Τα μηνύματα διπλωματικής εργασίας είναι απλά και ευγενικά και προσπαθούν να εξασφαλίσουν ότι οι παραλήπτες δεν παρεξηγούν ή παρερμηνεύουν τις πληροφορίες. Όταν γράφετε ένα διπλωματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, χρησιμοποιήστε επίσημη και ακριβή γλώσσα και αποφύγετε τις συναισθηματικές λέξεις. Ο στόχος είναι να χρησιμοποιήσετε τη διακριτική γλώσσα - λέξεις που αναπαράγουν σαφώς σημαντικά μηνύματα - χωρίς να προκαλούν κακά συναισθήματα.
Ορίστε τον τόνο
Ορίστε τον τόνο εστιάζοντας στο πώς οι ιδέες, τα μηνύματα ή οι οδηγίες σας θα βοηθήσουν τους υπαλλήλους σας. Αναγνωρίστε τυχόν αγώνες που σχετίζονται με την εργασία που αντιμετωπίζουν, όπως τεχνικά προβλήματα ή αποτυχίες, και ζητήστε - αντί να ζητήσετε - όταν υπάρχει κάτι που θέλετε ή χρειάζεστε. Για παράδειγμα, εάν προσθέτετε περισσότερους υπαλλήλους σε ένα υπάρχον έργο, γράψτε, "Ξέρω ότι αυτό το έργο έχει ασκήσει επιπλέον πίεση στην ομάδα σας, γι 'αυτό ζήτησα από την Jane Doe να βοηθήσει με την επεξεργασία αντιγράφων. ένα τραχύ σχέδιο πριν από το Σαββατοκύριακο; " Η διπλωματική γλώσσα έχει έναν ευγενικό τόνο που προσπαθεί να βάλει τους παραλήπτες άνετα.
$config[code] not foundΚρατήστε το Επαγγελματικό
Αποφύγετε προσωπικά, εμπιστευτικά ή ευαίσθητα θέματα, όπως πληροφορίες μισθών, προβλήματα προσωπικού ή εσωτερικές συγκρούσεις, σε διπλωματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μιλάμε μόνο για δημόσια θέματα, προτείνει το περιοδικό Inc. Να αντιμετωπίζετε πάντα προσωπικά ή εμπιστευτικά θέματα πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλεφωνικώς εάν δεν είναι δυνατή μια προσωπική συνάντηση. Ποτέ δεν ξέρεις πότε θα μπορούσε να περάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γύρω από το γραφείο. Χρησιμοποιήστε επαγγελματικούς χαιρετισμούς και κλείσιμο, έτσι ώστε οι παραλήπτες να γνωρίζουν ότι η αλληλογραφία σχετίζεται με την εργασία και όχι προσωπικό χαρακτήρα.Για παράδειγμα, ξεκινήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με "Hello", "Greetings" ή "Καλημέρα" - όχι "Hey", "Yo" ή "To peeps me".
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπιλέξτε τα λόγια σας με σύνεση
Επικεντρωθείτε στις δηλώσεις "εγώ", αντί στις δηλώσεις "εσείς", ειδικά όταν αντιμετωπίζετε ελαττώματα, λάθη ή διορθώσεις σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξηγήστε τις δηλώσεις σας, έτσι ώστε οι παραλήπτες να κατανοούν σαφώς τους στόχους και τις προθέσεις σας. Για παράδειγμα, αν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τη σημασία της τήρησης των προθεσμιών, γράψτε: "Έχει πάντοτε ως στόχο να τηρήσω τις προθεσμίες για να διατηρήσω μια ισχυρή βάση υποστήριξης πελατών. Η επικαιρότητα και η αποτελεσματικότητα είναι δύο από τις κορυφαίες προτεραιότητές μου, επομένως επικοινωνήστε μαζί μου αν προκύψουν καταστάσεις που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε δυσκολίες λόγω προθεσμίας. "
Να είναι άμεση και συγκεκριμένη
Να είστε ειλικρινείς και άμεσοι με την αλληλογραφία σας, οπότε οι συνάδελφοί σας δεν χρειάζεται να διαβάζουν μεταξύ των γραμμών ή δεύτερον να μαντέψουν τι προσπαθείτε να πείτε. Η διπλωματική γλώσσα είναι διακριτική, συνοπτική και στο σημείο. Αφαιρέστε περίσσεια λέξεων, σκέψεων ή ιδεών που μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση στους υπαλλήλους σας ή να χτυπήσουν το email σας. Για παράδειγμα, αν θέλετε να απευθύνετε παραβιάσεις στον κώδικα ενδυμασίας των εργαζομένων σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα προς τους καθηγητές, γράψτε, "Ανατρέξτε στις απαιτήσεις του κώδικα ένδυσης στο εγχειρίδιο των εργαζομένων. Αντιγράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε "όλους τους υπαλλήλους", ώστε κανείς να μην ξεχωρίζει.
