Οι λειτουργίες του γραμματέα μπορούν να περιλαμβάνουν διάφορα καθήκοντα υπαλλήλων όπως τηλεφωνήματα, πληκτρολόγηση, κατάθεση, άνοιγμα αλληλογραφίας και λήψη καφέ. Ένας γραμματέας που υπηρετεί ως βοηθός ενός διευθυντή έχει παρόμοιες λειτουργίες. Ωστόσο, αυτός ο τύπος γραμματέας αναφέρεται απευθείας στον διαχειριστή (σε αντίθεση με όλους τους άλλους στην εταιρεία) και βοηθά τον διευθυντή με διάφορους τρόπους για να κάνει τη δουλειά του ευκολότερη, καθώς και τη διατήρηση του γραφείου οργανωμένου.
$config[code] not foundΛειτουργίες επικοινωνίας
Ως γραμματέας του διευθυντή, συχνά θα είστε το πρώτο πρόσωπο επαφής για όσους προσπαθούν να προσεγγίσουν το αφεντικό σας τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας. Σε αντίθεση με έναν ρεσεψιονίστ ή έναν γενικό γραμματέα που απαντά στο τηλέφωνο για όλο το προσωπικό, ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για την απάντηση στις εισερχόμενες κλήσεις μόνο για τον διευθυντή σας. Θα πρέπει να προβάλετε τις κλήσεις για να διαπιστώσετε αν μπορείτε να βοηθήσετε τον καλούντα ή εάν το αφεντικό σας είναι διαθέσιμο για να πάρει την κλήση. Η υποβοήθηση του διαχειριστή περιλαμβάνει χαιρετισμό επισκεπτών που έρχονται στο γραφείο του διευθυντή σας και καθοδηγούν τους σύμφωνα με τις οδηγίες του διαχειριστή σας. Οι λειτουργίες του γραμματέα του διευθυντή σας μπορούν επίσης να περιλαμβάνουν τη σύνδεση με άλλους επαγγελματίες για λογαριασμό του μέσω γραπτής αλληλογραφίας, τηλεφωνικών κλήσεων και αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Λειτουργίες Οργάνωσης
Οι διευθυντές αναμένουν να οργανωθούν οι γραμματείς τους. Θα είστε υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της τακτοποίησης των αρχείων γραφείου και την αποστολή εμπιστευτικών εγγράφων σε ασφαλή περιοχή. Μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε την εισερχόμενη αλληλογραφία για να καθορίσετε τι δίνεται στον διαχειριστή σας, κατατεθεί ή απορριφθεί. Βοηθώντας τον διευθυντή συχνά περιλαμβάνει την τήρηση του χρονοδιαγράμματος του. Θα περιμένει από εσάς να παρακολουθείτε τα ραντεβού του, να προγραμματίζετε συναντήσεις και να κάνετε τις ρυθμίσεις του ταξιδιού όταν χρειάζεται. Οι πρόσθετες λειτουργίες μπορούν να περιλαμβάνουν τη ρύθμιση των κλήσεων διάσκεψης και τη συμμετοχή σε συνεδριάσεις, καθώς και την ημερήσια διάταξη και τη λήψη πρακτικών.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΔιαχειριστικές λειτουργίες
Παρόλο που είστε γραμματέας του διευθυντή, ορισμένες από τις ευθύνες σας μπορεί να περιλαμβάνουν τη διαχείριση. Η υποβοήθηση του διαχειριστή μπορεί μερικές φορές να σημαίνει ότι ενεργείτε ως διαχειριστής μόνος σας. Ο προϊστάμενός σας μπορεί να σας δώσει την εντολή να επιβλέπει συγκεκριμένα έργα, όπως τη διαχείριση βάσης δεδομένων ή τη δημιουργία και ενημέρωση αναφορών. Εάν υπάρχουν άλλα μέλη του προσωπικού γραφείου στο γραφείο, ενδέχεται να είστε υπεύθυνοι για τη διαχείριση και την ανάθεση των καθημερινών καθηκόντων τους. Μπορούν να αναφέρονται απευθείας σε εσάς αντί του διαχειριστή σας και μπορείτε να υπηρετήσετε ως άμεσος επιβλέπων. Θα μπορούσατε επίσης να καλέσετε να εκπαιδεύσετε άλλους υπαλλήλους και να δώσετε εντολή στον επιβλέποντα σε θέματα όπως η διδασκαλία τους σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας μηχανών γραφείου ή τη χρήση πακέτων λογισμικού.
