Ένας υπάλληλος αυτοματισμού γραφείου είναι διοικητικός επαγγελματίας που εκτελεί καθήκοντα γραμματείας κυρίως για κυβερνητικά γραφεία. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων είναι υπεύθυνοι για τη ροή της επικοινωνίας, την τεκμηρίωση και τις λειτουργίες μεταξύ διαφόρων τμημάτων του τμήματος του / της. Τα καθήκοντά τους κυμαίνονται από την απάντηση στις τηλεφωνικές κλήσεις και τη σύνταξη αλληλογραφίας στα πρωτόκολλα έρευνας και εκθέσεων. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων παρέχουν ζωτική διοικητική υποστήριξη στο τομέα, στο εσωτερικό γραφείο και στο εποπτικό προσωπικό για να εξασφαλίζουν ομαλές λειτουργίες σε όλα τα επίπεδα του απασχολούμενου τμήματος.
$config[code] not foundΑπαιτούμενες δεξιότητες
Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου πρέπει να είναι οργανωμένοι, ευαίσθητοι και προσεκτικοί στη λεπτομέρεια, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή διεξαγωγή των επικοινωνιών αλληλογραφίας και των επικοινωνιών. Πρέπει να έχουν άριστες διαπροσωπικές δεξιότητες και να είναι σε θέση να χειριστούν τις αλληλεπιδράσεις με πολλούς ανθρώπους, τόσο εντός όσο και εκτός του τμήματος. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου πρέπει επίσης να έχουν γνώση και να είναι σε θέση να χειρίζονται διάφορους τύπους εξοπλισμού γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων, των μηχανημάτων τηλεμετρίας, των συσκευών φαξ και των δικτυωμένων προσωπικών υπολογιστών.
Πρωτογενείς ευθύνες
Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων χειρίζονται κυρίως διάφορα διοικητικά καθήκοντα για λογαριασμό του εποπτικού προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των τηλεφωνικών επικοινωνιών, της προετοιμασίας εγγράφων, των σχεδίων αλληλογραφίας, της συντήρησης της βάσης δεδομένων και, σε ορισμένες περιπτώσεις, της έρευνας έρευνας. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου ανταποκρίνονται επίσης σε αιτήματα άμεσης υποστήριξης γραφείου, όπως αναζητήσεις δεδομένων, πρόχειρα σημείων γραφείου ή ανάκτηση αναφορών. Επίσης καταλογογραφούν και διαχειρίζονται αρχεία και αρχεία μονάδων για άμεση και αποτελεσματική ανάκτηση. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου αλληλεπιδρούν συνεχώς και συνεργάζονται με διαφορετικά επίπεδα προσωπικού του τμήματος για να εξασφαλίσουν συνολική επικοινωνία στο τμήμα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔευτερεύουσες εργασίες
Παρόλο που οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων διαφέρουν ως προς τα κύρια καθήκοντά τους, εκτελούν επίσης δευτερεύουσες λειτουργίες, όπως κατάρτιση νεότερων υπαλλήλων, παρακολούθηση συναντήσεων προσωπικού και συμμετοχή σε κοινωνικές λειτουργίες που χρηματοδοτούνται από το τμήμα, όπως πικνίκ και πάρτι διακοπών για την υποστήριξη της συνοχής των γραφείων. Ορισμένοι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων εκτελούν καθήκοντα με δική τους πρωτοβουλία, όπως η δημιουργία εικονογραφημένων γραφημάτων, ημερολογίων ή αφίστων με κίνητρα για τη βελτίωση του περιβάλλοντος γραφείου. Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων μερικές φορές υπολογίζονται για να αναλάβουν τις διοικητικές ευθύνες του απουσιάτου επόπτη ή συναδέλφου υπάλληλου καθώς και σε ορισμένες περιπτώσεις.
Προφίλ φόντου
Οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείων που απασχολούνται από την κυβέρνηση πρέπει να είναι πολίτες των ΗΠΑ ηλικίας 18 ετών και άνω. Τα περισσότερα τμήματα απαιτούν τουλάχιστον έξι μήνες σχετικής γενικής εμπειρίας γραφείου και την ικανότητα να ανυψώσουν τουλάχιστον 20 λίρες. Όλοι οι υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου καλούνται να περάσουν μια έρευνα ιστορικού για μια εμπιστευτική διαβάθμιση ασφαλείας ή υψηλότερη προκειμένου να έχουν πρόσβαση σε αρχεία προσωπικών δεδομένων. Οι αρσενικοί υπάλληλοι αυτοματισμού γραφείου πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στην Επιλεκτική Υπηρεσία.
