Τα σημειώματα συζήτησης αφορούν το σκοπό της συνάντησης, τα σχετικά γεγονότα και τον τρόπο με τον οποίο οι παραλήπτες πρέπει να απαντήσουν στις πληροφορίες. Κρατήστε το σημείωμα όσο το δυνατόν πιο άμεσο και συνοπτικό και στείλτε το ηλεκτρονικά ή τοποθετήστε το στα εσωτερικά ταχυδρομικά κουτιά των υπαλλήλων σας. Ένα ισχυρό σημείωμα επιχειρηματικών συναντήσεων βοηθά τους διαχειριστές, τους ηγέτες των ομάδων και τους συναδέλφους να ανταλλάσσουν πληροφορίες με τους εργαζομένους σχετικά με τις επερχόμενες συναντήσεις με έγκαιρο και αποτελεσματικό τρόπο.
$config[code] not foundΜνήμη Format
Ακολουθήστε τις τυπικές διαδικασίες για γραπτή επικοινωνία κατά τη διαδικασία της μορφοποίησης μιας σημείωσης συνάντησης - ο χώρος και ο αριστερός δικαιολογούν το περιεχόμενο, παραλείψτε μια γραμμή μεταξύ των παραγράφων, τοποθετήστε ένα κενό μετά από κάθε περίοδο και μην παύσετε όταν ξεκινάτε μια νέα παράγραφο. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες επικεφαλίδες, όπως "Τι να φέρετε στη συνάντηση", για να βοηθήσετε τους παραλήπτες να προσδιορίσουν σημαντικές πληροφορίες και να δώσουν αριθμημένες λίστες και κουκκίδες έτσι ώστε να εντοπίσουν γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζονται, συνιστά το Lab Online Writing Lab. Αφήστε ένα περιθώριο 1,5 ιντσών στην κορυφή - εκτός αν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο και πρέπει να αυξήσετε το περιθώριο - και γράψτε τη λέξη "MEMORANDUM" με έντονα γράμματα κεφαλαία γράμματα στο πάνω μέρος της σελίδας, συνιστά το πανεπιστήμιο Loyola στη Νέα Ορλεάνη.
Λεπτομέρειες και θέμα θέματος
Παρέχετε συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τη σύσκεψη. Μην χρησιμοποιείτε σημειώσεις συσκέψεων για να συζητήσετε άλλα θέματα που δεν σχετίζονται με τη σύσκεψη, συνιστά το Πανεπιστήμιο του Maryland University College. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, την ώρα και τη θέση της συνάντησης, το κύριο θέμα και ποιος διεξάγει τη σύσκεψη στην επικεφαλίδα. Αντιμετωπίστε το σημείωμα σε μεμονωμένους υπαλλήλους, σε ολόκληρο τμήμα, σε συγκεκριμένη ομάδα ή σε όλο το προσωπικό, ανάλογα με τις ανάγκες. Δώστε μια σύντομη περίληψη των όσων θα συζητηθούν κατά τη συνάντηση και να συμπεριλάβετε οδηγίες ή συνημμένα εάν θέλετε οι εργαζόμενοι να διαβάζουν ή να προετοιμάζουν υλικό πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Διατηρήστε τη σημείωσή σας σε μία σελίδα ή λιγότερο.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕπαγγελματικός τόνος
Χρησιμοποιήστε κοινή καθημερινή επαγγελματική γλώσσα στο σημείωμά σας και αποφύγετε αργαλούς, σαρκασμούς ή αστεία. Σαφώς δηλώστε πότε, πού και γιατί διεξάγετε τη συνάντηση και μην προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε τους παραλήπτες με λεπτές λέξεις λεξιλογίου. Να είναι άμεση και συγκεκριμένη με τις λεπτομέρειες και τις οδηγίες της συνάντησης, διατηρώντας ταυτόχρονα έναν ευγενικό και ευγενικό τόνο. Αποφύγετε τα συναισθήματα και επιμείνετε σε βασικά γεγονότα σχετικά με τη συνάντηση, σύμφωνα με το πανεπιστήμιο Loyola. Ακόμα κι αν συζητάτε θέματα συναισθηματικά χρεωμένα, συγκρούσεις ή ανησυχίες της εταιρείας κατά τη διάρκεια της συνάντησης, το σημείωμα της συνάντησής σας χρειάζεται έναν ήρεμο, ουδέτερο τόνο.
Τρόποι αποστολής σημείωσης συνάντησης
Στείλτε ένα σημείωμα συνάντησης με τον ίδιο τρόπο που κανονικά θα επικοινωνούσατε με τους συναδέλφους και το προσωπικό. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής στοιχειώδους σχολείου μπορεί να βάλει ένα έντυπο αντίγραφο του σημειώματος στο εσωτερικό ταχυδρομικό κουτί κάθε καθηγητή. Ή, μπορεί να στείλει σημειώσεις ηλεκτρονικά στις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας των εκπαιδευτικών. Στείλτε ένα μνημόνιο μηνυμάτων κειμένου μόνο στους υπαλλήλους σας εάν έχετε ήδη ειδοποιήσει εκ των προτέρων ότι σχεδιάζετε να αντιστοιχίσετε με αυτόν τον τρόπο. Τα μηνύματα είναι γενικά πολύ μεγάλα για να υποβάλετε τη χρήση μηνυμάτων κειμένου, εκτός και αν παρέχετε μόνο την ημερομηνία, την ώρα και την τοποθεσία. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε προσωπικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων για δουλειές, αλλά μη διστάσετε να στέλνετε μηνύματα συσκέψεων σε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας.
