Εάν η επιχείρησή σας καταγράφει τις εισερχόμενες κλήσεις για οποιονδήποτε λόγο, οι ομοσπονδιακοί και κρατικοί νόμοι απαιτούν από εσάς να ειδοποιήσετε τον εισερχόμενο καλούντα.
Όταν η επιχείρησή σας δεν ακολουθεί αυτούς τους νόμους, μπορεί να υποστεί μεγάλα πρόστιμα. Σε πολλά κράτη, επιβάλλονται πρόστιμα ανά κλήση, κατά την οποία ο εισερχόμενος καλούντος δεν ειδοποιείται ότι καταγράφονται.
Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους η επιχείρησή σας καταγράφει τις τηλεφωνικές κλήσεις της. Κάποιοι μπορούν να το κάνουν μόνο για να βεβαιωθούν ότι ακολουθούν τα πρωτόκολλά τους. Άλλες επιχειρήσεις επιθυμούν να έχουν μόνιμο αρχείο. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ειδοποιώντας εισερχόμενους καλούντες ότι καταγράφονται είναι ο νόμος, γράφει ο Brian Gabriel, Chief Operations Officer της Sound Telecom. Η εταιρεία παρέχει τηλεφωνικό κέντρο, υπηρεσίες απάντησης και άλλες υπηρεσίες για επιχειρηματικούς πελάτες:
$config[code] not found"Αν καταγράφετε κλήσεις και δεν διαθέτετε κάποιο πρόγραμμα ειδοποίησης συμμόρφωσης, κινδυνεύετε με τεράστιο κίνδυνο άμεσης νομικής δράσης. Η μη συμμόρφωση με τους ισχύοντες ομοσπονδιακούς και κρατικούς κανονισμούς λαμβάνεται σοβαρά υπόψη και επιβάλλεται σε πολλά επίπεδα. "
Σε πρόσφατη έκθεσή του στο επίσημο blog της Sound Telecom, ο Γκάμπριελ υπογραμμίζει ένα πρόσφατο περιστατικό στο οποίο μια επιχείρηση επλήγη με μαζικά πρόστιμα μετά από πρόσκληση ενός πελάτη και ρώτησε αν καταγράφηκαν. Όταν ο άνθρωπος σε αυτήν την επιχείρηση απάντησε ότι η κλήση ήταν, πράγματι καταγράφεται, ο καλών απλά είπε: "Σας ευχαριστώ", και έκλεισε το τηλέφωνο.
Λίγες εβδομάδες μετά από αυτή την κλήση, η επιχείρηση έλαβε ειδοποίηση ότι αγωγούσε $ 2.500 ανά κλήση, κατά την οποία η επιχείρηση δεν ειδοποίησε έναν καλούντα που καταγράφηκε.
Αυτοί οι νόμοι επεκτείνονται και στις λειτουργίες του τηλεφωνικού κέντρου. Η μικρή επιχείρησή σας μπορεί να βασιστεί σε τηλεφωνικό κέντρο τρίτου μέρους για να χειριστεί πολλή κίνηση τηλεφώνου. Αν ναι, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η υπηρεσία αυτή συμμορφώνεται επίσης με το νόμο.
Ανάλογα με την κατάσταση στην οποία λειτουργεί η επιχείρησή σας, ο νόμος και η σοβαρότητα της τιμωρίας για την παραβίαση του νόμου ενδέχεται να διαφέρουν σημαντικά. Ο Γκάμπριελ σημειώνει ότι η Καλιφόρνια έχει τους αυστηρότερους νόμους για τα βιβλία σχετικά με την καταγραφή κλήσεων. Ένα πρόσφατο κύμα αγωγών έχει πλημμυρίσει τα κρατικά δικαστήρια εκεί.
Ακόμη και αν η επιχείρησή σας λειτουργεί αποκλειστικά σε κατάσταση που δεν απαιτεί ειδοποίηση από δύο μέρη για την καταγραφή μιας τηλεφωνικής κλήσης, να γνωρίζετε. Αυτοί οι νόμοι αλλάζουν πάντα, αναφέρει ο Γκάμπριελ. Επομένως, η επαγρύπνηση είναι σημαντική.
"Με απλά λόγια, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν την τυπική διαδικασία για να ενημερώνουν όλους τους καλούντες ανά πάσα στιγμή όταν καταγράφουν κλήσεις δεν έχει σημασία τι. Αυτή είναι η αυστηρότερη ερμηνεία του νόμου. "
Υπηρεσία Εξυπηρέτησης Πελατών μέσω Shutterstock
