια εργασία, πράγμα που εξοικονομεί χρόνο αφού δεν χρειάζεται να μεταβείτε σε μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων ή να τραβήξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δείτε το σημείο.
Ένα εργαλείο που βασίζεται στο Kanban, όπως το MeisterTask, μπορεί να απλοποιήσει περαιτέρω τα καθήκοντά του και να βοηθήσει στη διοίκηση της ομάδας.
Αυτό το πλούσιο σε χαρακτηριστικά εργαλείο διαχείρισης έργων είναι αισθητικά ελκυστικό και κάνει έναν τόνο εργασίας. Δημιουργώντας εργασίες, αναθέτοντάς τους και ακολουθώντας την πρόοδο - όλα εκτελούνται ομαλά. Τα μέλη μπορούν να μετατρέψουν τις εργασίες σε συζητήσεις των ειδών μεταφορτώνοντας τα αρχεία τους ως σχετικό υλικό αναφοράς ή προσωπικά δεδομένα. Είναι πιο εύκολο από ποτέ να δούμε σε ποιον έχει ανατεθεί το τι και το καθεστώς της δουλειάς τους.
Η ενσωμάτωσή του με ευρέως χρησιμοποιούμενες εφαρμογές αποθήκευσης cloud όπως Dropbox, Box, Bitbucket και Google Drive καθιστά ακόμα πιο χρήσιμη. Για όσους πιστεύουν στη δύναμη των χαρτών μυαλού θα είναι ευτυχείς να γνωρίζουν ότι το MeisterTask σας φέρνει σε επαφή με τους ίδιους ανθρώπους που μας έδωσαν το MindMeister, το βραβευμένο λογισμικό χαρτογράφησης μυαλού με τους οπαδούς σε όλο τον κόσμο. Το Brainstorming σε ομάδες και τοποθεσίες είναι εύκολο, διασκεδαστικό και παραγωγικό με το MindMeister και τώρα ενσωματώνεται στο MeisterTask, έτσι ώστε οι ιδέες που παράγονται στους χάρτες μυαλού να μεταφερθούν αμέσως στο εργαλείο διαχείρισης έργου. Αυτές οι ιδέες θα εμφανιστούν ως καθήκοντα στο MeisterTask για να δουν όλοι και για τους επιλεγέντες να ενεργήσουν.
Ένα καλό εργαλείο διαχείρισης έργων λειτουργεί με τρόπο που να δίνει σαφήνεια στους υπαλλήλους και να προωθεί τη λογοδοσία. Με όλες τις οδηγίες που παρουσιάζονται με σαφήνεια στο ταμπλό, δεν υπάρχουν περιθώρια για δικαιολογίες ή κακή επικοινωνία. Το πιο σημαντικό είναι ότι βοηθά τις ομάδες να προωθήσουν τα σχέδιά τους με συνεκτικό τρόπο. Κάνετε την έρευνά σας πριν αποφασίσετε για το εργαλείο για την απομακρυσμένη ομάδα σας, αλλά μην πάρετε ένα.
Κρατήστε τακτικές αλλά παραγωγικές συναντήσεις
Οι συναντήσεις είναι ακόμα πιο σημαντικές όταν ασχολούμαστε με εικονικές ομάδες, καθώς αυτή μπορεί να είναι η μόνη φορά που θα συναντήσετε, να το πω έτσι.
Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό (και εξανθρωπιστικό) βήμα στη διαχείριση των απομακρυσμένων εργαζομένων, ή μπορείτε να τους αποξενώσετε. Εκτός αυτού, οι τακτικές συναντήσεις είναι επίσης χρήσιμες και βοηθούν να κρατηθούν τα πράγματα σε καλό δρόμο. Μπορεί επίσης να είναι η μοναδική φορά που τα μέλη της ομάδας μιλούν πραγματικά μεταξύ τους.
Ωστόσο, για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις συναντήσεις, πρέπει να καθοδηγούνται από σαφείς ατζέντες, οι οποίοι επίσης γνωστοποιούνται σαφώς στους συμμετέχοντες. Οι απρογραμμάτιστες ad hoc συνεδριάσεις οδηγούν μόνο σε μεγαλύτερη σύγχυση.
Ένα εργαλείο όπως το Pinstriped μπορεί να είναι τεράστια βοήθεια. Σας βοηθά να προετοιμαστείτε για τη συνάντηση δημιουργώντας μια ατζέντα και συγκεντρώνοντας όλο το σχετικό περιεχόμενο ώστε όλοι να έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να είναι έτοιμες για τη συνάντηση. Το εργαλείο σας βοηθά επίσης να εκτελέσετε τη συνάντηση, καθιστώντας εύκολη τη συνέχιση των συναντήσεων, την καταγραφή των ενεργειών και των αποφάσεων και την ανταλλαγή πληροφοριών με τους συμμετέχοντες έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν από την αρχή μέχρι το τέλος.
Εξερευνήστε παρόμοια εργαλεία για να βρείτε την καλύτερη σας εφαρμογή. Δεν το κάνετε αναγκαίως χρειάζονται ένα εργαλείο από αυτή την άποψη, είναι απλά ότι το να έχεις ένα καλό κάνει πολύ πιο εύκολο για όλους τους εμπλεκόμενους. Και σκεφτείτε όλη την ώρα που θα εξοικονομήσετε!
Κάντε Διασκέδαση Brainstorming
Λέγεται ότι οι οικογένειες που τρώνε μαζί, μένουν μαζί.
Θα μπορούσαμε να πούμε ότι οι επιχειρήσεις που συναναστρέφονται μαζί, μεγαλώνουν μαζί.
Γιατί δεν σχοινί σε όλους όταν ψάχνετε για ανακαλύψεις; Είτε πρόκειται για το σχεδιασμό μιας νέας ιστοσελίδας, για ένα νέο λογότυπο, είτε για το σχεδιασμό μιας νέας καμπάνιας, υπάρχει κάτι σχετικά με το οπτικά σχεδιασμένο περιεχόμενο που ενεργοποιεί ιδέες και ιδέες. Τα εργαλεία online whiteboard, όπως το Stormboard ή το RealtimeBoard, μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις που χρειάζονται τακτικά τη συμμετοχή των μελών της ομάδας τους.
Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν την εξ αποστάσεως συνεργασία, όπου τα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο whiteboard από διάφορες τοποθεσίες και να συμβάλλουν σε ιδέες σαν να ήταν στο ίδιο δωμάτιο. Οι έννοιες και τα σχέδια επεξεργασίας και επεξεργασίας είναι απλά, όπως και οι σχετικές συζητήσεις. Είναι μια διασκεδαστική και παραγωγική άσκηση για όλους τους εμπλεκόμενους.
Η διαχείριση οποιασδήποτε ομάδας είναι μια πρόκληση, είτε φυσική είτε ουσιαστική. Αλλά με λίγο προγραμματισμό και τα σωστά εργαλεία στο οπλοστάσιό σας, μπορείτε να αξιοποιήσετε όλες τις δυνατότητες της απομακρυσμένης ομάδας σας. Οι εργαζόμενοι που αισθάνονται χρήσιμοι και εκτιμώμενοι έχουν κίνητρο να δώσουν περισσότερα. Είναι ένα win-win για όλους τους εμπλεκόμενους.
Φωτογραφία μέσω Shutterstock
4 Σχόλια ▼
