Η εταιρεία μου, Journyx, ήταν εδώ και δεκαεπτά χρόνια και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, έχουμε ξεπεράσει μια από τις μεγαλύτερες οικονομικές περιόδους στην ιστορία, την εμφάνιση της ταυτόχρονα συναρπαστικής και τρομακτικής σφαίρας των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης και μεγάλες μεταβάσεις στον τρόπο αγοράς και του λογισμικού παραδόθηκε. Ωστόσο, δεν ήταν πάντα τόσο σκληροπυρηνικοί.
Στην αρχή ήμασταν κοντά στην απόλυτη αποτυχία μερικές φορές.Δεν είχε καμία σχέση με το προϊόν μας. οι πελάτες διαπίστωσαν ότι παραδόθηκε στην υποσχόμενη λειτουργικότητα και στη συνέχεια κάποιες. Επίσης, δεν είχε να κάνει με την ομάδα μας, ούτε με κακή εσωτερική πολιτική.
Ο λόγος που σας λέω αυτή την ιστορία είναι ότι υπάρχει ένα μάθημα που πρέπει να μάθουμε εδώ: δεν είχαμε ένα σαφές όραμα για τον αγωγό μας και την ταμειακή ροή. Είχαμε δυσκολία να προβλέψουμε πόσα μετρητά θα είχαμε στην τράπεζα μερικές εβδομάδες στο μέλλον. Ήταν ένα σοβαρό πρόβλημα και, δυστυχώς, ένα κοινό πρόβλημα. Ίσως ακόμα και κάποιος που έχετε βιώσει στην εταιρεία σας.
Είναι εύκολο, ειδικά για μικρές επιχειρήσεις και νεωτερισμοί, να επικεντρωθεί στον ενθουσιασμό του εδώ και τώρα. Το μέλλον είναι μια αφηρημένη έννοια για επιχειρήσεις σε επίπεδο επιχειρήσεων, μέχρι να μην είναι. Πρέπει να εστιάσετε στην ανάπτυξη από την αρχή. Η επιτυχία δεν είναι ένα όνειρο, αλλά παράδοξα μπορεί να σας καταστρέψει αν δεν είστε προετοιμασμένοι γι 'αυτό.
Δεν ήμασταν η πρώτη εταιρεία που αντιμετώπιζε περιόδους ανάπτυξης που δεν μπορούσαμε να χειριστούμε και δεν θα είμαστε οι τελευταίοι. Ευτυχώς, είναι απλό να εφαρμοστεί ένα σύστημα που επιτρέπει ευφυείς προβλέψεις.
Ακολουθούν πέντε βήματα που μπορείτε να κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας δεν αντιμετωπίζει τα ίδια προβλήματα:
1. Παρακολουθήστε τα έργα μεμονωμένα
Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων που δαπανάται για τα έργα είναι μεγάλη, αλλά θα αποκομίσετε το μέγιστο όφελος όταν παρακολουθείτε κάθε έργο χωριστά. Αυτό σας επιτρέπει να δείτε κάθε έργο ως μοναδικό στοιχείο στην κερδοφορία της εταιρείας. Αυτή η εικόνα είναι εξαιρετικά πολύτιμη όταν κατανέμετε πόρους, επειδή γνωρίζετε τις παραμέτρους για κάθε έργο σε σχέση με την τρέχουσα διαθεσιμότητα της εταιρείας.
2. Παρακολούθηση Εργασιακών Εργασιών και Αλλαγές στην Παραγωγικότητα
Σε κάθε οργάνωση, τα οφέλη από τη γνώση του τι κάνουν οι υπάλληλοί σας σε οποιοδήποτε σημείο είναι προφανή: θέλετε να εργάζονται σε καθήκοντα που είναι πραγματικά επωφελής για την εταιρεία. Αλλά είναι επίσης σημαντικό να εξετάσουμε ποιες θέσεις εργασίας είναι πιο αποτελεσματικές. Η εφαρμογή ενός συστήματος που επιτρέπει στους υπαλλήλους να παρακολουθούν χρόνο κατά συγκεκριμένων εργασιών θα σας επιτρέψει να δείτε πού είναι πιο χρήσιμα. Οι αποδόσεις είναι αυτό που τους αρέσει να κάνουν καλύτερα. Δεν χρειάζεται να αλλάζετε καθημερινά τους ρόλους εργασίας των εργαζομένων, αλλά εξετάζετε μια αλλαγή όταν τα στοιχεία δείχνουν ότι έχουν βελτιώσει τις δεξιότητες σε μια νέα περιοχή και ότι θα μπορούσαν να είναι πιο χρήσιμες αλλού.
3. Δημιουργία βάσης δεδομένων προηγούμενων έργων
Η καθυστέρηση των έργων σας θα είναι εξαιρετικά πολύτιμη, αν και χρειάζεστε λίγο χρόνο για να οικοδομήσουμε. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να καθορίσετε πόσοι άνθρωποι παίρνουν κανονικά για να ολοκληρώσουν ένα έργο. να βελτιώσετε την ακρίβεια των προϋπολογισμών σας με βάση το πεδίο εφαρμογής. και τέλεια χρονοδιαγράμματα με βάση τις συνολικές παραμέτρους του έργου. Ακόμη και τα λιγότερο αποδοτικά έργα γίνονται πολύτιμα, επειδή μπορείτε να συλλέξετε εξίσου πολλές πληροφορίες από αυτές. Θα γνωρίζετε τι δεν λειτούργησε, ποιοι παράγοντες σας προκάλεσαν να υπερβείτε τον προϋπολογισμό και να μάθετε από τα λάθη.
4. Πάντα γνωρίζετε τους διαθέσιμους πόρους σας
Ένα κρίσιμο κομμάτι κάθε σχεδίου έργου δημιουργεί την ομάδα σας. Αυτό το καθήκον είναι πιο εύκολο όταν γνωρίζετε ακριβώς ποιος είναι διαθέσιμος (με τις δεξιότητες που χρειάζεστε) και ποιο είναι το πρόγραμμά τους για τη διάρκεια του έργου. Αν έχετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης έργου, τα προγράμματα των υπαλλήλων είναι άμεσα εμφανή και θα σημειωθούν τυχόν αιτήματα για άδεια. Θα γνωρίζετε επίσης τα καθήκοντα στα οποία εργάζονται άλλοι εργαζόμενοι, ώστε να αποφύγετε την υπερβολική μείωση των πόρων ή την κατανομή ενός ατόμου σε εργασίες για τις οποίες δεν είναι κατάλληλες.
5. Συνεχής παρακολούθηση της χρήσης πόρων σε σχέση με τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα
Αν συγκρίνετε το χρόνο και τους πόρους που δαπανώνται για ένα έργο σε σχέση με το ποσοστό που ολοκληρώνεται, μπορείτε να δείτε ποια έργα απορροφούν πάρα πολλούς πόρους για να παραμείνουν επικερδείς. Αυτό σας επιτρέπει να αναδιανείμετε περιουσιακά στοιχεία σε έργα όπως είναι απαραίτητα ή ακόμα και να σκοτώσετε έργα που είναι πολύ μακριά για να ωφελήσετε την εταιρεία σας. Είναι πάντα καλύτερο να προσδιοριστούν τα θέματα από νωρίς, και ένα δυναμικό σύστημα παρακολούθησης παρέχει αυτή τη διορατικότητα. Μερικές φορές είναι καλύτερο να μειώσετε τις απώλειές σας και να συνεχίσετε. το κόστος μπορεί γρήγορα να ξεφύγει από τον έλεγχο, προκαλώντας την επιδείνωση της κατάστασής σας.
Παρόλο που είναι δυνατή η παρακολούθηση αυτών των συστημάτων χρησιμοποιώντας βασικά επιχειρηματικά προγράμματα (χρησιμοποιήσαμε το Excel και το QuickBooks νωρίς), τα αυτοματοποιημένα, προγραμματιζόμενα συστήματα θα μειώσουν σημαντικά το χρόνο καταχώρισης και τα λάθη. Όποια και αν είναι η μέθοδος που επιλέγετε να χρησιμοποιήσετε, ξεκινήστε αμέσως εάν δεν το έχετε κάνει ήδη. Η ανάπτυξη πρέπει να είναι αιτία ενθουσιασμού, όχι ανησυχίας.
1
