Αρκετά χρόνια πίσω ένα βιβλίο βγήκε ονομάζεται Ο υπεύθυνος του τυχαίου έργου. Πρόκειται για έναν οδηγό επιβίωσης, για τεχνίτες που ξαφνικά ρίχνονται στο ρόλο των διαχειριστών του έργου.
$config[code] not foundΤο βιβλίο αυτό δεν απευθυνόταν ειδικά στις μικρές επιχειρήσεις - αλλά η ιδέα πίσω από αυτό θα μπορούσε να ήταν.
Οι άνθρωποι που εργάζονται σε μικρές επιχειρήσεις μπορούν να προωθηθούν στο ρόλο του διαχειριστή έργου. Δεν έχουν ποτέ εκπαιδευτεί για το πώς να είναι διαχειριστές έργων και δεν θεωρούν ότι είναι δουλειά τους. Ωστόσο, το κάνουν. Πρόκειται για τυχαίους διαχειριστές έργων.
Πριν από λίγο καιρό μίλησα με τον Dennis Bilowus, Πρόεδρο και Διευθύνοντα Σύμβουλο της AEC Software. Η AEC διαθέτει ένα προϊόν που ονομάζεται Fast Track Schedule 9.
Η AEC στοχεύει στο προϊόν διαχείρισης έργων τους προς τους τυχαίους υπεύθυνους διαχείρισης έργων στις μικρές επιχειρήσεις - προσωπικό που δεν συνειδητοποιεί ότι λειτουργούν ως διαχειριστές έργων αλλά στην πραγματικότητα είναι. Αντιμέτωποι με βουνά δεδομένων, παίρνουν ρίχνονται στη διαχείριση των μερικές φορές πολύ σύνθετα έργα για την επιχείρηση. Μπορεί να χρειαστεί να καταλάβουν πώς να διαχειριστούν ένα έργο με τη μύγα - βάπτιση με φωτιά.
Αυτοί οι αθέλητοι διαχειριστές έργων μπορούν να ξεκινήσουν χρησιμοποιώντας λίστες απλών εργασιών ή υπολογιστικά φύλλα Excel. Μια ομάδα ανθρώπων συμμετέχει στα περισσότερα έργα, ώστε γρήγορα να βρεθούν να διαχειρίζονται πολλές μεταβλητές και χαλαρά άκρα. Καθίσταται δύσκολο να «βλέπεις» πώς όλοι ταιριάζουν μαζί και τις σχέσεις μεταξύ των καθηκόντων - δηλ. Εάν μια εργασία γλιστρά, πώς κυματίζει και επηρεάζει άλλα παραδοτέα ή προθεσμίες. Αισθάνεται χαοτική.
Εκεί έρχεται το προϊόν της AEC.
Με βάση την Sterling, Virginia, η AEC παρέχει τεχνολογία για να καλύψει τα κενά και να κάνει επαγγελματική δουλειά διαχείρισης έργων. Σας βοηθά να πάρετε τα βουνά των πληροφοριών και να το νοιώσετε. Αυτόματα παρακολουθεί τις σχέσεις μεταξύ των εργασιών και αν αλλάξει κάτι, προσαρμόζει τα σχετικά στοιχεία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το mindmap. Μπορείτε να εξάγετε το σχέδιο του έργου σε XML. Μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπό σας σε σχέδια έργου για να τα κάνετε επαγγελματικά και να προσθέσετε αξιοπιστία στο προϊόν εργασίας σας. (Περιήγηση στο προϊόν εδώ.)
Ζήτησα από τον Dennis να συγκρίνει το προϊόν της εταιρείας του με δύο κοινές διαθέσιμες σήμερα λύσεις: ηλεκτρονικές λύσεις και το Microsoft Project. Το πρόγραμμα Fast Track, σημειώνει, είναι πιο ισχυρό και μπορεί να χειριστεί πιο σύνθετα έργα από τις τυπικές online λύσεις entry-level. Το Fast Track Schedule, επισημαίνει, είναι ένα προϊόν "ένατη γενιά" και η AEC βρίσκεται εδώ και 20 χρόνια στην επιχείρηση λογισμικού που εστιάζει στο έργο. Επίσης, μπορείτε να πάρετε μαζί σας το προϊόν AEC σε φορητό υπολογιστή, όπως σε έναν ιστότοπο εργασίας, και δεν χρειάζεστε συνεχώς πρόσβαση στον Ιστό, όπως συμβαίνει με μια online λύση διαχείρισης έργου.
Ωστόσο, λέει, το προϊόν της AEC είναι πιο κατάλληλο για μικρότερους οργανισμούς από το Microsoft Project, κάτι που μπορεί να είναι υπερβολικό για ορισμένους οργανισμούς και δύσκολο να χρησιμοποιηθεί.
Όπως πάντα κάνω σε αυτούς τους τύπους συνεντεύξεων, ζήτησα παραδείγματα μερικών από τους τυπικούς πελάτες ή βιομηχανίες που χρησιμοποιούν το προϊόν της εταιρείας, για να δώσουν μια αίσθηση της αξίας που παρέχει. Τυπικοί πελάτες περιλαμβάνουν:
- Οι ομάδες ειδικών εφέ που εργάζονται σε ταινίες
- Διαφημιστικά γραφεία που εργάζονται σε πολύπλοκες διαφημιστικές καμπάνιες
- Διαχειριστές ακινήτων που διαχειρίζονται κτίρια και έργα ανάπτυξης
Έχω την εντύπωση ότι σήμερα υπάρχουν περισσότερες λύσεις διαχείρισης έργων στην αγορά. Ο Dennis επιβεβαίωσε ότι, επισημαίνοντας ότι σήμερα υπάρχει απλώς μεγαλύτερο ενδιαφέρον για το λογισμικό διαχείρισης έργων, ειδικά μεταξύ των μικρών επιχειρήσεων. Επιπλέον, η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων γίνεται ολοένα και περισσότερο απαίτηση για επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως με κρατικές συμβάσεις.
Σημείωσε επίσης ότι οι επιχειρηματίες έχουν μεγαλύτερη επίγνωση της διαχείρισης του έργου. Υπάρχουν σήμερα περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση έργων, συμπεριλαμβανομένων δωρεάν άρθρων σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης έργων.
Ένα από τα πράγματα που παρατήρησα είναι ότι το FastTrack9 κάνει όλο αυτό το επιχειρηματικό λογισμικό όλο και περισσότερο σήμερα: γεμίζει τα κενά της γνώσης και της κατάρτισης. Σε μικρότερες οργανώσεις, όπου αναγκαστικά πρέπει να είστε επικεφαλής των επιχειρήσεων, καθοδηγεί εσάς και τους υπαλλήλους σας να αναπτύξουν κάποια ικανότητα στην διαχείριση έργων χωρίς να χρειάζεται να είναι ειδικοί στη διαχείριση σχεδίων. Αυτή είναι ίσως η μεγαλύτερη αξία του επιχειρηματικού λογισμικού για μικρές επιχειρήσεις - ότι δίνει ένα επίπεδο εκτέλεσης που δεν θα είχατε διαφορετικά ή δεν θα μπορούσατε να αντέξετε οικονομικά χωρίς το λογισμικό.
Το Fast Track Schedule 9 κέρδισε το βραβείο Προϊόντος της Χρονιάς του 2006 από το περιοδικό Small Biz Technology Magazine.
1
