Γνωρίζατε ότι οι εργοδότες που δεν υποβάλλουν τα έντυπα υποβολής εκθέσεων με το IRS για τις οικονομικά προσιτές τιμές (Obamacare) μπορούν να υπόκεινται σε μέγιστη ποινή ύψους 3 εκατομμυρίων δολαρίων; Αυτό αρκεί για να σας κρατήσει τη νύχτα! Και αυτό είναι μόνο μια νομική απαίτηση.
Οι εργοδότες αντιμετωπίζουν σήμερα ένα ευρύ φάσμα απαιτήσεων για την τήρηση βιβλίων εργαζομένων, δεδομένου ότι αυτό το infographic από ComplyRight, μια εταιρεία αφιερωμένη στην απελευθέρωση των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων των επιβαρύνσεων συμμόρφωσης, καθιστά σαφές. Και οι απαιτήσεις αυτές φαίνεται να αυξάνονται κάθε χρόνο.
$config[code] not foundΟι γραφειοκρατικές διαδικασίες και τα βάρη καταγραφής μπορούν να πέσουν πιο έντονα στις μικρές επιχειρήσεις, επειδή οι μικρότερες οντότητες έχουν λιγότερα στελέχη για τη διαχείριση των λειτουργιών του ανθρώπινου δυναμικού ή μπορεί να μην διαθέτουν καθόλου τους ανθρώπινους πόρους. Αλλά τα καλά νέα είναι ότι η τεχνολογία μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε στην κορυφή των κανονιστικών απαιτήσεων συμμόρφωσης ως εργοδότης.
Ακολουθούν ορισμένες απαιτήσεις τήρησης αρχείων των εργαζομένων που μπορεί να σας εκπλήξουν (ή να σας προκαλέσουν σοκ):
Δημοσιεύσεις εργασίας
Όταν οι εργοδότες δημοσιεύουν διαφημίσεις για νέες θέσεις εργασίας, πρέπει να διατηρούν ρεκόρ για ένα έτος σύμφωνα με το νόμο περί διακρίσεων λόγω ηλικίας (ADEA).
Αιτήσεις εργασίας
Οι εργοδότες που καλύπτονται από τον ADEA, τον Αμερικανό με Αναπηρία Νόμο (ADA) και / ή τον Τίτλο VII του Νόμου περί Πολιτικών Δικαιωμάτων (Τίτλος VII) πρέπει να φυλάσσουν όλες τις αιτήσεις απασχόλησης στον φάκελο για τουλάχιστον ένα έτος. Η απαίτηση ενός έτους ισχύει και για τους εποχικούς και τους προσωρινά απασχολούμενους.
Επαναλαμβάνει
Τα αιτηθέντα βιογραφικά σημειώματα πρέπει να φυλάσσονται στον φάκελο για ένα έτος, ανά ADEA και ADA. Ωστόσο, δεν υπάρχει απαίτηση να διατηρούνται τα μη ζητηθέντα βιογραφικά.
Εγγραφές τερματισμού
Ο ADA και ο τίτλος VII απαιτούν να διατηρούνται όλα τα αρχεία τερματισμού για ένα έτος μετά την ημερομηνία λήξης της απασχόλησης του εργαζομένου.
Σχέδια παροχών
Η ADEA απαιτεί να διατηρούνται τα σχέδια παροχών για ένα έτος μετά τη λήξη του σχεδίου στο πλαίσιο της ADEA. Επιπρόσθετα, ο νόμος για την ασφάλεια των συνταξιοδοτικών εισοδημάτων των εργαζομένων (ERISA) απαιτεί τα αρχεία των σχεδίων παροχών να φυλάσσονται στο αρχείο για έξι χρόνια.
Αξιολογήσεις απόδοσης
Ο νόμος περί δίκαιων εργασιακών προτύπων (FLSA) απαιτεί να τηρούνται οι αξιολογήσεις των επιδόσεων για δύο χρόνια.
Εγγραφές φόρου ανεργίας
Σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο για την Ανεργία στην Ανεργία (FUTA), θα πρέπει να διατηρείτε αρχεία φόρου ανεργίας για τέσσερα έτη από την ημερομηνία ή την πληρωμή του φόρου, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.
I-9 Έντυπα
Τα έντυπα I-9 και οι συμπληρωματικές πληροφορίες επαλήθευσης που βεβαιώνουν ότι οι εργαζόμενοι επιτρέπεται να εργάζονται στις Η.Π.Α. πρέπει να φυλάσσονται για τρία έτη από την ημερομηνία μίσθωσης ή ένα έτος μετά την ημερομηνία τερματισμού, όποιο από τα δύο συμβεί αργότερα. Το εφαρμοστέο δίκαιο είναι ο νόμος περί μεταρρυθμίσεων και ελέγχου μεταναστών (IRCA).
ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Εάν έχετε συμβάσεις εργασίας με υπαλλήλους, θα πρέπει να διατηρήσετε όλες τις συμβάσεις για τρία χρόνια σύμφωνα με την FLSA.
Έντυπα OSHA για τραυματισμό και ασθένεια
Οι εργοδότες με 11 ή περισσότερους υπαλλήλους πρέπει να τηρούν όλες τις μορφές που αναφέρουν τραυματισμό ή ασθένεια για τουλάχιστον πέντε έτη μετά το τέλος του ημερολογιακού έτους.
Ένα συμπτωματικό τοπίο συμμόρφωσης
Όπως φαίνεται από τον παραπάνω κατάλογο, οι εργοδότες υπόκεινται σε ένα συνεχώς αυξανόμενο συνονθύλευμα νόμων για την τήρηση αρχείων εργαζομένων.
Δεν είναι μόνο ο αριθμός των νομικών απαιτήσεων που καθιστούν την συμμόρφωση πρόκληση. Είναι το γεγονός ότι οι νόμοι είναι πάντα μεταβαλλόμενοι - και πολύπλοκοι.
Οι νόμοι συχνά γεμίζουν με αποχρώσεις, εξαιρέσεις και λεπτομερείς ορισμούς. Οι απαιτήσεις τήρησης αρχείων μπορούν να καλύπτουν ορισμένους εργοδότες με βάση το μέγεθος ή τη βιομηχανία τους, αλλά όχι και τους άλλους.
Οι νόμοι επίσης αλλάζουν συχνά και προστίθενται νέοι νόμοι και κανονισμοί. Αν σας άρεσε η αλλαγή ή ο νέος νόμος, η επιχείρησή σας θα μπορούσε να καταβάλει έντονα πρόστιμα. Θυμηθείτε, η έλλειψη γνώσης συνήθως δεν είναι άμυνα.
Τεχνολογία: Βασικό ίδρυμα για τη συμμόρφωση του εργοδότη
Η τήρηση μητρώων εργαζομένων είναι ένας από τους τομείς εκείνους στους οποίους η τεχνολογία διαμορφώνει το πεδίο δράσης για τις μικρές επιχειρήσεις.
Μια καλή εφαρμογή αρχειοθέτησης εργαζομένων μπορεί να σας βοηθήσει να ανταποκριθείτε καλύτερα στις νομικές απαιτήσεις που ισχύουν για την επιχείρησή σας - αυτό είναι δεδομένο.
Αλλά το πιο σύγχρονο λογισμικό καταγραφής της ημέρας μπορεί να προσθέσει πολύ περισσότερη αξία.
Οι καλύτερες εφαρμογές βοηθούν την παραγωγικότητα βοηθώντας τις μικρές επιχειρησιακές ομάδες να δουλέψουν πιο έξυπνα και όχι πιο σκληρά. Συμβουλή: αναζητήστε λογισμικό που είναι γρήγορο για να ξεκινήσετε, διαισθητικό και εύκολο στη χρήση. Δείτε επίσης λειτουργίες όπως αυτόματες ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις για μεγαλύτερη αποδοτικότητα.
Μια καλή εφαρμογή αρχειοθέτησης εργαζομένων μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα με τη διαχείριση του κινδύνου. Κερδίζετε την ηρεμία και τον ύπνο σας καλύτερα γνωρίζοντας ότι η μικρή επιχείρησή σας διαθέτει τα εργαλεία για να συμμορφωθεί με τις πολύπλοκες απαιτήσεις τήρησης αρχείων, όπως και οι μεγάλες εταιρίες.
Εδώ είναι ένα άλλο τεράστιο όφελος της τεχνολογίας: ηλεκτρονικά αρχεία αντί για χαρτί. Η διατήρηση των σκληρών αντιγράφων των αρχείων υπαλλήλων απαιτεί όχι μόνο μεγάλο όγκο φυσικού χώρου αλλά απαιτεί και ακραία οργάνωση. Ο μέσος εργαζόμενος καταστρέφει 400 ώρες κάθε χρόνο ψάχνοντας για χαρτί έγγραφα.
Η ηλεκτρονική τεκμηρίωση κερδίζει έλξη σε χαρτί, σύμφωνα με το ComplyRight. Δεν αποτελεί έκπληξη γιατί. Όταν τα αρχεία αποθηκεύονται ηλεκτρονικά, οι πληροφορίες ενοποιούνται σε ένα σημείο και είναι εύκολο να αναζητηθούν. Το προσωπικό μπορεί να ανακτήσει δεδομένα εργαζομένων με μερικά κλικ.
Και καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει και τα αρχεία πολλαπλασιάζονται, τα ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης δεδομένων διευκολύνουν την οργάνωση και την ανάκτηση των αυξανόμενων όγκων δεδομένων. Χωρίς τη μεταφορά του ανεπαρκούς χαρτιού, μπορείτε να μεγεθύνετε την επιχείρησή σας πιο γρήγορα.
Πού μπορείτε να βρείτε Βοήθεια για την τήρηση μητρώου εργαζομένων
Για να δείτε μια λεπτομερή λίστα με τις απαιτήσεις τήρησης αρχείων των εργαζομένων και να προσδιορίσετε αυτές που ισχύουν για την επιχείρησή σας, κάντε λήψη των δωρεάν "Οδηγιών διατήρησης αρχείων υπαλλήλων για εργοδότες και διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού" από το ComplyRight.
Και ελέγξτε την εφαρμογή Εγγραφές Εργαζομένων από το HRDirect. Είναι δωρεάν και γρήγορο για να ξεκινήσετε - και απλοποιεί τη διαχείριση των αρχείων υπαλλήλων.
Διαχειριστής φωτογραφίας μέσω Shutterstock
Περισσότερα σε: Sponsored 3 Σχόλια ▼
