Ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να κάνει ή να σπάσει το υψηλόβαθμο στέλεχος που εξαρτάται από αυτήν. Η ικανότητά της να διαχειρίζεται το φόρτο εργασίας και να επιτυγχάνει τους στόχους είναι σημαντική όχι μόνο στις καθημερινές λειτουργίες του γραφείου αλλά και στην απόδοση του οργανισμού. Είναι ένας απαιτητικός ρόλος που απαιτεί εκπαίδευση, εμπειρία και δεξιότητες.
Ένα μεγάλο φορτίο
Η διαχείριση του φόρτου εργασίας μπορεί να είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζετε ως εκτελεστικό γραμματέα, ιδιαίτερα εάν υποστηρίζετε περισσότερα από ένα εκτελεστικά μέλη. Οι αντιφατικές προτεραιότητες μεταξύ των στελεχών μπορούν να σας κάνουν να αισθανθείτε κατακερματισμένοι, ειδικά όταν συμβαίνουν αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Το Γραφείο Στατιστικών Εργασιών των Η.Π.Α. αναφέρει ότι οι οργανωτικές δεξιότητες είναι μία από τις τέσσερις κορυφαίες ιδιότητες που απαιτούνται από τους εκτελεστικούς γραμματείς. Η ικανότητά σας να διασφαλίζετε ότι οι αναφορές, τα αρχεία και άλλα δεδομένα κατατίθενται σωστά, είναι εύκολα διαθέσιμα και ασφαλή, καθιστώντας πολύ πιο εύκολη τη δουλειά των ανωτέρων σας.
$config[code] not foundΘέματα ατόμων
Κανένας εκτελεστικός γραμματέας δεν λειτουργεί σε κενό. Είστε το πρόσωπο στο οποίο οι περισσότεροι διευθυντές, οι εργαζόμενοι, οι πωλητές, οι πελάτες, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και οι επισκέπτες είναι πιθανότερο να έρθουν όταν χρειάζονται κάτι. Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να ασχοληθείτε με ανθρώπους που είναι δύσκολοι, ή εκείνοι που σας βλέπουν ως υποτελούς τους οποίους μπορούν να εκφοβίσουν. Ένας εκτελεστικός γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να αξιολογεί δύσκολες καταστάσεις, κατόπιν να επικοινωνεί δυναμικά και καθαρά - διατηρώντας παράλληλα την εμπιστευτικότητα και τις καλές εργασιακές σχέσεις.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΏρα, Ώρα, Ώρα
Η διαχείριση του χρόνου αποτελεί άλλη σημαντική πρόκληση για τον εκτελεστικό γραμματέα. Συνήθως διαχειρίζεστε όχι μόνο τη δική σας ώρα, αλλά και τα επιχειρηματικά προγράμματα για εκείνους που υποστηρίζετε. Συχνές διακοπές συχνά συμβαίνουν για διάφορους λόγους. Μπορεί να είστε υπεύθυνος για το συντονισμό των συναντήσεων, την πραγματοποίηση διορισμών, την οργάνωση ταξιδιών και τον προγραμματισμό άλλων δραστηριοτήτων. Οι εκτελεστικοί γραμματείς αντιμετωπίζουν μερικές φορές την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής. Πολλά στελέχη εργάζονται πολλές ώρες - και μπορεί να αναμένουν από τον εκτελεστικό γραμματέα τους να κάνουν το ίδιο. Επιπλέον, μπορεί να δυσκολευτείτε να βρείτε τον χρόνο επικοινωνίας με τους προϊσταμένους σας κατά τη διάρκεια των πολυάσχολων προγραμμάτων τους.
Εποπτεία και Διαχείριση Έργου
Πρόσθετα καθήκοντα μπορεί να είναι σύνθετα και χρονοβόρα, αλλά ο εκτελεστικός γραμματέας πρέπει να τα ολοκληρώσει πέρα από το άλλο έργο της. Ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί επίσης να είναι επόπτης και να έχει διευθυντικές ευθύνες. Σε ένα μεγάλο γραφείο, μπορεί να έχετε έναν ή περισσότερους κατώτερους γραμματείς που σας αναφέρουν. Πρέπει να εκχωρήσετε και να παρακολουθήσετε το έργο τους, να παρέχουν εκπαίδευση και πλήρη αξιολόγηση των επιδόσεων. Ορισμένοι εκτελεστικοί γραμματείς έχουν επίσης μεγάλα έργα δικά τους. Μπορεί να ανατεθεί η διεξαγωγή έρευνας σε ένα μεγάλο έργο, η συλλογή στατιστικών πληροφοριών και η διαχείριση βάσεων δεδομένων, η διεξαγωγή εκθέσεων για συνεδριάσεις ή η ανάπτυξη προϋπολογισμών.
Προετοιμασία, Μισθός και Outlook
Για να αντιμετωπίσει αυτές τις προκλήσεις, ένας εκτελεστικός γραμματέας συνήθως χρειάζεται ένα συνεργατικό δίπλωμα ή κάποιο κολλέγιο και αρκετά χρόνια εργασιακής εμπειρίας, σύμφωνα με το BLS. Σε ορισμένους οργανισμούς, μπορεί να απαιτείται πτυχίο πανεπιστημίου. Οι περισσότεροι εκτελεστικοί γραμματείς χρειάζονται σημαντική γνώση της συγκεκριμένης επιχείρησης ή της βιομηχανίας στην οποία εργάζονται. Η πιστοποίηση είναι διαθέσιμη και μπορεί να αποτελεί ένδειξη γνώσης και επάρκειας. Ο μέσος μισθός για αυτό το επάγγελμα ήταν 35.330 δολάρια ετησίως το 2012 και το BLS προβλέπει μέση αύξηση της απασχόλησης κατά 12% από το 2012 έως το 2022.
