Όταν ξεκινάτε τη μικρή επιχείρησή σας, είναι απίθανο να σκεφτήκατε σκληρά για τη δημιουργία ενός τηλεφωνικού συστήματος, αν σκεφτήκατε καθόλου.
Δεν είστε μόνοι σε αυτό: από τους καταλόγους δημιουργίας 25 εκδόσεων που εξετάσαμε σε απευθείας σύνδεση κατά την έρευνα αυτού του άρθρου, μόνο ένα τηλεφωνικά συστήματα που απαριθμούνται και ήταν αρκετά μακριά από την άποψη της προτεραιότητας.
Αυτό δεν είναι εξαιρετικά εκπληκτικό. Πάνω από τα τρία τέταρτα των μικρών επιχειρήσεων που ξεκίνησαν το 2013 είχαν τέσσερα ή λιγότερα άτομα. Με μια τόσο μικρή ομάδα, η χρήση μεμονωμένων κινητών τηλεφώνων έχει νόημα.
$config[code] not foundΩστόσο, καθώς αυτές οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται, τόσο από πλευράς εργαζομένων όσο και πελατών, η ανάγκη για ένα πιο εξελιγμένο και οικονομικό τηλεφωνικό σύστημα καθίσταται εμφανές. Μετά από όλα, θα ήθελα να μην χάσετε ούτε μία κλήση, έτσι;
Και εδώ μπαίνει το εικονικό σύστημα τηλεφώνου.
Τι είναι μια υπηρεσία εικονικής τηλεφωνίας;
Για δεκαετίες, τα τηλεφωνικά συστήματα των επιχειρήσεων έχουν προσφέρει πάνω από ένα τηλέφωνο σε κάθε γραφείο. Από το φωνητικό ταχυδρομείο έως τη δρομολόγηση κλήσεων, την προώθηση κλήσεων και την κλήση συνδιάσκεψης, τα σύγχρονα τηλεφωνικά συστήματα έχουν μεταμορφώσει τον τρόπο επικοινωνίας των επιχειρήσεων με τους πελάτες, τους συνεργάτες τους και τους δικούς τους τοίχους.
Για πολλές μικρές επιχειρήσεις, ωστόσο, η τιμή ενός εσωτερικού τηλεφωνικού συστήματος ήταν απαγορευτική. Εκτός από τον ίδιο τον εξοπλισμό (συμπεριλαμβανομένων των τηλεφώνων), το κόστος διαχείρισης, αντιμετώπισης προβλημάτων και διατήρησης ενός συστήματος ήταν υψηλό.
Στα τέλη της δεκαετίας του 1990, όμως, παρουσιάστηκε μια νέα λύση: εικονικές τηλεφωνικές υπηρεσίες. Όπως οι ηλεκτρονικές εφαρμογές που χρησιμοποιείτε στο cloud, οι υπηρεσίες αυτές επέτρεψαν στις μικρές επιχειρήσεις να αποκτήσουν περισσότερες λειτουργίες για λιγότερα χρήματα, επιβαρύνοντας όλο το κόστος υλικού, διαχείρισης και συντήρησης και επεκτείνοντάς τα σε πολλές επιχειρήσεις. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν υπηρεσίες εικονικών τηλεφώνων μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις υπάρχουσες συσκευές τηλεφώνου τους, είτε ενσύρματες στον τοίχο είτε σε κινητά.
Το αποτέλεσμα? Οι μικρές επιχειρήσεις είχαν τώρα πρόσβαση σε ισχυρές τηλεφωνικές υπηρεσίες για επιχειρήσεις σε πολύ χαμηλότερη τιμή.
16 τρόποι μια υπηρεσία εικονικής τηλεφωνίας μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας
Από την εμφάνισή τους, οι εικονικές τηλεφωνικές υπηρεσίες έχουν συνεχώς αυξήσει τις προσφορές υπηρεσιών τους. Για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε το εύρος των διαθέσιμων στοιχείων, δείτε τα πιο συνηθισμένα, καθώς και κάποια ασυνήθιστα χαρακτηριστικά παρακάτω.
Κοινά χαρακτηριστικά μιας υπηρεσίας εικονικής τηλεφωνίας
Ακολουθεί ένα δείγμα των πιο κοινών χαρακτηριστικών που προσφέρονται από τις εικονικές τηλεφωνικές υπηρεσίες:
- Τηλεφωνικοί αριθμοί - Διαφημίστε έναν κύριο αριθμό ή δημιουργήστε όσες τοπικές αριθμούς άμεσης κλήσης και ματαιοδοξίας 800 χρειάζεστε (προειδοποίηση: περισσότεροι αριθμοί μπορεί να σημαίνουν υψηλότερο κόστος). Μπορείτε συνήθως να ορίσετε το αναγνωριστικό καλούντος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, ώστε το άτομο στο οποίο καλείτε να βλέπει το όνομα της εταιρείας σας.
- Εικονικοί ρεσεψιονίστ και μενού με δυνατότητα προετοιμασίας γευμάτων - Καλωσορίστε τους καλούντες με επαγγελματικό χαιρετισμό και στη συνέχεια τους στείλετε στο δρόμο τους ή προσφέρετε ένα μενού με επιλογές, συμπεριλαμβανομένου ενός καταλόγου επέκτασης καθώς και της θέσης και των ωρών λειτουργίας.
- Κρατήστε μουσική - Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε το δικό σας!
- Τηλεφωνήστε στο δρομολόγιο - Βοηθήστε τον καλούντα σας να φτάσει στο σωστό άτομο με κανόνες αυτοματισμού που μπορείτε να αλλάξετε εν κινήσει. Προσδιορίστε ποιος λαμβάνει την κλήση χρησιμοποιώντας λειτουργίες όπως ομαδοποιημένες ουρές και ταυτόχρονη κλήση και πραγματοποιήστε τις κλήσεις σας στο δρόμο με τις λειτουργίες "follow-me" που διαβιβάζουν όλες τις κλήσεις στην κινητή συσκευή σας. Μπορείτε να ρυθμίσετε κανείς κανόνες προβολής, έτσι ώστε να σας αποστέλλονται σημαντικές κλήσεις ενώ οι λιγότερο σημαντικές κλήσεις αποστέλλονται στο φωνητικό ταχυδρομείο.
- Άλλες λειτουργίες τηλεφώνου - Οι περισσότερες εικονικές τηλεφωνικές υπηρεσίες προσφέρουν μεταφορά κλήσεων, στάθμευση κλήσεων, αναγνωριστικό καλούντος, αναμονή κλήσεων και μην ενοχλείτε. Ορισμένοι μάλιστα ανακοινώνουν τον καλούντα (δηλ. Ζητούν από τον καλούντα να πει το όνομα του, να το καταγράψει και στη συνέχεια να τον αναπαράγει πριν από την αποδοχή της κλήσης) και τον αποκλεισμό κλήσεων.
- Κάντε κλικ για να καλέσετε - Αφήστε τους πελάτες σας να σας καλέσουν κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί ιστότοπου.
- Τηλεφωνική συνδιάσκεψη - Είναι σαν ένα διαδικτυακό πάρτι όπου θα δουλεύετε.
- Φαξ - Λήψη φαξ και παράδοση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Φωνητικό ταχυδρομείο - Σκεφτείτε μεγαλύτερη από τη απλή δυνατότητα λήψης τηλεφωνητή. Πολλές υπηρεσίες εικονικών τηλεφώνων θα προωθήσουν την καταγραφή των φωνητικών σας μηνυμάτων στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπου μπορείτε να τα αναπαράγετε αμέσως.
- Διαχείριση λογαριασμών - Αλλαγή, διαχείριση και παρακολούθηση του τηλεφωνικού σας συστήματος με έναν εύκολο στη χρήση ηλεκτρονικό πίνακα ελέγχου. Δεν υπάρχουν πολύπλοκα συστήματα για τη διαχείριση και δεν υπάρχει υλικό για την αντιμετώπιση.
Ασυνήθιστα χαρακτηριστικά μιας υπηρεσίας εικονικής τηλεφωνίας
- Ζωντανός συνοδός - Τίποτα δεν είναι καλύτερο από το να έχει κάποιος ζωντανός να απαντήσει στο τηλέφωνο της επιχείρησής σας. Ορισμένες υπηρεσίες εικονικής τηλεφωνίας σάς επιτρέπουν να προσφέρετε αυτήν την εμπειρία χωρίς να χρειαστεί να προσλάβετε ρεσεψιονίστ.
- Μεταγραφές φωνητικού ταχυδρομείου - Η καταγραφή κάθε φωνητικού μηνύματος που σας έχει δοθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ωραία, όμως, δεν μπορείτε να ακούσετε κάποιον κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αυτό είναι που ένα μεταγραμμένο φωνητικό μήνυμα, το μήνυμά σας στο κείμενο, πραγματικά έρχεται σε πρακτικό.
- Κλήση κτύπημα - Πρέπει να φύγετε από το γραφείο όταν βρίσκεστε στη μέση μιας κλήσης; Το Flip κλήσης σάς επιτρέπει να μεταφέρετε την κλήση στην κινητή συσκευή σας, ώστε να μπορείτε να μιλάτε εν κινήσει.
- Διαδικτυακή και τηλεδιάσκεψη - Ορισμένες υπηρεσίες εικονικών τηλεφώνων προσφέρουν τη δυνατότητα να φιλοξενούν web και βιντεοδιάσκεψη όπως απαιτείται.
- Ενσωμάτωση - Η ενσωμάτωση της υπηρεσίας εικονικών τηλεφώνων σας με εφαρμογές που χρησιμοποιούνται συχνά σας επιτρέπει να δημιουργείτε αποτελεσματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, με το RingCentral, μπορείτε να στέλνετε εισερχόμενα φαξ σε συγκεκριμένους φακέλους κιβωτίων και να ενεργοποιείτε το "click-to-call" μέσα από την λύση εξυπηρέτησης πελατών της Zendesk.
- Εγγραφή κλήσεων - Εάν πρέπει να καταγράψετε μια κλήση, για νομικούς ή εκπαιδευτικούς σκοπούς, ορισμένες υπηρεσίες εικονικής τηλεφωνίας προσφέρουν αυτή τη δυνατότητα.
Η απόφαση Voice over IP (VOIP)
Οι υπηρεσίες εικονικής τηλεφωνίας μπορούν να προσφερθούν με δύο τρόπους:
- Παραδοσιακή τηλεφωνική υπηρεσία που χρησιμοποιεί ένα PBX (ιδιωτικό τηλεφωνικό κέντρο) που χρησιμοποιεί τις ίδιες γραμμές που χρησιμοποιεί το σπίτι και τα κινητά τηλέφωνά σας. ή
- VOIP, μια μέθοδος που δρομολογεί τις κλήσεις σας μέσω του Διαδικτύου.
Ενώ το VOIP είναι συχνά λιγότερο δαπανηρό, υπάρχουν δύο σημαντικά στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν από την επιλογή μιας εικονικής τηλεφωνικής υπηρεσίας που χρησιμοποιεί αυτή την προσέγγιση:
- Αξιοπιστία - Το VOIP απαιτεί σταθερή και ισχυρή σύνδεση στο Διαδίκτυο. Αν αυτό δεν είναι διαθέσιμο, θα εξετάζετε τις αλλοιωμένες και τις μειωμένες κλήσεις.
- Υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης - Οι υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης είναι πλήρως ενσωματωμένες στις παραδοσιακές τηλεφωνικές υπηρεσίες που χρησιμοποιούν ένα PBX αλλά όχι σε υπηρεσίες VOIP. Αυτό σημαίνει ότι οι υπηρεσίες όπως το 911 δεν μπορούν να ανιχνεύσουν κλήσεις VOIP, έναν σοβαρό περιορισμό αν έχετε ποτέ πρόβλημα. Ενώ το ζήτημα αυτό αντιμετωπίζεται, εξακολουθεί να αποτελεί πραγματική ανησυχία.
Λίστα υπηρεσιών εικονικών τηλεφώνων
Για να σας βοηθήσουμε να βρείτε μια υπηρεσία εικονικών τηλεφώνων που να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις και τον προϋπολογισμό σας, έχουμε συντάξει την παρακάτω λίστα για να ξεκινήσετε.
Σημείωση: τα χαρακτηριστικά και οι τιμές ποικίλλουν σημαντικά μεταξύ των υπηρεσιών, οπότε φροντίστε να κάνετε την έρευνά σας.
- 8×8
- AccessDirect
- aircall
- Συμμαχικά τηλέφωνα
- American Voice Mail
- Broadvoice
- eVoice
- Freedom800
- FreedomVoice
- Ακρίδα
- Haloo
- Jive
- Kall8
- Γραμμή 2
- MightyCall
- Nextiva
- Ενα κουτί
- Onsip
- Ooma
- com
- Τηλεφωνικό θάλαμο
- RingCentral
- Sonetel
- co
- Πιάνω
- Talkroute
- Telzio
- UniTel Voice
- VirtualPBX
- VoiceNation
- VoiceShot
- VOIPstudio
- Φοίνι
- Vonjour
- WorkEasy
- Zaplee
συμπέρασμα
Σε κάποιο σημείο, πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θα βρεθούν να εξετάσουν μια εικονική τηλεφωνική υπηρεσία.
Δεν είναι πάντα το μέγεθος της επιχείρησης που οδηγεί την αναζήτηση μιας λύσης, αλλά την ευκολία και τη δυνατότητα "look-like-bigger-business" που παρέχουν αυτές οι λύσεις.
Πριν αρχίσετε να ψάχνετε, εξοικειωθείτε με τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λίστα των υπηρεσιών εικονικών τηλεφώνων για να πραγματοποιήσετε την αναζήτησή σας σε εξέλιξη.
Επιχειρηματίας στο τηλέφωνο φωτογραφία μέσω Shutterstock
3 Σχόλια ▼
