Η παραδοσιακή κατάθεση χαρτιού αντικαταστάθηκε σε μεγάλο βαθμό από την αποθήκευση αρχείων σε βάσεις δεδομένων υπολογιστών. Υπάρχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα στην παραδοσιακή αρχειοθέτηση. Παρόλο που τα αρχεία χαρτιού βρίσκονται κοντά στα χέρια σας και είναι εύκολα προσβάσιμα, αναλαμβάνουν επίσης μεγάλο χώρο και απορρίμματα χαρτιού. Ο καθορισμός του κατά πόσο ένα κατάλληλο σύστημα αρχειοθέτησης είναι κατάλληλο για εσάς εξαρτάται από την επιχείρησή σας. Οι νομικές εταιρείες και οι εταιρείες που διαθέτουν ιατρικά αρχεία ενδέχεται να διαπιστώσουν ότι οι φάκελοί τους αλλάζουν ή αναπτύσσονται τόσο γρήγορα ώστε η παραδοσιακή κατάθεση χαρτιού είναι ο μόνος τρόπος για να συμβαδίσει με τις καθημερινές εξελίξεις.
$config[code] not foundΕύκολη πρόσβαση
Η παραδοσιακή οργάνωση αρχείων είναι εύκολη στην πρόσβαση. Τα αρχεία βρίσκονται σε κεντρική τοποθεσία. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε κάτι, μπορείτε να περάσετε όσο χρειάζεται να περάσετε από κάθε αρχείο μέχρι να βρείτε ακριβώς αυτό που ψάχνετε. Η δυνατότητα να βλέπετε, να αγγίζετε και να διαβάζετε τα αρχεία σας όποτε χρειάζεται, μπορεί να σας βοηθήσει να σκεφτείτε πώς να καινοτομήσετε πτυχές της επιχείρησής σας.
Ευνόητος
Τα παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης είναι συνήθως εύκολα κατανοητά. Τα αρχεία μπορούν να ταξινομηθούν με διάφορους τρόπους, συμπεριλαμβανομένου αλφαβητικά, ανά θέμα ή σύνολο δεξιοτήτων, αριθμητικά, ανά ημερομηνία, κατά τοποθεσία ή κατά σειρά σπουδαιότητας. Ακόμα κι αν δεν καταλαβαίνετε αρχικά το σύστημα αρχειοθέτησης που χρησιμοποιείται, μπορείτε να το καταλάβετε περνώντας από τα αρχεία και προσέχοντας τους καθοριστικούς παράγοντες.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΑπαρχαιωμένος
Από την άλλη πλευρά, τα παραδοσιακά αρχεία χαρτιού έχουν αντικατασταθεί σε πολλές οργανώσεις με την υποβολή ηλεκτρονικών υπολογιστών. Περισσότερες εταιρείες σαρώνουν και φορτώνουν τα αρχεία τους σε υπολογιστές γραφείου. Με αυτήν τη μέθοδο, οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν αρχεία και να τα ανεβάσουν άμεσα με λογισμικό βάσης δεδομένων αναζήτησης, εξοικονομώντας χρόνο και αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
Δύσκολο να προστατευτεί
Τα παραδοσιακά οργανωμένα αρχεία είναι δύσκολο να προστατευθούν. Οι πυρκαγιές ή άλλες φυσικές καταστροφές μπορούν να καταστρέψουν τα αρχεία, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια επιχειρήσεων. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των παραδοσιακών αρχείων είναι χρονοβόρα και απαιτεί ώρες αντιγραφής, επισήμανσης και επανεγγραφής.
Έλλειψη χώρου και αποτελεσματικότητα
Η παραδοσιακή οργάνωση αρχείων μπορεί να ξεπεραστεί. Ο αριθμός των αρχείων που οργανώνετε μεγαλώνει με την επιχείρησή σας. μπορεί να είναι ένας πόνος στη βάση δεδομένων για να βρεθεί χώρος για όλα αυτά τα χαρτιά. Η αρχειοθέτηση των αντικειμένων με αποτελεσματικότητα μπορεί επίσης να αποτελέσει πρόκληση.
