Πηγαίνετε σε οποιαδήποτε εταιρεία σε όλη τη χώρα και είστε αναμφισβήτητα θα συναντήσετε ένα προσωπικό που ασκεί τυπικά καθήκοντα γραφείου. Θα μπορούσε μάλιστα να μοιάζει με τις σκηνές που έχετε δει στην τηλεόραση. Το προσωπικό βοηθά τους διαχειριστές να ανταποκριθούν σε οποιεσδήποτε ανάγκες του πελάτη είναι σε μια συγκεκριμένη ημέρα και διαχειρίζονται τα έγγραφα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών βιβλίων, αρχειοθέτησης και εισαγωγής δεδομένων. Οι θέσεις του γραφείου περιλαμβάνουν ρόλους όπως γραμματέας, βοηθός πωλήσεων, υπάλληλος γραφείου και ρεσεψιονίστ.
$config[code] not foundΑπάντηση στο τηλέφωνο
Πολλά καθήκοντα γραφείου περιλαμβάνουν την ομιλία απευθείας με το κοινό. Οι βοηθοί γραφείου ή οι ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν απαντούν στις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, μεταφέρουν κλήσεις σε διαχειριστές και άλλους υπαλλήλους και λαμβάνουν μηνύματα. Αυτός ο στόχος απαιτεί άριστες διαπροσωπικές δεξιότητες και σαφή φωνή ομιλίας.
Χρήση εξοπλισμού γραφείου
Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, τελικά θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε κάποιο από τα μηχανήματα. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την παραγωγή αντιγράφων χρησιμοποιώντας το φωτοτυπικό μηχάνημα, την αποστολή φαξ, τη χρήση του Internet και την πραγματοποίηση εκτυπώσεων. Η εκπαίδευση για κάθε συσκευή παρέχεται επί τόπου από επιβλέποντες ή άλλους έμπειρους υπαλλήλους.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕισαγωγή δεδομένων
Τα έντυπα δημιουργούνται από πρότυπα και χρειάζεται ένα πραγματικό άτομο να εισάγει τα δεδομένα στα κενά πεδία. Τα έντυπα, οι παραγγελίες και οι εκθέσεις δημιουργούνται από επαγγελματίες του γραφείου - γραμματείς, γραμματείς εισόδου, βοηθοί ασφαλιστικών αποζημιώσεων - οι οποίοι είναι συνήθως σε θέση να πληκτρολογούν πολλές λέξεις ανά λεπτό πάνω από τη μέση ταχύτητα πληκτρολόγησης.
Χρηματοοικονομική
Από καιρό σε καιρό, τα καθήκοντα γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν επιχειρηματικά οικονομικά. Αυτό γίνεται συνήθως από γραμματείς γενικών γραφείων οι οποίοι δημοσιεύουν πληρωμές πελατών και πραγματοποιούν οικονομικές επαληθεύσεις.Οι πληρωτέοι λογαριασμοί χειρίζονται τους εξερχόμενους λογαριασμούς της εταιρείας, ενώ οι εισπρακτέοι λογαριασμοί ελέγχουν τις εισερχόμενες πληρωμές πελατών. Οι διοικητικοί βοηθοί ενδέχεται να χρειαστεί να καταρτίζουν οικονομικές εκθέσεις για τους επόπτες.
Προετοιμασία αναφοράς
Οι αναφορές αποτελούν μεγάλο μέρος των καθηκόντων γραφείου και για καλό λόγο. Οι διαχειριστές χρειάζονται εκθέσεις γραφείου που καλύπτουν τον προϋπολογισμό και άλλες σημαντικές πληροφορίες της εταιρείας. Συνήθως, οι εκθέσεις καταρτίζονται από τους γραμματείς γραφείων και τους βοηθούς διοίκησης. Αυτές οι αναφορές μπορεί να αφορούν άτομα μέσα στην εταιρεία και να παραδίδονται προσωπικά ή για μια εταιρεία σε όλη την πόλη ή σε ολόκληρη τη χώρα, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω υπηρεσίας παράδοσης.
