Η σωστή τηλεφωνική εθιμοτυπία είναι απαραίτητη για την παρουσίαση μιας επαγγελματικής εικόνας και τη διατήρηση της λειτουργίας ενός γραφείου ομαλά. Η απόκτηση των αποχρώσεων είναι σημαντική, καθώς μια τηλεφωνική κλήση αντιπροσωπεύει συνήθως την πρώτη επαφή του πελάτη με την εταιρεία. Αυτοί οι ίδιοι άγραφοι κανόνες ισχύουν επίσης για τις σχέσεις των συναδέλφων, όπου ένας αγενής άνθρωπος μπορεί εύκολα να διαταράξει ένα κατά τα άλλα αρμονικό περιβάλλον. Η εκμάθηση των βασικών κανόνων εδάφους της τηλεφωνικής εθιμοτυπίας γραφείου θα σας εξοικονομήσει από την αμηχανία αργότερα.
$config[code] not foundΑνακοινώστε τον εαυτό σας αμέσως
Μην αφήνετε τους καλούντες να μαντεύονται στην ταυτότητά σας απαντώντας σε αυτές. Απαντήστε με το πλήρες όνομά σας και το επίσημο χαιρετισμό της εταιρείας, εάν ο εργοδότης σας το απαιτεί. Για παράδειγμα, ένας ρεσεψιονίστ μπροστά από το γραφείο θα μπορούσε να πει κάτι σαν: "Καλημέρα, αυτή είναι η Jane Doe μιλώντας, πώς μπορώ να σας βοηθήσω;" Ποτέ μην τρώτε ή μασάτε ούλα ενώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο. Εάν ο καλών αφήνει ένα μήνυμα, επαναλάβετε τις λεπτομέρειες δυνατά, οπότε ξέρει ότι τους καταλαβαίνετε. Σημειώστε την ώρα και την ημερομηνία κάθε κλήσης προτού γυρίσετε το μήνυμα.
Περιορίστε το μεγάφωνο
Περιορίστε τα μεγάφωνα σε ιδιωτικές ρυθμίσεις όπως κλήσεις συνδιάσκεψης, όπου είναι εύκολο να περιορίσετε τα επίπεδα έντασης ήχου πίσω από κλειστές πόρτες. Κρατήστε τα έξω από τους θαλάμους ή τους ανοιχτούς χώρους για να αποφύγετε να ενοχλείτε τους συναδέλφους. Κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέρη γνωρίζουν ότι χρησιμοποιείτε ένα μεγάφωνο και συμφωνείτε πριν ξεκινήσετε. Μόλις ολοκληρωθεί η συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποσυνδέσει πραγματικά το μεγάφωνο, για να κρατήσετε τους μη συμμετέχοντες να ακούσουν τυχόν περιστασιακά σχόλια που κάνετε εσείς ή άλλοι.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑδειάστε τα ακουστικά
Κρατήστε τα ακουστικά ή τα ακουστικά Bluetooth στο γραφείο σας όταν τα αφήνετε για οποιοδήποτε χρονικό διάστημα, όπως η χρήση του μπάνιου ή η προσωπική διακοπή σε κοινόχρηστο χώρο. Διαφορετικά, οι συνεργάτες θα αγωνιστούν για να προσελκύσουν την προσοχή σας, αφού δεν έχουν ιδέα εάν λαμβάνετε μια κλήση.Φορώντας ακουστικά ή ακουστικά όταν δεν τα χρησιμοποιείτε είναι επίσης αγενής, καθώς υποδηλώνει ότι δεν είστε διατεθειμένοι να αλληλεπιδράσετε με άλλους ανθρώπους.
Μειώστε την ένταση ήχου
Μην χάσετε ποτέ τα ίχνη του περιβάλλοντός σας ενώ βρίσκεστε στο τηλέφωνο. Μιλήστε σε ήσυχους, συνομιλητικούς τόνους ανά πάσα στιγμή - αλλά μειώστε τη φωνή σας αν συνεργάτες αναβοσβήσουν ερεθισμένο βλέμμα, συμβουλεύει Barbara Pachter, προπονητής καριέρας που συνεντεύχθηκε στο άρθρο του Business Insider τον Οκτώβριο του 2013 "Οκτώ κανόνες εθιμοτυπίας τηλεφώνου κάθε επαγγελματίας πρέπει να ξέρει". Ακολουθήστε παρόμοιους κανόνες για συσκευές όπως τα κινητά τηλέφωνα. Αφήστε τους να δονηθούν για να αποφευχθεί η διακοπή λειτουργιών εργασίας και να επιλέξετε τους κανονικούς ήχους κλήσης. Οι συνάδελφοι μπορεί να μην μοιράζονται την αγάπη σας με το λειαντικό hip-hop ή το γρήγορο μέταλλο, για παράδειγμα.
Μιλήστε τα φωνητικά σας
Δηλώστε το όνομα, τον τίτλο και τις οδηγίες για τους καλούντες σε χαιρετισμούς του τηλεφωνητή. Ακολουθήστε τις οδηγίες χρήστη του εργοδότη σας. Για παράδειγμα, το Πανεπιστήμιο του Ειρηνικού απαιτεί από τους υπαλλήλους να ενημερώνουν τακτικά τους χαιρετισμούς τους - έτσι οι καλούντες δεν αναρωτιούνται αν ένας εργαζόμενος είναι ακόμα σε διακοπές. Να είναι σύντομη στα μηνύματα φωνής σας, δεδομένου ότι ο παραλήπτης μπορεί να μην έχει το χρόνο να ακούσει περισσότερες από τις βασικές λεπτομέρειες. Πείτε τον αριθμό τηλεφώνου σας αργά, ωστόσο, έτσι ώστε ο καλών δεν καταλήγει επανάληψη του μηνύματός σας ξανά και ξανά.
