Εάν προτιμάτε μια θέση διαχείρισης που σας επιτρέπει να είστε σε επαφή με όλα τα στοιχεία μιας εταιρείας, θεωρήστε μια δουλειά ως διευθυντής γραφείου. Όταν εργάζεστε ως διευθυντής γραφείου, τα καθήκοντά σας ενδέχεται να έχουν μικρότερο αντίκτυπο στην παραγωγικότητα της εταιρείας σε σύγκριση με εξειδικευμένους υπαλλήλους, αλλά αυτό που κάνετε είναι εξίσου σημαντικό για την επιτυχή λειτουργία της επιχείρησης. Ένας καλός διευθυντής γραφείου είναι ένα σημάδι ενός καλά οργανωμένου γραφείου.
$config[code] not foundΚαθήκοντα
Ένας διευθυντής γραφείου είναι ένας υπάλληλος που εποπτεύει ειδικά τη διεύθυνση του γραφείου γενικά. Αυτό το άτομο μπορεί να μην επικεντρώνεται σε καθήκοντα που σχετίζονται άμεσα με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία κάνει τα χρήματά του, αλλά εργάζεται πίσω από τα παρασκήνια για να κρατήσει το γραφείο να τρέχει σαν μια καλά λιπαρή μηχανή. Τα κοινά καθήκοντα διαχείρισης γραφείου περιλαμβάνουν την παραγγελία προμηθειών, τη διαπραγμάτευση με πωλητές, το χειρισμό μικρών μετρητών και την αντιμετώπιση συγκρούσεων γραφείων. Σε ορισμένες μικρότερες επιχειρήσεις, ο διευθυντής γραφείου πληρώνει εργαζόμενους, προμηθευτές και μισθώνει ανθρώπους. Ο γενικός στόχος του είναι να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι και οι άλλοι διευθυντές έχουν αυτό που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν με επιτυχία τα καθήκοντά τους.
Οργάνωση
Ως διευθυντής γραφείου, οι οργανωτικές δεξιότητες είναι καθοριστικές. Για παράδειγμα, ο διευθυντής γραφείου πρέπει να οργανώνει και να διαχειρίζεται ορισμένα αρχεία σε συνεχή βάση για να αναφερθούν άλλα διευθυντικά στελέχη και υπάλληλοι. Πρέπει επίσης να οργανώσει και να αντιμετωπίσει τα ζητήματα που αντιμετωπίζει το γραφείο με επείγουσα ανάγκη. Εάν ένας διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, πρέπει να συγκεντρώσει και να οργανώσει πληροφορίες σχετικά με τους αιτούντες - το ίδιο ισχύει και για το χειρισμό των λογιστικών καθηκόντων αν αυτό είναι μέρος της περιγραφής του herjob.
Κατανόηση και επικοινωνία
Ένας καλός διευθυντής γραφείου πρέπει επίσης να έχει ένα επίπεδο κατανόησης για να πετύχει αυτή τη θέση. Ο διαχειριστής πρέπει να κατανοήσει τις ανάγκες των επαγγελματιών γραφείου και να διαχειριστεί αποτελεσματικά τις ανάγκες αυτές. Πρέπει να έχει τη δυνατότητα να τοποθετεί τον εαυτό του στα παπούτσια άλλων υπαλλήλων για την επίλυση συγκρούσεων που προκύπτουν. Ένας καλός διευθυντής γραφείου έχει τη δυνατότητα να επικοινωνεί αποτελεσματικά με όλους, από εργαζόμενους μέχρι ανώτατα στελέχη και στελέχη της επιχείρησης.
Διαχείριση κόστους
Μια άλλη σημαντική ποιότητα ενός διευθυντή γραφείου είναι η δυνατότητα είτε να διατηρήσει είτε να μειώσει το κόστος για την επιχείρηση. Όταν εργάζεται ως διευθυντής γραφείου, το άτομο αυτό πρέπει να παρακολουθεί στενά τις δαπάνες, όπως τα αναλώσιμα γραφείου και τα γενικά έξοδα (ενοίκια, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας, συντήρηση εξοπλισμού και άλλες λειτουργικές ανάγκες). Ενώ παρακολουθεί προσεκτικά το κόστος, πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση σε πόρους που πληρούν τα ποιοτικά και επιχειρησιακά πρότυπα της εταιρείας.
