Για πολλούς, η πρόσκληση σε μια συνάντηση δεν είναι ευπρόσδεκτη. Σε πολλούς χώρους εργασίας, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν άφθονο χρόνο σε συναντήσεις που πολύ συχνά δεν επιτυγχάνουν τίποτε. Αντί να επιτρέπετε στη συνάντηση που τρέχετε να αναμειχθεί με τις υπόλοιπες άχρηστες - και ίσως και οδυνηρές - συναντήσεις που οι παρευρισκόμενοι μπορεί να έχουν προηγουμένως βιώσει, ορίστε το δικό σας από τον προγραμματισμό και την εκτέλεση της συνάντησης σας.
$config[code] not foundΘέτω στόχους. Όλες οι συναντήσεις πρέπει να έχουν σκοπό. Πριν από τη συνάντησή σας, αποφασίστε τι θέλετε να ολοκληρώσετε σε αυτό καθίστε. Κατά τη σύνταξη του στόχου σας, γράψτε μια συνοπτική και εύκολα κατανοητή δήλωση όπως "Για να επιλέξετε μια διαφημιστική καμπάνια για το τέταρτο τρίμηνο".
Προετοιμασία ατζέντας. Κατάλογος όλων των θεμάτων που θέλετε να συζητήσετε στη σύσκεψη με τη σειρά με την οποία θέλετε να τα συζητήσετε. Προσθέστε μεγαλύτερη σαφήνεια στην ατζέντα σας, τοποθετώντας ένα εκτιμώμενο χρονικό διάστημα δίπλα σε κάθε θέμα για να συζητήσετε, βοηθώντας σας να διασφαλίσετε ότι δεν έχετε συμπεριλάβει πάρα πολλά στοιχεία.
Μοιραστείτε το στόχο και την ατζέντα σας πριν από τη συνάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν μοιραστείτε τόσο τον σκοπό της συνάντησης όσο και την ημερήσια διάταξη με εκείνους που θα παρακολουθήσουν πριν από την άφιξή τους, θα τους επιτρέψετε να προετοιμαστούν ψυχικά για τη συνάντηση καθώς και να τους δώσουν την ευκαιρία να έρθουν προετοιμασμένοι με γραφειοκρατία ή άλλο υλικό που είναι προγραμματισμένο θέμα.
Καθιέρωση ρόλων. Επιλέξτε ένα άτομο για να λειτουργήσει ως γραμματέας και ζητήστε από αυτό το άτομο να κάνει σημειώσεις καθώς η σύνοδος εξελίσσεται. Εκχωρήστε έναν άλλο συμμετέχοντα στην συνεδρίαση για να ενεργεί ως υπεύθυνος χρόνου. Αυτό το άτομο θα παρακολουθεί το ρολόι και θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι θα ακολουθήσετε την προγραμματισμένη κατανομή του χρόνου σας για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης. Δηλώστε τον εαυτό σας τον συντονιστή της συνάντησης και αναλάβετε το καθήκον να μετακινείτε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης εγκαίρως και αποτελεσματικά.
Επαναλάβετε τον έλεγχο της συνάντησης, αν αυτό εξουδετερώνεται. Ιδιαίτερα εάν ένας συμμετέχων στη συνάντησή σας έχει μια τάση να οδηγήσει τις συσκέψεις σε παραπάτημα, είναι ζωτικής σημασίας να ασκήσετε την εξουσία σας ως ηγέτης της συνάντησης και να κρατήσετε τη συνεδρία σε πορεία. Για να γίνει αυτό αποτελεσματικά, θυμίζουν ευγενικά στο άτομο που προσπαθεί να καταλάβει τη συνάντηση του λόγου της συνάντησης και να του ζητήσει να σώσει τις ανησυχίες του για συζήτηση αργότερα.
Αναθέστε εργασίες. Καθώς προχωράτε στη συζήτησή σας και αποφασίζετε για πράγματα που πρέπει να κάνετε, αναθέστε αυτές τις εργασίες επί τόπου. Επίσης, ορίστε μια ημερομηνία λήξης για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας, βελτιώνοντας τις πιθανότητες να γίνει η εργασία. Ζητήστε από το άτομο να λάβει λεπτά συνάντησης για να καταγράψει αυτές τις αναθέσεις εργασιών.
Ολοκλήρωση της συνάντησης εγκαίρως. Εάν αφήσετε τη συνάντηση να περάσει από το προγραμματισμένο τελικό σημείο, θα διαπιστώσετε ότι πολλοί από τους συμμετέχοντες διανοητικά ελέγχουν έξω από το κάθισμα. Εάν φτάσετε στο τέλος του χρονικού διαστήματος που έχετε παραχωρήσει και έχετε αντικείμενα προς συζήτηση, τα καταθέστε σε μια μεταγενέστερη ημερομηνία από σεβασμό για όσους έδωσαν το χρόνο τους να παραστούν στη συνάντηση.
Μοιραστείτε λεπτά μετά τη συνάντηση. Στείλτε με e-mail τα πρακτικά της συνάντησης μαζί με ένα ευχαριστώ στους συμμετέχοντες για τη συνεργασία και την αφοσίωσή τους με 24 ώρες από τη λήξη της συνάντησης. Αν έχετε αναθέσει πολλές εργασίες κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, συμπεριλάβετε μια ευγενική υπενθύμιση στους συμμετέχοντες που θα ακολουθήσουν με τα ανατεθέντα στοιχεία.
