Ένας γραμματέας γραφείου είναι συχνά η κόλλα που κατέχει ένα γραφείο ή μια επιχείρηση από κοινού καθώς παρέχει υποστήριξη σε διάφορα μέλη του προσωπικού και τμήματα. Οι γραμματείς του γραφείου δεν χρειάζονται καμία επίσημη εκπαίδευση, αλλά οι περισσότερες εταιρείες θα εξετάσουν την ολοκλήρωση των μαθημάτων μαθημάτων πληροφορικής και άλλων δεξιοτήτων που σχετίζονται με το γραφείο ως πλεονέκτημα. Σύμφωνα με την Payscale.com, από το 2010, οι γραμματείς γραφείων υπολογίζουν κατά μέσο όρο μεταξύ $ 20.893 και $ 30.990 ετησίως.
$config[code] not foundGreet & Check-In
Ο γραμματέας γραφείου καλωσορίζει τους πελάτες, τους αιτούντες εργασία και άλλους επισκέπτες όταν φτάνουν στο γραφείο. Εάν ο επισκέπτης έχει συνάντηση με κάποιον που εργάζεται στην εταιρεία, ο γραμματέας του γραφείου θα ελέγξει τον επισκέπτη και θα ανακοινώσει την άφιξή του στο κατάλληλο μέλος του προσωπικού.
Επειδή ο γραμματέας γραφείου είναι συχνά η πρώτη εντύπωση που έχουν οι άνθρωποι της εταιρείας, πρέπει να διατηρεί μια επαγγελματική εμφάνιση και συμπεριφορά ανά πάσα στιγμή. Η χρήση κατάλληλης εθιμοτυπίας και φιλικής στάσης αποτελούν σημαντικό μέρος της δουλειάς του γραμματέα του γραφείου. Μια χειραψία και μια επαφή με τα μάτια κατά την άφιξη επιτρέπει στον επισκέπτη να γνωρίζει ότι η παρουσία του αναγνωρίζεται και εκτιμάται. Όταν ένας επισκέπτης ή πελάτης εγκαταλείψει το κτίριο, ο γραμματέας του γραφείου θα τον ευχαριστήσει για την επίσκεψή του και θα την ελέγξει, αν χρειαστεί.
Επικοινωνία & Αλληλογραφία
Το τηλέφωνο και η γραπτή επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για να βοηθήσει την εταιρεία να προχωρήσει και να οικοδομήσει επιχειρήσεις. Ο γραμματέας γραφείου διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στη διαδικασία επικοινωνίας εντός του γραφείου και της εταιρείας. Παίρνει τηλεφωνικές κλήσεις, ανακατευθύνει τον καλούντα στο κατάλληλο άτομο ή λαμβάνει ένα μήνυμα, τοποθετεί τηλεφωνήματα σε πελάτες και παρέχει πληροφορίες ή οδηγίες σε όσους ζητούν βοήθεια.
Εκτός από την τηλεφωνική επικοινωνία, ο γραμματέας του γραφείου συμμετέχει επίσης σε γραπτή και ηλεκτρονική αλληλογραφία. Τα στελέχη ή οι διευθυντές μπορούν να ζητήσουν από τον γραμματέα του γραφείου να γράψει επιστολές ή να απαντήσει σε ερωτήσεις πελατών. Εάν η επικοινωνία ή η αλληλογραφία πραγματοποιείται μέσω τηλεφώνου, μέσω επιστολής ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο γραμματέας του γραφείου πρέπει να επικοινωνεί πάντα με επαγγελματικό τρόπο, διατηρώντας τη φήμη που εργάστηκε για να οικοδομήσει.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΤήρηση αρχείων
Ένα πολυάσχολο γραφείο απαιτεί συνεχή ενημέρωση των αρχείων και των δεδομένων. Εάν η εταιρεία συμμετέχει στην πώληση προϊόντων ή υπηρεσιών, τα αρχεία πωλήσεων, τα αποθέματα και τα αιτήματα των πελατών θα πρέπει να ενημερώνονται κάθε μέρα. Ο γραμματέας του γραφείου εισάγει πληρωμές πελατών και πελατών και μπορεί επίσης να βοηθήσει την λογιστική υπηρεσία με ενημερωμένα αρχεία των πληρωμών που αποστέλλονται στους πωλητές.
Εκτός από τα αρχεία που σχετίζονται με τις πωλήσεις, ο γραμματέας του γραφείου διατηρεί επίσης αρχεία των συνεδριάσεων μέσω πρακτικών συνάντησης. Η τήρηση αρχείων παρέχει στην εταιρεία ιστορικό των γεγονότων και μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για την πορεία της εταιρείας. Πολλές ώρες δαπανώνται από τον γραμματέα του γραφείου, επικαιροποιώντας και διατηρώντας γραπτά αρχεία και αρχεία στον υπολογιστή.
