Ο ρόλος ενός διαχειριστή εγγράφων

Ένας διαχειριστής εγγράφων είναι μέλος του προσωπικού πληροφορικής του οποίου ο στόχος είναι να οργανώσει, να ενημερώσει και να βελτιώσει τη συνολική ροή εργασίας των εγγράφων μέσα σε μια εταιρεία. Οι εταιρείες είναι οι μεγαλύτεροι εργοδότες των διαχειριστών εγγράφων, παρόλο που ορισμένες βιομηχανίες - όπως οι μεγαλύτερες εταιρείες κτηματομεσιτικών υπηρεσιών, οι νομικές υπηρεσίες, η χρηματοδότηση, η υγειονομική περίθαλψη και η ασφάλιση - είναι πιθανό να έχουν διαχειριστή εγγράφων σε ετοιμότητα ανεξάρτητα από το μέγεθός τους. Οι περισσότερες θέσεις διαχειριστή εγγράφων απαιτούν τουλάχιστον μία έως τρία χρόνια προηγούμενης εμπειρίας. Ωστόσο, πρόσφατοι πτυχιούχοι κολλεγίων με εξειδικευμένη κατάρτιση μπορούν να μετακινηθούν άμεσα στη θέση. Η επάρκεια με συγκεκριμένο λογισμικό, όπως συστήματα διαχείρισης εγγράφων ή / και προγράμματα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες, είναι απαραίτητη για τη λειτουργία της εργασίας. Οι διαχειριστές εγγράφων έχουν πέντε βασικές ευθύνες εργασίας: αύξηση της προσβασιμότητας, αρχειοθέτηση εγγράφων, ενημέρωση πληροφοριών, καταγραφή ιχνηλασιμότητας και ανάκτηση εγγράφων.

$config[code] not found

Αύξηση της προσβασιμότητας

Οι εργαζόμενοι χρειάζονται πρόσβαση σε έγγραφα, όπως συνοδευτικές επιστολές, υλικό μάρκετινγκ, σεμινάρια και πληροφορίες πελατών για να ολοκληρώσουν το έργο τους. Παραδοσιακά, οι υπάλληλοι έχουν αποθηκεύσει αυτά τα αρχεία απευθείας στους σκληρούς δίσκους τους για μελλοντική πρόσβαση, αλλά υπάρχει εγγενής κίνδυνος ότι τα αρχεία θα ξεπεραστούν. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι μπορούν να σπαταλούν πολύτιμο χρόνο για να χτενίσουν τους σκληρούς δίσκους τους για έγγραφα που ποτέ δεν κατέβασαν. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιλύει όλα αυτά τα προβλήματα. Δημιουργεί ένα σημείο εστίασης όπου αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Επιπλέον, τα ίδια έγγραφα μπορούν να μοιραστούν με το προσωπικό και τους πελάτες μέσω μιας ιστοσελίδας. Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης εγγράφων μπορούν εύκολα να εξάγουν σε έναν ιστότοπο. το πλεονέκτημα είναι ότι είναι προσβάσιμο σε οποιονδήποτε έχει σύνδεση στο Internet και δεν απαιτεί πρόσθετο λογισμικό ή εγκαταστάσεις για προβολή (μπορεί να απαιτεί όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης, αλλά αυτό μπορεί να καθοριστεί).

Αρχειοθέτηση εγγράφων

Το IRS απαιτεί από τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα να φυλάσσουν οποιαδήποτε τεκμηρίωση σχετικά με έναν πελάτη για πέντε χρόνια μετά το κλείσιμο του λογαριασμού. Το Τμήμα Δικαιοσύνης απαιτεί ακόμη μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για τα γραφεία των δικαστηρίων, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι αυτοί οι φάκελοι πρέπει να πάνε κάπου. Οι διαχειριστές εγγράφων τυπικά αρχειοθετούν έγγραφα χρονολογικά, αν και ορισμένοι προτιμούν αλφαβητικά ανάλογα με την ποσότητα των πληροφοριών που πρέπει να αποθηκευτούν. Εάν είναι ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, τότε τα έγγραφα πρέπει να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας (σε δύο ξεχωριστές τοποθεσίες), και στη συνέχεια να καθαρίζονται από το διακομιστή.

Βίντεο της Ημέρας
Σας έφερε από το Sapling Έφερε σε σας από το Sapling
Ενημέρωση εγγράφων

Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού, οι δεξιότητες γραφής μπορεί να αποτελούν βασικό στοιχείο του ρόλου ενός διαχειριστή εγγράφων. Οι συνοδευτικές επιστολές, τα πρότυπα και τα σεμινάρια απαιτούν συνεχείς ενημερώσεις για να παραμείνουν σχετικές. Επιπλέον, δηλώσεις προστασίας προσωπικών δεδομένων, κενές συμβάσεις και τεχνικά έγγραφα λαμβάνουν μικρές αλλαγές περίπου μία φορά το χρόνο. Εάν ο διαχειριστής εγγράφων κάνει αυτές τις αλλαγές προσωπικά, θα είναι ευθύνη του να διασφαλίσει ότι όλοι χρησιμοποιούν τις πιο ενημερωμένες εκδόσεις. Ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Εγγραφή ιχνηλασιμότητας

Τα έγγραφα αλλάζουν και είναι ευθύνη του διαχειριστή εγγράφων να γνωρίζει ποιες αλλαγές έγιναν. Η ανιχνευσιμότητα είναι ένα τυπικό χαρακτηριστικό στο μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων. Ωστόσο, ένας διαχειριστής εγγράφων μπορεί να παρακολουθήσει την ιχνηλασιμότητα χωρίς το λογισμικό, κάνοντας κάθε έγγραφο μόνο για ανάγνωση και, στη συνέχεια, καταγράφοντας τις ζητούμενες αλλαγές κατά την παραλαβή τους.

Ανάκτηση εγγράφων

Θα υπάρξουν φορές που ένας διαχειριστής εγγράφων πρέπει να βρει στοιχεία που έχουν ήδη αρχειοθετηθεί. Τις περισσότερες φορές, αυτό συμβαίνει λόγω ελέγχων, αγωγών και φυσικών καταστροφών - όλα τα οποία απαιτούν σχολαστικά ρεκόρ παρελθόντων γεγονότων. Για το λόγο αυτό, οι διαχειριστές εγγράφων πρέπει να αρχειοθετούν τα υλικά όσο πιο λογικά και με ακρίβεια. Με αυτόν τον τρόπο, οποιοσδήποτε διαχειριστής εγγράφων μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτά τα απαραίτητα αρχεία, ανεξάρτητα από το ποιος αρχικά τα αποθηκεύει. Όταν πρόκειται για την προετοιμασία για φυσικές καταστροφές, αποθηκεύστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του διακομιστή γραφείου κάπου έξω από το γραφείο. Αν είναι δυνατόν, αποθηκεύστε το σε μια διαφορετική περιοχή, όπως ένα δορυφορικό γραφείο.