Υπάρχει ένα έργο γραφής μπροστά σας … και ένα κενό κομμάτι χαρτί. Σε έναν κρύο ιδρώτα, αρχίζετε να πιστεύετε ότι θα ήταν ευκολότερο να προσλάβετε έναν copywriter (μετά από όλα, δεν πήγες στην επιχείρηση για να είσαι συγγραφέας). Ξανασκέψου το. Με πέντε απλά βήματα και μερικές πρακτικές, μπορείτε να είστε ο δικός σας copywriter και να επανεπενδύσετε τα χρήματα που θα ξοδέψατε για εξωτερική βοήθεια για την επιχείρησή σας.
Γιατί η επιχειρησιακή γραφή είναι σημαντική
Ο λόγος που γράφεται ή οποιοσδήποτε είδους επιχειρηματική επικοινωνία είναι σημαντικός είναι ο ίδιος λόγος που ασχολούμαστε με τις επιχειρήσεις: τη δημιουργία θετικών επιχειρηματικών αποτελεσμάτων. Η αποτελεσματική επιχειρηματική γραφή μπορεί να προωθήσει θετικά επιχειρηματικά αποτελέσματα με πολλούς τρόπους, όπως:
- Δημιουργία αξίας για τα ενδιαφερόμενα μέρη
- Βοηθώντας να ευθυγραμμιστούν οι ενδιαφερόμενοι με τις στρατηγικές και τους στόχους της εταιρείας
- Επιτρέποντας στον συγγραφέα να εμπλακεί σε συνεχή εκμάθηση
Οι παρακάτω προτάσεις γραφής θα βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο γράφετε ανά πάσα στιγμή - από ανεπίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πλήρη επιχειρηματική πρόταση. (Το μόνο που θα ποικίλει είναι ο χρόνος που αφιερώνεται σε κάθε εργασία γραφής.)
Βήμα 1: Γνωρίστε το ακροατήριό σας.
Επικοινωνείτε επάνω, κάτω ή πλευρικά; Το κοινό σας είναι εσωτερικό ή εξωτερικό από τον οργανισμό σας; Αυτά είναι τα πιο βασικά ερωτήματα που σχετίζονται με το ακροατήριό σας. Εάν σταματήσετε εδώ στην έρευνά σας, πιθανότατα δεν έχετε αρκετές πληροφορίες για να προχωρήσετε περισσότερο στη διαδικασία γραφής.
Γνωρίστε τον αναγνώστη σας με οποιονδήποτε τρόπο μπορείτε. Αν είναι ένα συγκεκριμένο άτομο, έχουν έναν βοηθό που μπορεί να σας δώσει κάποια εικόνα; Ίσως οι άμεσες αναφορές του ατόμου να σας δώσουν κάποιους δείκτες; Υπάρχει ένα προφίλ του ατόμου που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα ενδιαφέροντά τους και το στυλ επικοινωνίας; Εάν πουλάτε ή επικοινωνείτε με την αλυσίδα διοίκησης, οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις μπορεί να είναι καθοριστική για το αν το ακροατήριό σας διαβάζει και ενεργεί για το γράψιμό σας.
Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε το προτιμώμενο στυλ επικοινωνίας του αναγνώστη σας. Σκεφτείτε πώς επικοινωνούν μαζί σας και με άλλους. Θέλουν να «φτάσετε στο σημείο», ή αρχίζουν να ρωτούν πώς κάνει η οικογένειά σας; Η επικρατούσα σοφία στην αμερικανική γραπτή επικοινωνία είναι να φτάσουμε κατευθείαν στο σημείο. ωστόσο; πολλοί επαγγελματίες του κλάδου προτιμούν να οικοδομήσουν μια σχέση πρώτα και δεν θα διαβάσουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας αν νιώθουν υποτιμημένες από την επικοινωνία που πηγαίνει δεξιά στην επιχείρηση. Γνωρίζοντας το ακροατήριό σας σημαίνει να ξέρετε πού να θέσετε το βασικό σας σημείο: στην αρχή ή στο τέλος.
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε όταν εξετάζετε το κοινό σας είναι να γνωρίζετε τι τους ενδιαφέρει. Δεν υπάρχει τίποτα κακό με την ερώτηση "Τι είναι αυτό για μένα;" Αν δεν το ρωτάτε για λογαριασμό του αναγνώστη σας, το μήνυμά σας μπορεί να παραβλεφθεί.
Βήμα 2: Αποφασίστε για το κανάλι επικοινωνίας.
Αφού γνωρίσετε το κοινό σας, μπορείτε να λάβετε τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το κανάλι που θα χρησιμοποιήσετε. Τα κανάλια ή οι τρόποι επικοινωνίας μπορούν να χωριστούν σε εσωτερικές ή εξωτερικές, επίσημες ή ανεπίσημες. Και πάλι, αυτό είναι μόνο το πρώτο βήμα. Εξετάστε αν ο αναγνώστης θα περάσει τις πληροφορίες σας. Εάν ναι, σε ποιον θα το περάσει; Αυτές οι ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν χρειάζεστε ένα φυλλάδιο, επιστολή, σημείωμα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή άλλη μορφή γραφής των επιχειρήσεων.
Ενα παράδειγμα: Θα γράψουμε στον επόπτη μας για να τον πείσουμε ότι πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή νέα πολιτική σχετικά με την απαίτηση αμειβόμενης άδειας. Δεδομένου ότι πρόκειται για μια πιο τυπική, εσωτερική αίτηση, θα χρησιμοποιήσουμε μια μορφή υπομνήματος. Το υπόμνημα θα είναι γραμμένο κατά τέτοιο τρόπο ώστε ο επόπτης να μπορεί να το διαβιβάσει στον Διευθυντή του Ανθρώπινου Δυναμικού για συζήτηση.
Βήμα 3: Ομαδοποιήστε την επιθυμητή ενέργεια.
Κατά τη διάρκεια των εργαστηρίων στην επιχειρηματική γραφή, οι συμμετέχοντες καταλαβαίνουν συχνά το κοινό και το κανάλι επικοινωνίας, αλλά στο σημείο όπου πρέπει να προσδιορίσουν τον γενικό τους στόχο, σκέφτονται ότι «θέλω να το διαβάσουν». Ο στόχος αυτός δεν ανταποκρίνεται στον σκοπό της επιχείρησης γραφή - για να αλλάξετε τη συμπεριφορά. Η ομιλία σε ό, τι θέλετε από τον αναγνώστη ενθαρρύνει συγκεκριμένη δράση. Θέλετε ο αναγνώστης να ακολουθήσει μια νέα πολιτική; Θέλετε να καλέσουν για προσφορά ή δοκιμαστική προσφορά; Προτείνετε μια αλλαγή ή κάνοντας ένα αίτημα που χρειάζεται άμεση δράση;
Εάν δεν είστε σαφείς σχετικά με την ιδανική προκύπτουσα δράση, ο αναγνώστης σας θα είναι ασαφής, πάρα πολύ - και είναι λιγότερο πιθανό να ενεργήσει. Από την άλλη πλευρά, έχοντας μια σαφή ιδέα για το ποιος είναι ο στόχος της επικοινωνίας σας, είναι πιο πιθανό να πείσετε τον αναγνώστη σας να ενεργήσει. Ο χρόνος είναι ουσιαστικός για την επιχειρηματική γραφή. Έχετε μόνο μια στιγμή να αφήσετε το κοινό να γνωρίζει ότι αυτό που έχετε να πείτε είναι πολύτιμο και χρειάζεται δράση.
Βήμα 4: Σκεφτείτε σαν ρεπόρτερ.
Όπως ένας δημοσιογράφος, απαντήστε στο "Five W's" - ποιος, τι, πού, πότε, γιατί (και πώς). Θυμηθείτε ότι η επιχειρησιακή γραφή είναι πιο ξεκάθαρη όταν είναι στο σημείο. Μην δώσετε ιστορία και "ενδιαφέρουσες" λεπτομέρειες φόντου εκτός αν σχετίζεται άμεσα με αυτό που θέλετε να κάνει ο αναγνώστης.
Εάν έχετε έναν αναγνώστη που του αρέσουν σημαντικές λεπτομέρειες, σκεφτείτε να απαντήσετε στις ακόλουθες ερωτήσεις στο γράψιμό σας:
- Γιατί φροντίζει ο αναγνώστης;
- Πώς ωφελεί ο αναγνώστης;
- Τι πρέπει να κάνει ο αναγνώστης;
- Πότε πρέπει να το κάνει ο αναγνώστης;
- Τι συμβαίνει εάν ο αναγνώστης αναλάβει δράση;
- Τι συμβαίνει εάν ο αναγνώστης δεν το κάνει ανάλαβε δράση?
- Ποιος άλλος θα επωφεληθεί; Γιατί;
- Πού πηγαίνει ο αναγνώστης για περισσότερες πληροφορίες;
Βήμα 5: Κλείστε την πώληση.
Ζητήστε την πώληση στο τέλος της επικοινωνίας της επιχείρησής σας. Ζητήστε από τον αναγνώστη τη δράση που περιμένετε και πότε το περιμένετε. Αυτή είναι η τεχνική "κλεισίματος" που είναι πιο αποτελεσματική για τα ακροατήρια των ΗΠΑ. Εάν γράφετε για ένα διεθνές ακροατήριο, υπάρχουν διάφορα βήματα που ενέχονται. Ωστόσο, παρέχοντας ένα συναρπαστικό τέλος θα ενισχύσει την επικοινωνία σας.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα παράδειγμα το οποίο χρησιμοποιεί και τα πέντε βήματα της διαδικασίας γραφής.
Για: Evan Datta Από: Soma Jurgensen, x555 Ημερομηνία: 29 Δεκεμβρίου 2010
Re: Αύξηση της απόδοσης των αιτημάτων αμειβόμενης καθυστέρησης (PTO) Σε μια πρόσφατη συνάντηση προσωπικού, μεταφέρθηκα στην επιθυμία σας να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μας, προκειμένου να δώσετε προτεραιότητα στον χρόνο μας και να ανακαλύψετε την ισορροπία εργασίας / προσωπικής ζωής ως οργάνωση. Οι προσεγμένες ιδέες σας εκείνη την ημέρα με ενέπνευσαν να προσφέρω μια δική μου ιδέα. Σκεφτείτε αυτό το σημείωμα ως αίτημα αλλαγής σε μια διαδικασία που κόστισε την εταιρεία μας αμέτρητες ώρες αναποτελεσματικότητας και επανασχεδιασμού. Οπλισμένοι με αυτό το αίτημα αλλαγής, μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη τακτική για να υπερασπιστείτε τη στρατηγική σας να εστιάζετε στους ανθρώπους, εξορθολογώντας τις διαδικασίες. Η τρέχουσα πολιτική είναι για τους υπαλλήλους να στέλνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τον επιβλέποντα για το PTO. Στη συνέχεια, ο επόπτης διερευνά τον αριθμό των ημερών που έχει ο υπάλληλος και συμπληρώνει εν μέρει ένα έντυπο για τον υπάλληλο να συμπληρώσει και να υπογράψει πριν εγκρίνει το αίτημα. Καθώς η εταιρεία μας αύξησε τον αριθμό των υπαλλήλων που αναφέρθηκαν σε κάθε διαχειριστή κατά τη διάρκεια της περσινής αναδιάρθρωσης, η ζήτηση για το χρόνο των διευθυντικών στελεχών για αιτήματα PTO αυξήθηκε εκθετικά. Με έναν μόνο βοηθό, ο διευθυντής HR κατακλύζεται με αιτήματα για αιτήσεις απόκτησης προσωπικού PTO των εργαζομένων. Το αποτέλεσμα είναι αρκετός χρόνος για την έρευνα και την ικανοποίηση των αιτημάτων, γεγονός που οδήγησε σε πολλά λάθη. Χρησιμοποιώντας το Intranet της εταιρείας για τη διανομή των εντύπων και την προσαρμογή του συστήματος HRIS με τα στοιχεία σύνδεσης των εργαζομένων, μεγάλο μέρος των ερευνών και των εντύπων θα μπορούσε να γίνει από τους ίδιους τους υπαλλήλους. Το νέο σύστημα θα λειτουργήσει ως εξής: Η υιοθέτηση αυτής της διαδικαστικής αλλαγής θα απελευθερώσει χρόνο για τους εργαζόμενους, τους διευθυντές και τον HR. Ο εξοικονομημένος χρόνος θα μπορούσε να δαπανηθεί σε προσωπική επαφή με υπαλλήλους που έχουν περισσότερες από συνήθεις ερωτήσεις, βελτιώνοντας την εξυπηρέτηση πελατών που παρέχει η HR. Η συνέχιση της τρέχουσας πολιτικής θα έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια χρόνου και πόρων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις απογοητεύσεις σχετικά με την τρέχουσα πολιτική, ο Βοηθός Ανθρώπινου Δυναμικού και εγώ είμαστε διαθέσιμοι να συναντηθούν μετά το πρώτο έτος. Είμαστε διαθέσιμοι για να παράσχουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες που υποστηρίζουν αυτή την αλλαγή σε μια συνάντηση με τον Διευθυντή Ανθρωπίνων Πόρων Αυτή η νέα διαδικασία μπορεί να εφαρμοστεί μέσα σε έξι μήνες, επιτρέποντας στην εταιρεία να επωφεληθεί από αυτό το ημερολογιακό έτος (2011) και γρήγορα επισημαίνοντας τη στρατηγική σας να εστιάζετε στους ανθρώπους με τον εξορθολογισμό της πολιτικής. Θα επικοινωνήσω μαζί σας μέσα σε μια εβδομάδα από την πρώτη του έτους για να συζητήσουμε περαιτέρω την ευκαιρία. Εάν έχετε εν τω μεταξύ ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί μου στην επέκταση μου στην κεφαλίδα του σημειώματος. Με εκτιμιση, XXXX
Τελευταία σχόλια Θυμηθείτε αυτό - ακόμη και αφιερώνοντας μερικά δευτερόλεπτα για να οργανώσετε τις σκέψεις σας χρησιμοποιώντας αυτή τη διαδικασία πέντε βημάτων μπορεί να βελτιώσει την εργασία σας, ανεξάρτητα από το περιεχόμενο. Μετά από κάθε βήμα αμοιβαία συμμετοχής μπορεί να σας επιτρέψει, ο συγγραφέας επιχειρήσεων, να διευκολύνει την ισχυρή επικοινωνία που έχει θετικά αποτελέσματα για την επιχείρησή σας.
