Πώς να επιβλέπει το προσωπικό σε απομακρυσμένες τοποθεσίες

Ζούμε σε μια παγκόσμια οικονομία. Αυτές τις μέρες, το προσωπικό ή οι άμεσες αναφορές σας ενδέχεται να μην βρίσκονται στο ίδιο κτίριο στο οποίο εργάζεστε. Μπορεί να μην είναι καν στην ίδια πόλη, πολιτεία ή χώρα. Ωστόσο, ως διαχειριστής ή επόπτης, είστε τελικά υπεύθυνος για τη διαχείριση και την παρακολούθηση της απόδοσής τους, την αντιμετώπιση τυχόν ζητημάτων που προκύπτουν και τη διαχείριση της διαχείρισης αμοιβών - όλα αυτά από μακριά.

Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει διαθέσιμη γραπτή περιγραφή εργασίας για κάθε υπάλληλο που εποπτεύετε. Στείλτε σε κάθε υπάλληλο αντίγραφο της δουλειάς του για να εξασφαλίσετε ότι και οι δύο έχετε τις ίδιες προσδοκίες για τα καθήκοντα και τις επιδόσεις.

$config[code] not found

Ξεκινήστε ένα αρχείο για κάθε εργαζόμενο. Συμπεριλάβετε αντίγραφο της εργασίας του υπαλλήλου, του αρχείου προσωπικού του από οποιονδήποτε προηγούμενο διαχειριστή, προηγούμενες αξιολογήσεις, αρχεία παρουσίας και κάθε άλλη σχετική πληροφορία.

Μια πρώτη επίσκεψη στο εργασιακό περιβάλλον του εργαζόμενου είναι ο καλύτερος τρόπος να αποκτήσετε μια πραγματική αίσθηση για το τι κάνει ο εργαζόμενος και τις προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσει. Σας δίνει επίσης την ευκαιρία να γνωρίσετε τον εργαζόμενο σε σημαντικότερο επίπεδο, να συναντήσετε το άλλο προσωπικό με το οποίο ο εργαζόμενος αλληλεπιδρά σε τακτική βάση και να σχηματίσει κάποιο είδος δεσμού με τον εργαζόμενο. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία για τον υπάλληλο να σας γνωρίσει, το στυλ διοίκησης και την προσωπικότητά σας.

Αγοράστε το μεσημεριανό σας υπάλληλο όταν επισκέπτεστε και περάστε λίγο χρόνο σε ένα κοινωνικό επιχειρηματικό περιβάλλον έξω από το γραφείο. Γνωρίστε τον ως άτομο, μάθετε τις συμπαθεί και αντιπαθεί, συζητήστε τις μελλοντικές του φιλοδοξίες με την εταιρεία και δώστε του την ευκαιρία να σας θέσει ερωτήσεις. Μοιραστείτε κάτι για τον εαυτό σας για να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ των δύο σας.

Πιάστε μια φωτογραφία του υπαλλήλου σας για να πάρετε πίσω στο γραφείο σας μαζί σας. Δημοσιεύστε το σε πίνακα ανακοινώσεων ή το κρεμάστε από το γραφείο σας, έτσι ώστε να το βλέπετε συχνά και να θυμάστε το άτομο πίσω από τη φωνή στο τηλέφωνο ή τις επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανταλλάσσετε.

Αφήστε τον υπάλληλό σας να γνωρίζει ότι θέλετε να διατηρήσετε ανοιχτές τις γραμμές επικοινωνίας. Μπορεί να σας καλέσει ή να σας στείλει e-mail ανά πάσα στιγμή με ερωτήσεις, ανησυχίες ή απλά νέα και ενημερώσεις για το τι συμβαίνει στο γραφείο του. Μάθετε εάν το μέσο επικοινωνίας που προτιμάτε είναι τηλέφωνο ή e-mail, ή ίσως τηλεδιάσκεψη. Τιμηθείτε την προτίμησή του όταν επικοινωνείτε μαζί του.

Επικοινωνήστε συχνά με τον υπάλληλό σας - σχετικά με την εργασία και άλλα θέματα που μπορεί να μοιραστείτε με τον υπάλληλο γύρω από το ψυγείο νερού αν βρισκόταν στο γραφείο σας. Μείνετε προσιτοί. Προσκαλέστε τον υπάλληλό σας να ανταποκριθεί εάν είναι άνετος στη διαδικασία. Ζητήστε απλά να ρωτήσετε πώς τα πράγματα πηγαίνουν από καιρό σε καιρό και να ρωτήσετε αν έχει κάποιες ανησυχίες ή οτιδήποτε μπορείτε να τον βοηθήσετε. Μην είστε απλώς μια φωνή κακών ειδήσεων στο άλλο άκρο του τηλεφώνου - ένας από εκείνους τους διευθυντές που έρχονται σε επαφή μόνο με τους υπαλλήλους τους όταν κάτι είναι λάθος ή για να εκδώσουν μια συγκεκριμένη οδηγία.

Προγραμματίστε τακτικές (τουλάχιστον ετησίως ή δύο φορές ετησίως) επισκέψεις στην απομακρυσμένη τοποθεσία κάθε υπαλλήλου για να διατηρήσετε τη σχέση σας. Ο υπερβολικός χρόνος μεταξύ των φυσικών επισκέψεων μπορεί να κάνει τον εργαζόμενο να αισθάνεται ξεπερασμένος ή ξεχασμένος, ασήμαντος για εσάς και την εταιρεία.

Επικοινωνήστε με τους άλλους ανθρώπους που συνεργάζεται με τον τοπικό σας υπάλληλο μερικές φορές για να μάθετε πώς πηγαίνουν τα πράγματα από την οπτική τους, ποια είναι η εμπειρία τους σχετικά με τον υπάλληλό σας και συμβάλλετε στην αξιολόγηση της απόδοσης της απόδοσης του υπαλλήλου σας.

Ερευνήστε για πιθανά προβλήματα, παραπόνων πελατών ή ζητήματα που ίσως χρειαστεί να επιλυθούν σε μια πραγματική προσπάθεια να ανακαλύψετε τι συμβαίνει και να βελτιώσετε την κατάσταση. Δώστε ερωτήσεις και δείτε την άποψη του υπαλλήλου για την κατάσταση. Μην υποθέτετε μόνο το χειρότερο. Αποκτήστε τα γεγονότα που χρειάζεστε για να σχηματίσουν μια πιο αντικειμενική άποψη αν μπορείτε μάλλον να λάβετε μόνο το «παράπονο» ενός ατόμου ως ευαγγέλιο.

Θυμηθείτε ότι οι επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί μερικές φορές να παρερμηνευθούν, οπότε μην ξεχνάτε τα μηνύματά σας προσεκτικά.

Αξιολογείτε τακτικά την απόδοσή του, τόσο μετρήσιμα στοιχεία απόδοσης όσο και υποκειμενικές εκτιμήσεις απόδοσης. Αφήστε τον να γνωρίζει τι να περιμένει από εσάς και πότε να το αναμείνετε όσον αφορά τις αξιολογήσεις των επιδόσεων (δηλ. Θα είναι ετησίως, κάθε εξάμηνο ή σε κάποιο άλλο διάστημα, οι αξιολογήσεις των επιδόσεων θα συσχετίζονται με προσαρμογές μισθών ή μπόνους κ.λπ.).

Δοξάστε τον υπάλληλό σας όταν η απόδοσή του το δικαιολογεί ή κάνει κάτι πέρα από την περιγραφή της θέσης εργασίας του. Αναγνωρίστε τον με κάποιο απτό τρόπο όπως μια προσωπική σημείωση ή ένα μικρό δώρο που μπορείτε να στείλετε με το ταχυδρομείο.

Επιδιώξτε να κατανοήσετε τον υπάλληλό σας και τη δουλειά του και να τον βοηθήσετε να αναπτυχθεί και να αναπτυχθεί στην τρέχουσα θέση του ή στην εταιρεία. Θυμηθείτε ότι η επιτυχία του - και η επιτυχία όλων των υπαλλήλων σας - επηρεάζει άμεσα την επιτυχία σας ως διαχειριστή.