Όλοι έχουμε εκείνες τις δύσκολες μέρες στη δουλειά όπου προσπαθούμε όπως εμείς, δεν μπορούμε να φανταστούμε να ελέγξουμε ένα στοιχείο από τη λίστα των υποχρεώσεών μας. Πολύ συχνά, είναι οι φαινομενικά απλές εργασίες που καταλήγουν να είναι οι πιο χρονοβόρες. Ατελείωτες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινή χρήση αρχείων ή συνεργασία με το project snafus, μια εταιρεία ή έναν ιστότοπο πελάτη που δεν καταφέρνει να φορτώσει … πριν το μάθουμε, ένα μικρό καθήκον έτρωγε όλο το απόγευμα.
$config[code] not foundΗ παραγωγικότητα είναι αποτέλεσμα ευφυούς σχεδιασμού. Είναι μέρος της οργάνωσης, προτεραιότητα μέρους και - το σημαντικότερο - η εξάλειψη επαναλαμβανόμενων ή χρονοβόρων εργασιών με γρήγορες, απλές και προσιτές λύσεις. Φέτος, αποφασίζουμε να εξαλείψουμε την περιττή τριβή από τις καθημερινές εργασίες για να αυξήσουμε την παραγωγικότητα. Ακολουθούν τέσσερις συνήθεις αποτυχίες παραγωγικότητας και τέσσερις απλές, προσιτές (ή δωρεάν!) Λύσεις.
Παραβίαση παραγωγικότητας: Συνεργασία ομάδας και κοινή χρήση αρχείων
Λύση: Χαλαρή
Προσπαθήσατε ποτέ να μοιραστείτε ένα αρχείο με έναν συνάδελφό σας, αλλά με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μια ξεπερασμένη έκδοση; Ακόμα και τα αρχεία DropBox και Google δεν είναι ανοσιακά από την περιστασιακή προσπάθεια κοινής χρήσης αρχείων. Η παραγωγικότητα της ομάδας μειώνεται όταν οι συνεργάτες σας δεν έχουν πρόσβαση στις τελευταίες αλλαγές αρχείων ή όλοι εργάζονται σε λάθος έκδοση. Από το Basecamp έως το Redbooth, υπάρχει ένας τόνος εξαιρετικών εργαλείων διαχείρισης έργου και συνεργασίας που διατίθενται με χαμηλό κόστος. Ένα από τα αγαπημένα μου νέα είναι το Slack. Το Slack φέρνει την επικοινωνία όλων των ομάδων σε ένα μέρος με δυνατότητες ανταλλαγής μηνυμάτων, αρχειοθέτησης και αναζήτησης σε πραγματικό χρόνο. Η κοινή χρήση αρχείων είναι απλή μέσα στην εφαρμογή, η οποία σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε υπηρεσίες όπως το Google Drive, Dropbox ή Box για άμεσο συγχρονισμό και αναζήτηση.
Παραβίαση παραγωγικότητας: Προσαρμοσμένα αρχεία PDF
Λύση: Παγωτό PDF Split και συγχώνευση
Αυτό το κοινό πρόβλημα εργασίας (προσαρμογή ή επεξεργασία PDF) είναι το είδος του πράγματος που οι περισσότεροι από εμάς δεν σκέφτονται, μέχρι να πάει από μια μικρή ταλαιπωρία σε μια επείγουσα ανάγκη. Συνήθως, τα αρχεία PDF δεν μπορούν να επεξεργαστούν με την πλήρη έκδοση του Adobe Acrobat DC. Έτσι, όταν ένας επιχειρηματικός εταίρος σας στέλνει ένα PDF με επιπλέον σελίδες ή μια λανθασμένη παραγγελία - και πρέπει να το προσθέσετε γρήγορα στην υπάρχουσα πρόταση πελάτη της επιχείρησής σας που οφείλεται από το COB - δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές χωρίς την ιδιοκτησία της επιφάνειας εργασίας ή της μηνιαίας συνδρομής της Adobe. Υπάρχει μια χούφτα χαμηλού κόστους επεξεργαστές PDF τρίτου μέρους που είναι διαθέσιμοι στο διαδίκτυο, αλλά το Icecream PDF Split και Merge είναι τα αγαπημένα μου. Συνδυάστε πολλά αρχεία σε ένα, ξεφορτώστε ορισμένες σελίδες, διαιρέστε τα υπάρχοντα αρχεία και επεξεργαστείτε γρήγορα τη σελίδα με αυτό το εύχρηστο εργαλείο.
Παραβίαση της παραγωγικότητας: Πάρα πολλοί τομείς ιστότοπου, χωρίς κεντρικό υπολογιστή
Λύση: Συνδέστε σε έναν κεντρικό υπολογιστή.
Όπως και η δημιουργία προσαρμοσμένων αρχείων PDF, αυτό είναι το είδος του προβλήματος της παραγωγικότητας που οι περισσότεροι από εμάς δεν σκέφτονται μέχρι να είναι ένα μεγάλο πρόβλημα. Χρησιμοποιώντας πολλαπλές τοποθεσίες φιλοξενίας μπορεί να πάρει αρκετά ακριβά, για να μην αναφέρουμε τη σύγχυση αν ένα site που διαχειρίζεστε είναι κάτω. Ποιος πάροχος πρέπει να καλέσετε; Ενοποιήστε όλους τους τομείς σας σε έναν κεντρικό κεντρικό υπολογιστή. Είμαι από καιρό οπαδός του HostGator, χάρη εν μέρει στην εξαιρετική εξυπηρέτηση πελατών του και την προσιτή διαχειριζόμενη φιλοξενία WordPress. Για τους φίλους μας σε όλη τη λίμνη, το UK Smart Hosting αναδεικνύεται ως αγαπημένο πλήθος, χάρη στα συμβόλαια που δεν έχει συνάψει, σε 24ωρη υποστήριξη αποκλειστικά και χωρίς περιορισμούς, χωρίς φιλοξενία cPanel.
Παραβίαση παραγωγικότητας: Παρακολούθηση χρόνου κατανάλωσης χρόνου
Λύση: Toggl
Όταν διεκπεραιώνετε πολλαπλά έργα σε ένα απόγευμα, ο καθοριστικός χρόνος είναι καθοριστικός. Είναι πάρα πολύ εύκολο, ωστόσο, να καταλήξουμε σε ώρες δαπανών σε έναν πελάτη χαμηλότερης προτεραιότητας και στη συνέχεια να καταλήξουμε να σπεύσουμε στα μεγάλα πράγματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μου αρέσει ο Toggl για τον εντοπισμό του χρόνου και την καλύτερη διαχείριση των προθεσμιών που έχουν επιβληθεί. Ακόμη και αν δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε χρεωστικές ώρες, να παρακολουθείτε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε καλύτερα πού πηγαίνουν οι παραγωγικές ώρες σε μια δεδομένη ημέρα. Χάρη στην παρακολούθηση χρόνου με ένα κλικ του Toggl, δεν χάνετε ποτέ ένα λεπτό χρόνου παρακολούθησης. Ακόμα κι αν ξεχάσετε να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα, απλώς πληκτρολογήστε τις ώρες μετά το γεγονός. Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε εύκολα με έργα ή ετικέτες και να προσθέσετε διαφορετικές τιμές σε χρεωστικές ώρες. Για τους πελάτες που απαιτούν χρεωστικές ώρες, οι διαφανείς αναφορές είναι ένα τεράστιο πλεονέκτημα.
Συμπέρασμα
Η παραγωγικότητα στην εργασία είναι κάτι περισσότερο από απλά απενεργοποίηση του Facebook ή λήψη email break. Η εξάλειψη των μικρών εργασιών που απορροφούν την ενέργειά σας μπορεί να απελευθερώσει αμέτρητες ώρες την ημέρα σας, για να μην αναφέρουμε τη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών και της παραγωγικότητας της ομάδας.
Εικόνα: IceCreamApps.com
3 Σχόλια ▼
