Οι διευθυντές και τα στελέχη μπορούν να ζητήσουν βοήθεια κατά την ολοκλήρωση των καθηκόντων τους, όπως η σύσταση συναντήσεων πωλήσεων. Ένας υψηλόβαθμος εκτελεστικός βοηθός παρέχει διοικητική υποστήριξη σε αυτούς τους επαγγελματίες. Σύμφωνα με τον Οδηγό Διπλώματος, οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις για αυτή τη θέση μπορεί να περιλαμβάνουν πτυχίο συνεργάτη. Πρόσθετες απαιτήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν ερευνητικές ικανότητες, δεξιότητες λογισμικού υπολογιστών και διαπροσωπικές δεξιότητες.
$config[code] not foundΔιοικητικές υποχρεώσεις
Οι υψηλόβαθμοι βοηθοί των εκτελεστικών εξουσιών εκτελούν καθημερινά καθήκοντα γραφείου όταν εργάζονται σε μικρότερα γραφεία. Αυτές περιλαμβάνουν την πραγματοποίηση τηλεφωνικών κλήσεων, την αναζήτηση ιδεών δώρων και την αποδοχή πακέτων παράδοσης. Σε ένα μεγαλύτερο γραφείο, υψηλόβαθμοι βοηθοί εκτελεστικών στελεχών μπορούν να επιβλέπουν τους εργαζόμενους που εκτελούν αυτά τα καθήκοντα, όπως οι ρεσεψιονίστ.
Διαχείριση οικονομικών αρχείων
Η διαχείριση των οικονομικών αρχείων περιλαμβάνει την ενημέρωση των λογαριασμών εξόδων, τον έλεγχο των εταιρικών λογαριασμών πίστωσης και τις αιτήσεις πληρωμής για την επεξεργασία. Ο βοηθός είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση αυτών των οικονομικών εγγράφων σε ασφαλή τοποθεσία. Κατά τη διεκπεραίωση αυτών των εργασιών, οι βοηθοί των εκτελεστικών στελεχών έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα προσωπικά στοιχεία, όπως οι αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης, και βλέπουν προσωπικές πληροφορίες όταν εργάζονται με οικονομικά αρχεία. Η διάκριση είναι απαραίτητη.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕκπροσώπηση στις συνεδριάσεις
Όταν οι διευθυντές, οι διευθυντές ή τα στελέχη των τμημάτων δεν μπορούν να συμμετάσχουν σε μια συνεδρίαση, ο εκτελεστικός βοηθός υψηλού επιπέδου μπορεί να εκπροσωπεί το εκτελεστικό. Αυτές οι συναντήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν τη συνεργασία με προμηθευτές, πωλητές ή άλλα στελέχη. Ο εκτελεστικός βοηθός πρέπει να εκπροσωπεί την εταιρεία με επαγγελματικό τρόπο. Ορισμένοι βοηθοί πρέπει να επιλύσουν διαφωνίες και να ενημερώσουν το εκτελεστικό όργανο όταν ένα πρόβλημα δεν επιλυθεί γρήγορα.
Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις
Ένας βοηθός κάνει ταξίδια για διευθυντές και στελέχη. Αυτό περιλαμβάνει την κράτηση θέσεων κράτησης ξενοδοχείων και το χειρισμό ενοικίασης αυτοκινήτων. Ορισμένα στελέχη έχουν ειδικά αιτήματα, όπως οι διατροφικές ανάγκες, και ο βοηθός πρέπει να τα παρακολουθεί. Ο εκτελεστικός βοηθός υψηλού επιπέδου επιβεβαιώνει τα χρονοδιαγράμματα ταξιδιού και ενημερώνει το εκτελεστικό όργανο.
Ελεγχος εγγράφων
Γραφική εργασία γραφείου απαιτεί αναθεώρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση. Η δημιουργία τεκμηρίωσης μπορεί να περιλαμβάνει μνημόνια, επιστολές και τιμολόγια εταιρειών. Ορισμένα από αυτά τα έγγραφα απαιτούν διαχειριστικές υπογραφές πριν ο βοηθός μπορεί να τα καταγράψει. Οι βοηθοί υψηλού επιπέδου των εκτελεστικών στελεχών λαμβάνουν εκπαίδευση για το πώς χειρίζονται τα διάφορα έγγραφα. Τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ντουλάπια ή μεταφέρονται σε υπολογιστή.
