Τα πρακτικά των συναντήσεων είναι ένα σημαντικό ιστορικό των γεγονότων που έγιναν σε μια συνεδρίαση, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων που συζητήθηκαν, των αποφάσεων που ελήφθησαν, των καθηκόντων που ολοκληρώθηκαν και εκχωρήθηκαν και των προθεσμιών ολοκλήρωσης που είχαν τεθεί. Στην ιδανική περίπτωση, τα πρακτικά των συνεδριάσεων χρησιμοποιούνται τόσο από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση όσο και από όσους έχασαν τη συνάντηση ως αναφορά για ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Τα πρακτικά χρησιμοποιούνται επίσης στο μέλλον ως πόρος που κάποιος πρέπει να επιστρέψει και να αναφερθεί σε συγκεκριμένο χρόνο ή έργο. Οι σημειώσεις της συνάντησης χρηματοδότησης πρέπει να είναι ιδιαίτερα λεπτομερείς και συγκεκριμένες, καθώς αντιμετωπίζουν σημαντικούς αριθμούς και στατιστικές. Εάν είστε υπεύθυνος για τη λήψη σημειώσεων συνεδρίασης της επιτροπής χρηματοδότησης, βεβαιωθείτε ότι οι σημειώσεις σας ακολουθούν το πρωτόκολλο της εταιρείας και τηρούν τις βασικές οδηγίες για τη λήψη αποτελεσματικών και αποτελεσματικών σημειώσεων συσκέψεων.
$config[code] not foundΣημειώστε το όνομα της εταιρείας, την ημερομηνία και την ώρα στο πάνω μέρος του εγγράφου. Συμπεριλάβετε επίσης κάθε άλλη σχετική πληροφορία, όπως συγκεκριμένο όνομα τμήματος ή ομάδας ή κάποιον συγκεκριμένο λόγο για τον οποίο κλήθηκε η σύσκεψη.
Εγγραφείτε παρευρισκόμενοι. Οι συμμετέχοντες σε συνεδρίαση της επιτροπής χρηματοδότησης περιλαμβάνουν συνήθως έναν πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και το προσωπικό που σχετίζεται άμεσα με τα οικονομικά της εταιρείας, όπως ο λογιστής ή ο οικονομικός διευθυντής. Εάν πρόκειται για συνάντηση δημοσίων οικονομικών, μπορεί να είναι παρών ο διευθυντής της πόλης και ακόμη και ο δήμαρχος. Επιπρόσθετα, ενδέχεται να εκπροσωπούνται εκτός έδρας εταιρίες, εάν πρόκειται να υπάρξει συζήτηση σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει τους τίτλους των ανθρώπων. Αν χρειαστεί, περάστε γύρω από ένα φύλλο συμμετοχής, ώστε να βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά ονόματα των παρευρισκομένων. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε τα ονόματα των παρευρισκομένων που δεν θα μπορούσαν να είναι παρόντες αλλά μπορεί να χρειαστούν αντίγραφο των πρακτικών.
Εάν υπάρχει μια ατζέντα, καταγράψτε τις σημειώσεις σας για κάθε θέμα καθώς συζητείται το θέμα. Τα θέματα σε μια συνεδρίαση της επιτροπής χρηματοδότησης περιλαμβάνουν συχνά τον προϋπολογισμό, τα συγκεκριμένα οικονομικά του έργου, τα έσοδα ή τις οικονομικές καταστάσεις, τα μελλοντικά κονδύλια ή τις αλλαγές ή τις ενημερώσεις στο ημερολόγιο του προϋπολογισμού. Συμπεριλάβετε σημαντικά σημεία συζήτησης και επιμέρους σημείων στην πεζογραφία ή τη μορφή σφαίρας ανάλογα με το πρωτόκολλο της εταιρείας. Σημειώστε ποιος μιλάει, ονόματα ή αριθμούς που αναφέρονται, καθώς και όποιος έχει οριστεί για μια εργασία και ημερομηνία λήξης της εντολής.
Καταγράψτε "Άλλη επιχείρηση". Μετά την κάλυψη των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, δημιουργήστε μια νέα ενότητα με τίτλο Άλλη επιχείρηση. Εδώ θα σημειώσετε τυχόν νέα στοιχεία τα οποία έχουν προβληθεί για συζήτηση. Και πάλι, σημειώστε τον ομιλητή, τις ημερομηνίες ή τους αριθμούς που συζητήθηκαν και τις ανατεθείσες αποστολές και ημερομηνίες λήξης.
Επαναλάβετε τη διόρθωση και αντιμετωπίστε τις ελλείπουσες πληροφορίες. Προτού υποβάλετε τις σημειώσεις της συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι είναι ευανάγνωστες και γραμματικά σωστές, ότι δεν υπάρχουν τυπογραφικά λάθη και ότι τα ονόματα έχουν γραφτεί σωστά. Εάν δεν υπάρχουν πληροφορίες που γνωρίζετε συζητήθηκαν, προσπαθήστε να εντοπίσετε τις πληροφορίες που λείπουν. Προσπαθήστε να γράψετε τα πρακτικά αμέσως μετά τη συνάντηση, ενώ μπορείτε να θυμηθείτε τι συζητήθηκε.
