Πίσω το 1917, το πρώτο Bankers Box® στράφηκε στο γραφείο. Όπως υποδηλώνει το όνομα, σχεδιάστηκε έτσι ώστε οι τραπεζίτες να διαχειρίζονται τραπεζικά αρχεία. Σύντομα, όμως, υιοθετήθηκε από επιχειρήσεις όλων των ειδών για την οργάνωση και την αρχειοθέτηση αρχείων.
$config[code] not foundΓρήγορη προώθηση 95 ετών. Ο κόσμος έχει αλλάξει, αλλά μερικά πράγματα δεν έχουν. Ένα πράγμα που δεν έχει αλλάξει είναι η ανάγκη διαχείρισης εγγράφων και αρχείων στην επιχείρησή σας.
Στην πραγματικότητα, η διαχείριση των αρχείων έχει γίνει ακόμα μεγαλύτερη ανησυχία στον σύγχρονο κόσμο μας. Για παράδειγμα, η επίλυση διαφορών είναι ένα γεγονός της ζωής στις επιχειρήσεις σήμερα. Οι ανησυχίες σχετικά με τις δικαστικές υποθέσεις έχουν ενισχύσει την προηγούμενη όταν πρόκειται για διατήρηση ρεκόρ - έχοντας μια σταθερή πολιτική για τη διατήρηση και την καταστροφή αρχείων και την ικανότητά τους να τις ανακτήσουν με ακρίβεια, αν είναι απαραίτητο, είναι σημαντική. Και αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα.
Ωστόσο, πάρα πολλές επιχειρήσεις είτε δεν έχουν καλή λύση διαχείρισης εγγράφων και ως εκ τούτου έχουν αβεβαιότητα ως προς την εμπειρία λόγω κακής οργάνωσης αρχείων - είτε είναι outsourcing λόγω ελαττωματικής αντίληψης, είναι ένας μεγάλος πονοκέφαλος για την αντιμετώπιση των αρχείων στο σπίτι.
Και αυτό είναι λυπηρό. Γιατί; Επειδή η διαχείριση αρχείων μέσω μιας εσωτερικής λύσης είναι εφικτή και έχει πλεονεκτήματα - δεν είναι δύσκολο, μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα, είναι βολικό, είναι πιο ασφαλές και σας κάνει οργανωμένο.
Η διαχείριση των αρχείων στο εσωτερικό της επιχείρησης είναι μέσα στις δυνατότητες των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων.
Η Fellowes, μια εταιρεία αναγνωρισμένη για τη δέσμευσή της στην καινοτομία στο χώρο εργασίας, ερεύνησε πρόσφατα τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με 1 - 1.000 εργαζόμενους. Η εν λόγω έρευνα παρουσιάζει τα πλεονεκτήματα της διαχείρισης των εγγραφών στο σπίτι, ως εξής:
1) Εξοικονομήσετε χρήματα - Το 52% εκείνων που χρησιμοποιούν ένα εσωτερικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων δηλώνει ότι έχει εξοικονομήσει χρήματα / περικοπές. Όχι μόνο αυτό, 16% από αυτούς λένε ότι ένα εσωτερικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων είχε "έντονα θετικό αντίκτυπο" στα λειτουργικά έξοδα.
Στην πραγματικότητα, το κόστος είναι ένας βασικός μοχλός για τη μετάβαση σε μια εσωτερική λύση. Σχεδόν το 65% των ατόμων που μεταβαίνουν σε μια εσωτερική λύση διαχείρισης εγγράφων δηλώνουν ότι το κόστος της αποθήκευσης εγγράφων εκτός του χώρου, του τεμαχισμού, της δέσμευσης και της πλαστικοποίησης ήταν ένας παράγοντας στην απόφασή τους.
Για να αποκτήσετε ένα γρήγορο στιγμιότυπο των πιθανών εξοικονομήσεων της επιχείρησής σας, δοκιμάστε το Fellowes Savings Analyzer στη διεύθυνση savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Δεν υπάρχουν πλέον απροσδόκητα και κρυφά κόστη - Ένα από τα θέματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αποθήκευση και ανάκτηση εγγράφων εκτός του χώρου είναι απρόβλεπτα τέλη, από ό, τι μπορεί να οδηγήσει το συνολικό κόστος της διαχείρισης των αρχείων εκτός τόπου. Εκτός από τις βασικές χρεώσεις αποθήκευσης και ανάκτησης, υπάρχουν πρόσθετες χρεώσεις για τα πρόσθετα καυσίμων, τα κουτιά με περίεργα μεγέθη, την επανάληψη πυγμαχίας, την ανάκτηση βιασμού, την παράδοση με βιασύνη, την παράδοση τρίτων, τα ελάχιστα αποθήκευσης, λεπτομερή χρέωση και φωτοτυπίες. Μια εσωτερική λύση μπορεί να ελαχιστοποιήσει ή να εξαλείψει όλα αυτά τα κόστη. Αυτό το διάγραμμα δείχνει τον αρνητικό αντίκτυπο τόσων αμοιβών:
Κάντε κλικ για να δείτε μεγαλύτερη εικόνα χάρτη
3) Οι χρόνοι ανάκτησης είναι πιο γρήγοροι - Ο χρόνος είναι χρήμα στην επιχείρηση. Μόνο το 14% δήλωσε ότι ο πωλητής εκτός χαρτοφυλακίου διαχείρισης εγγράφων ανακτούσε έγγραφα την ίδια ημέρα που ζητήθηκε. Σχεδόν το ένα τρίτο λέει ότι χρειάζονται τρεις ή περισσότερες ημέρες για να ανακτήσουν αρχεία - μερικές φορές περισσότερο από μια εβδομάδα! Με μια εσωτερική λύση, η ταχύτητα βρίσκεται υπό τον έλεγχό σας.
4) Αποτελεσματικότητα και ευκολία βελτίωσης - Σύμφωνα με την έρευνα, το 74% λέει ότι η μετάβαση σε διαχείριση εκτός εγγράφων δεν είχε αντίκτυπο ή αρνητικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα.
Η Fellowes δημιούργησε τον αναλυτή αποταμίευσης για να υπολογίσει το δυναμικό εξοικονόμησης. Χρειάζονται μόλις 60 δευτερόλεπτα για να εκτελέσετε την αριθμομηχανή - δοκιμάστε την και δείτε.
7 Σχόλια ▼
