Έχει ένα λειτουργικό σύστημα αρχειοθέτησης σε οποιοδήποτε γραφείο είναι σημαντικό. Ο καλύτερος τρόπος να κρατηθούν τα έγγραφα γραφείου οργανωμένα είναι να έχετε ένα εύκολο σύστημα αρχειοθέτησης που καταλαβαίνετε. Την επόμενη φορά που θα χρειαστείτε ένα αρχείο, δεν θα χρειαστεί να περάσετε από σωρούς χαρτιών, ελπίζοντας να βρείτε το σωστό. Θα ξέρετε ακριβώς πού είναι.
Δημιουργήστε χρόνο για να αναδιοργανώσετε το σύστημα αρχειοθέτησης ή για να ξεκινήσετε ένα νέο σύστημα. είναι πιο εύκολο να τα τελειώσετε ταυτόχρονα.
$config[code] not foundΖητήστε εισροή από τα άτομα που χρησιμοποιούν τα αρχεία.
Αλφαβητοποιήστε τα αρχεία σας ή ταξινομήστε τα αριθμητικά κατά κατηγορία, ονόματα πελατών ή ημερομηνίες.
Χρωματική κωδικοποίηση των αρχείων σας.
Ετικέτα κάθε αρχείο με ένα όνομα που έχει νόημα και είναι εύκολο να βρεθεί. Δεν θα πρέπει να υπάρχουν "διάφορα" αρχεία στο σύστημά σας.
Περάστε τα αρχεία και τα έγγραφά σας πριν τα τοποθετήσετε στο νέο σύστημα και απορρίψτε τυχόν περιττά έγγραφα.
Υπόδειξη
Αν δεν είστε σίγουροι για μια κατηγορία για ένα έγγραφο, τοποθετήστε την κάτω από την πρώτη κατηγορία που σκέφτεστε όταν εξετάζετε το έγγραφο ή λαμβάνετε συμβουλές από άλλο άτομο.
Εάν υπάρχουν πολλά συστήματα αρχειοθέτησης στο γραφείο, όλοι πρέπει να δημιουργήσουν τον ίδιο τύπο συστήματος αρχειοθέτησης.
Όταν έχετε ένα νέο στοιχείο που θα κατατεθεί, δημιουργήστε το αρχείο αμέσως.
Έχετε φακέλους και εργαλεία γραφής διαθέσιμα κοντά στο σύστημα αρχειοθέτησής σας.
Συρραφή σελίδες μαζί αντί να χρησιμοποιήσετε συνδετήρες.
Προειδοποίηση
Μην δημιουργείτε διπλότυπα.
