Τα κορυφαία στελέχη, όπως οι διευθύνοντες σύμβουλοι, οι αντιπρόεδροι επιχειρήσεων και οι διαχειριστές επιχειρήσεων, χειρίζονται τις οργανώσεις τους με τη βοήθεια εκτελεστικής διοικητικής υποστήριξης. Συχνά ονομάζονται εκτελεστικοί γραμματείς, εκτελεστικοί διαχειριστές ή εκτελεστικοί βοηθοί, αυτοί οι επαγγελματίες χειρίζονται τις ανάγκες πληροφόρησης και τις διοικητικές λεπτομέρειες για τους προϊσταμένους τους. Λόγω της επαφής τους με τους κορυφαίους υπαλλήλους ενός οργανισμού, μπορούν να εκτελούν πολλές εργασίες υψηλότερου επιπέδου, όπως η παρακολούθηση σημαντικών συναντήσεων και η διεξαγωγή ζωτικής σημασίας έρευνας.
$config[code] not foundΔεξιότητες
Επειδή ασχολούνται με διευθυντικά στελέχη, στελέχη, τεχνικό προσωπικό και γραμματείς σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, καθώς και πελάτες, οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι χρειάζονται εξαιρετικές διαπροσωπικές δεξιότητες. Πρέπει να ακούσουν ενεργά τις οδηγίες των προϊσταμένων τους, να εξηγήσουν προφορικά τις πληροφορίες σε υφισταμένους και να γράψουν αναφορές που καταλαβαίνουν οι γενικοί υπάλληλοι. Η κοινωνική τους αντίληψη τους βοηθά να συλλέγουν πληροφορίες από τους ανθρώπους και να παρακινούν τους άλλους στη δράση. Χρειάζονται καλές δεξιότητες διοργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου, επειδή ταυτόχρονα διεκπεραιώνουν διάφορα καθήκοντα και μπορούν να εργαστούν για περισσότερα από ένα στελέχη. Οι εκτελεστικοί διαχειριστές πρέπει να διαθέτουν αποτελεσματικές δεξιότητες πληροφορικής για τη χρήση λογισμικού για την αποτελεσματική επεξεργασία, οργάνωση και παρουσίαση των δεδομένων.
Καθήκοντα
Οι εκτελεστικοί διαχειριστές δρουν ως φύλακα για τα στελέχη τους, προβάλλοντας τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις επιστολές τους και παίρνοντας μηνύματα. Οι επισκέπτες της εταιρείας πρέπει να περάσουν μέσα από αυτές, ώστε να μπορέσουν να αποφασίσουν εάν θα επιτρέψουν την πρόσβαση σε βασικά στελέχη. Κάνουν επίσης ρυθμίσεις ταξιδιού, προγραμματίζουν συναντήσεις και παρακολουθούν τους για να καταγράφουν πρακτικά και να συγκεντρώνουν δεδομένα που ζητούν οι προϊστάμενοί τους. Διορθώνουν και γράφουν αλληλογραφία και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα από στελέχη και διανέμουν σημειώματα ή άλλες γραπτές ανακοινώσεις. Ως μέρος της εμπειρίας τους, μπορούν να λειτουργούν τόσο ποικίλο εξοπλισμό γραφείου όπως υπολογιστές, φωτοαντιγραφικά μηχανήματα, τηλεομοιοτυπικά μηχανήματα και τηλεφωνικά συστήματα.
Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το SaplingΕποπτεία
Σε μεγάλους οργανισμούς, οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι μπορούν να είναι υπεύθυνοι για άλλους γραμματείς, βοηθούς και γραμματείς, ώστε να μπορούν να προσθέτουν διευθυντικά καθήκοντα στην περιγραφή των καθηκόντων τους. Δημοσιεύουν περιγραφές θέσεων εργασίας και στη συνέχεια συνεντεύουν και ελέγχουν τα προσόντα των υποψηφίων. Στη συνέχεια μισθώνουν, εκπαιδεύουν και παρακινούν τους υποκείμενους διαχειριστές. Επίσης, αναθέτουν εργασίες και χρονοδιαγράμματα, κατανέμουν χώρους γραφείων και αναλώσιμα και παρακολουθούν την πρόοδο και την ποιότητα της εργασίας. Οι εκτελεστικοί διοικητικοί υπάλληλοι ενδέχεται επίσης να είναι υπεύθυνοι για τις αυξήσεις και τις προαγωγές - καθώς και για τους πυροσβέστες - υφισταμένους.
Προσόντα
Το O * NET OnLine δείχνει ότι το 41% των εκτελεστικών διοικητικών στελεχών έχει μερικές δευτεροβάθμιες μαθήματα αλλά δεν έχει πτυχίο, το 28% έχει δίπλωμα γυμνασίου ή GED και το 26% έχει πτυχίο. Μερικοί διαχειριστές ξεκινούν σε κατώτερες διοικητικές θέσεις, αλλά με την εμπειρία και την πρόσθετη κατάρτιση αυξάνονται σε θέσεις αυξανόμενης ευθύνης έως ότου φθάσουν σε εκτελεστικά επίπεδα. Τα συνεργαζόμενα πτυχία για εκτελεστικούς βοηθούς χρειάζονται δύο χρόνια για να ολοκληρωθούν και είναι διαθέσιμα από τις σχολές επιχειρήσεων και τα κοινοτικά κολέγια. Λίγοι εκτελεστικοί γραμματείς πηγαίνουν για τα πτυχία του πτυχιούχου στη διοίκηση επιχειρήσεων από πανεπιστήμια, η οποία διαρκεί τέσσερα χρόνια. Εθελοντική πιστοποίηση διατίθεται από εθνικούς οργανισμούς, οι οποίοι μπορούν να αυξήσουν τις ευκαιρίες απασχόλησης.
