Ανεξάρτητα από το πόσο καλοί παίρνετε για να δώσετε προτεραιότητα και να ζυγίζετε τις λίστες υποχρεώσεων, εξακολουθείτε να υπάρχουν χρόνοι που θα θέλατε να κάνετε τα πιο κουραστικά επιχειρηματικά σας καθήκοντα να εξαφανιστούν. Ξέρετε αυτά: τη συλλογή δεδομένων, την εισαγωγή δεδομένων, τον προγραμματισμό ραντεβού, τη διαχείριση των εισερχομένων κλπ. Αυτά τα καθήκοντα εκκενώνουν την ενέργειά σας αλλά πρέπει να γίνουν και να γίνουν καλά για να εξασφαλίσουν την επιτυχία της μικρής επιχείρησής σας.
Εάν τα προβλήματα αυτά είναι γνωστά, έχετε τύχη. Εκεί είναι εργαλεία που μπορούν να κάνουν τα πιο κουραστικά επιχειρηματικά σας καθήκοντα να εξαφανιστούν ή τουλάχιστον να καταλάβουν πολύ λιγότερο χρόνο. Υπάρχουν τρεις βασικές αρχές που παίζουν εδώ, καθένα από τα οποία βοηθά να μειωθεί ο χρόνος που ξοδεύετε στις πιο επίπονες εργασίες σας: αυτοματοποίηση, ενιαίο σημείο εισόδου και αυτοεξυπηρέτηση πελατών / εργαζομένων. Όλα απευθύνονται από τα παρακάτω εργαλεία.
$config[code] not foundΕργαλεία πίνακα εργαλείων για μικρές επιχειρήσεις
Η λεπτομερής εξέταση των ζωτικών σημείων της επιχείρησής σας μπορεί να είναι ένα από τα πιο κουραστικά σας καθήκοντα. Πρώτα θα πρέπει να συγκεντρώσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε επισκέπτοντας πολλές πηγές τόσο online όσο και εκτός. Στη συνέχεια θα χρειαστεί να γεμίσατε όλα αυτά τα δεδομένα από κοινού σωστά προτού να μπορέσετε να δημιουργήσετε και να προβάλετε σημαντικές αναφορές.
Τα εργαλεία σε αυτήν την ενότητα σάς σώζουν από τα δύο αυτά βήματα. Συγκεντρώνουν τα δεδομένα της επιχείρησής σας αυτόματα, συγχωνεύουν τα δεδομένα από όλες τις πηγές σας σε ένα ενιαίο σύνολο και στη συνέχεια παρουσιάζουν πολύ χρήσιμες και εύκολα κατανοητές αναφορές σε ένα ταμπλό. Τι εξοικονόμηση χρόνου!
Klipfolio
Ένας από τους πιο ευέλικτους πίνακες ελέγχου για την τιμή, το Klipfolio μπορεί να συλλέγει αυτόματα δεδομένα από περισσότερες από 900 πηγές. Μπορείτε να μεταφορτώσετε δεδομένα και με μη αυτόματο τρόπο. Το Klipfolio σκουπίζει αυτά τα δεδομένα μαζί με τον τρόπο που θέλετε, ακόμα κι αν προέρχεται από πολλές πηγές. Στη συνέχεια παρουσιάζει τα δεδομένα, όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, σε έναν χρήσιμο πίνακα ελέγχου στην επιφάνεια εργασίας ή την κινητή συσκευή σας.
Ρίξτε τη δυνατότητα να ορίσετε κατώφλια και γραφικά δείκτη (π.χ. κόκκινο θαυμαστικό όταν περάσουν κακά όρια) και μπορείτε να δείτε τα πιθανά οφέλη.
DashThis
Ένα άλλο ισχυρό εργαλείο ταμπλό, DashThis μπορεί να τραβήξει τα δεδομένα από πολλές πηγές. Αλλά αυτό που πραγματικά ξεχωρίζει είναι ότι το εργαλείο προσφέρει μια πρόσθετη υπηρεσία. Δημιουργεί μια σύνδεση με οποιαδήποτε πηγή που δεν έχει ακόμη συμπεριληφθεί. Έτσι, αυτό θα μπορούσε να σας βοηθήσει να βρείτε επιπλέον δεδομένα που ίσως έχετε χάσει.
Αριθμητικά
Το Numerics είναι μια εφαρμογή μόνο για iOS, η οποία μπορεί να τραβήξει δεδομένα αυτόματα από πολλές από τις πιο δημοφιλείς λύσεις online, όπως το Google Analytics, το PayPal, το Zendesk και το WordPress. Το αποτέλεσμα είναι ένας πίνακας εργαλείων άμεσης προβολής και μεταφοράς, όπου κάθε πάνελ μπορεί να αγγίξει για να σκάψει βαθύτερα σε οποιαδήποτε περιοχή. Δείτε την παρακάτω εικόνα.
Ένα ωραίο χαρακτηριστικό: μπορείτε να συνδεθείτε μέσω Airplay ή HDMI για να εμφανίσετε το ταμπλό σας σε μεγάλη οθόνη.
Εργαλεία αυτοματισμού μικρών επιχειρήσεων
Η αυτοματοποίηση ρυθμίζει το κόμμα όταν πρόκειται να μειώσει το χρόνο που δαπανάται για κουραστικά επιχειρηματικά καθήκοντα. Αυτά τα εργαλεία λαμβάνουν όλες τις μικρές, καθημερινές (συχνά πολλές φορές καθημερινές) εργασίες εκτός της πλάκας σας. Έτσι, σας απαλλάσσουν να εργαστείτε σε πιο κερδοφόρα to-dos.
Zapier
Το Zapier σάς δίνει τη δυνατότητα να ενεργοποιήσετε μια ενέργεια σε μια εφαρμογή όταν κάτι συμβαίνει σε ένα άλλο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα εντολής που μπορείτε να εισαγάγετε: "Όταν κάποιος κάνει εγγραφή για το ενημερωτικό δελτίο μου, δημιουργήστε μια εγγραφή για αυτούς στο σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων." Πόσο χρόνο θα σας εξοικονομήσει σε μια μέρα; Εδώ είναι ένα άλλο: "Προσθέστε τους χρήστες Twitter σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Google Drive όταν αγαπήσουν ένα από τα tweets μου"; Έχετε την ιδέα. Αυτός είναι ένας εύχρηστος τρόπος να συγκεντρωθούν ζεστά ηλεκτρόδια.
Με γάντζους σε πάνω από 200 εφαρμογές ιστού, οι δυνατότητες είναι τεράστιες.
Αν αυτό συνέβη τότε (IFTT)
Αν αυτό τότε (IFTT) είναι πολύ παρόμοιο με το Zapier εκτός από αυτό Ελεύθερος. Είναι αλήθεια ότι αυτή τη στιγμή περιορίζεστε σε 145 "Συνταγές", τον όρο της IFTT για μια σύνδεση "Κάνετε αυτό όταν συμβεί αυτό". Παρόλα αυτά, οι δυνατότητες φαίνονται ατελείωτες και εδώ. Το IFTT προσφέρει ακόμα τη δυνατότητα να αναλάβει δράση με βάση την πιθανή τοποθεσία σας στο Android ή iPhone - φανταστείτε να λαμβάνετε ένα μήνυμα SMS όταν βρίσκεστε κοντά σε ένα γραφείο πελάτη που σας υπενθυμίζει να σταματήσετε και να πείτε "Γεια σας!"
Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συνταγές που έχουν ήδη δημιουργηθεί από άλλους χρήστες του IFTT, ένα πραγματικό άλμα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο.
Ροή εργασίας Oasis
Το τελευταίο εργαλείο αυτοματισμού που παρατίθεται εδώ είναι η ροή εργασίας Oasis, μια εφαρμογή WordPress που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια διαδικασία έγκρισης περιεχομένου με βήματα. Η διαδικασία περιλαμβάνει προϋποθέσεις (αν το εγκρίνει αυτό, εάν δεν εγκριθεί) και ρόλους (συγγραφείς, εγκρίνει) με συγκεκριμένους παίκτες (για παράδειγμα, πραγματικό προσωπικό).
Η ροή εργασίας του Oasis φαίνεται να είναι ένας απίστευτος χρόνος για δύο λόγους. Πρώτον, δεν χρειάζεται να θυμάστε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα κείμενο για να ειδοποιήσετε το επόμενο άτομο στη διαδικασία ότι είναι ώρα να ενεργήσει. Το plugin χειρίζεται αυτό για εσάς. Δεύτερον, δεν χρειάζεται να ψάξετε μέσα από μηνύματα για να μάθετε ακριβώς ποιο στάδιο βρίσκεται κάθε κομμάτι περιεχομένου. Επομένως, αυτό θα μπορούσε να είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για τους διαχειριστές περιεχομένου.
Εργαλεία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας για μικρές επιχειρήσεις
Χάρη στην πλημμύρα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε κάθε μέρα, η διαχείριση των εισερχομένων σας έχει γίνει μια αδιάκοπη, καθημερινή, ολοήμερη εργασία. Τα εργαλεία αυτής της ενότητας θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε σε αυτό το κουραστικό έργο ενώ ταυτόχρονα βεβαιώνεστε ότι δεν θα χάσετε σημαντικά μηνύματα.
ActiveInbox
Το ActiveInbox μετατρέπει τα εισερχόμενα του Gmail σας σε λίστα υποχρεώσεων για τα στεροειδή. Με μερικά μόνο κλικ ενός κουμπιού, μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ομάδες όπως "Do Today", "Waiting On", "Actions to Take" και άλλα. Αυτό σας βοηθά να εργάζεστε μέσω του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου γρήγορα και χρήσιμα τόσο σημαντικά μηνύματα επιπλέουν στην κορυφή και να παραμείνουν στο ραντάρ σας, ενώ λιγότερο σημαντικά μηνύματα καταλήγουν σε ένα κουβά για να ασχοληθεί με όταν μπορείτε να τα βρείτε γύρω τους.
Υπάρχουν δύο άλλα ωραία χαρακτηριστικά εδώ. Το ένα είναι η δυνατότητα να προγραμματίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς αποστολή σε μια μελλοντική ημερομηνία και ώρα. Μια άλλη είναι η προσθήκη φακέλων "Έργων" που σας επιτρέπουν να ομαδοποιείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα καθήκοντα με κοινούς στόχους.
Mailstrom
Το Mailstrom χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για τη σάρωση των κεφαλίδων email (αλλά ποτέ του περιεχομένου). Στη συνέχεια ταξινομεί κάθε μήνυμα σε δέσμες που μπορείτε να χειριστείτε ως ομάδα. Σε αντίθεση με το ActiveInbox, το Mailstrom μπορεί να χρησιμοποιηθεί με οποιοδήποτε σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων των Gmail, AOL, Outlook και Apple.
Υπάρχει επίσης μια δυνατότητα κατάργησης εγγραφής που καταργεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από τις λίστες αλληλογραφίας που θέλετε να αφήσετε.
Εργαλείο Κράτησης Μικρών Επιχειρήσεων Συνάντησης
Πόσες φορές χρειάστηκε περισσότερος χρόνος για να προγραμματίσετε ένα ραντεβού, τότε το πραγματικό γεγονός θα διαρκέσει; Αυτά τα εργαλεία καταργούν αυτήν την απογοήτευση, εισάγοντας "αυτοεξυπηρέτηση", έναν τρόπο για τους πελάτες να προγραμματίζουν ραντεβού κατά τη διάρκεια των slots που έχετε επισημάνει ως διαθέσιμα. Η διαδικασία εξαλείφει τις συνεχείς διακοπές έτσι ώστε να εστιάσετε στην παροχή εξαιρετικών υπηρεσιών.
MINDBODY
Το MINDBODY είναι ένα εργαλείο συνάντησης ραντεβού που προσφέρει μερικά πραγματικά χρήσιμα χαρακτηριστικά. Όχι μόνο οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τον ιστότοπό σας για να προγραμματίσουν συναντήσεις, μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν ένα γραφικό στοιχείο Facebook που παρουσιάζεται παρακάτω. Μπορούν επίσης να προγραμματίσουν τη χρήση των κινητών τους συσκευών. Υπάρχει ακόμη και μια δωρεάν εφαρμογή για να χρησιμοποιήσετε οι πελάτες σας.
Ένα ενδιαφέρον χαρακτηριστικό είναι ο "waitlist" που επιτρέπει στους πελάτες να εγγραφούν για ένα χρονικό διάστημα που έχει ήδη ληφθεί. Στη συνέχεια, η λειτουργία τους μετακινεί στη θέση τους και τους ειδοποιεί εάν ακυρωθεί ο προηγούμενος πελάτης. Υπάρχουν επίσης μια ποικιλία χαρακτηριστικών αναφοράς, σύνδεσης με πελάτη και μάρκετινγκ που έρχονται με αυτό το εργαλείο που μπορεί να θέλετε να ρίξετε μια ματιά.
ScheduleOnce
Εάν αναζητάτε ένα εργαλείο για να δημιουργήσετε προγραμματισμό για τους πελάτες, τους συναδέλφους και τους χώρους συνάντησης, ίσως να θέλετε να εξετάσετε το ScheduleOnce. Οι πελάτες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο για προγραμματισμό ραντεβού και οι συνεργάτες τους μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για να βρουν έναν καλό χρόνο για μια συνάντηση (ένα πολύ κουραστικό επιχειρηματικό έργο, όπως γνωρίζει κάθε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης!) Αλλά μπορείτε επίσης να κλείσετε αίθουσες συνεδριάσεων και να προγραμματίσετε κάποιον άλλον, άδεια. Επομένως, αυτό φαίνεται να είναι ένα πολύ ευπροσάρμοστο εργαλείο.
Εργαλεία προγραμματισμού εργαζόμενων μικρών επιχειρήσεων
Findmyshift
Εάν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση όπου οι εργαζόμενοι εργάζονται βάρδιες (για παράδειγμα, λιανικές επιχειρήσεις, εστιατόρια και άλλες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών), μπορείτε να θελήσετε να ρίξετε μια ματιά στο Findmyshift. Κατ 'αρχάς, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα πρόγραμμα για τους υπαλλήλους σας που είναι προσβάσιμο οποτεδήποτε, οπουδήποτε σε οποιαδήποτε συσκευή. Δεύτερον, μπορείτε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους σας να διεκδικήσουν τις δικές τους χρονοθυρίδες και να διαχειριστούν τις αλλαγές και τις ανταλλαγές με δική τους βάση βάσει των αδειών τους.
Το εργαλείο διαθέτει επίσης προγραμματισμό μεταφοράς και χάσματος, διαφορετικούς ρόλους και δικαιώματα, αυτόματες ειδοποιήσεις υπενθύμισης αλλαγής ταχυτήτων και φύλλα χρόνου, έτσι ώστε οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που διαχειρίζονται υπαλλήλους με αυστηρά χρονοδιαγράμματα να θέλουν να ρίξουν μια ματιά.
Εργαλεία συλλογής δεδομένων και οργανισμού για μικρές επιχειρήσεις
Εάν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πολλές μορφές, λίστες ελέγχου και άλλες μεθόδους συλλογής δεδομένων, τότε αυτή είναι η ενότητα για εσάς. Αυτά τα εργαλεία εξαλείφουν την επίφοβη εργασία διπλής εισαγωγής δεδομένων. Αυτό γίνεται όταν εισάγετε ξανά όσα γράφετε σε ένα κομμάτι χαρτί στα ψηφιακά σας συστήματα. Είναι ένα κουραστικό έργο που χάνει χρόνο και είναι επιρρεπής σε λάθος. Εδώ είναι μερικά εργαλεία που μπορούν να το εξαλείψουν.
Καμβάς
Ο καμβάς λαμβάνει τις φόρμες σας και τις μετατρέπει σε εφαρμογές για κινητά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν οπουδήποτε για να τραβήξετε κείμενο, εικόνες και ακόμη και υπογραφές. Μόλις συμπληρωθεί μια φόρμα, τα δεδομένα μπορούν να συγχρονιστούν με τα επιχειρησιακά σας συστήματα, εξαλείφοντας την διπλή είσοδο.
Αλλά αυτό που μπορεί να εντυπωσιάσει ακόμα περισσότερο τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι το κατάστημα εφαρμογών Canvas, όπου υπάρχουν χιλιάδες εφαρμογές που προσθέτουν μορφές και λειτουργικότητα σε αυτό το εργαλείο. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, ο καμβάς σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας εφαρμογές.
FileThis
FileThis ενεργεί σαν ένας εξαιρετικά αποτελεσματικός προσωπικός βοηθός, κερδίζοντας με ασφάλεια όλες τις online δηλώσεις, λογαριασμούς και άλλα έγγραφα από εταιρείες όπως το American Express, Chase, PayPal και Amazon, χωρίς να χρειάζεται να συνδεθείτε στους ιστότοπούς τους ξεχωριστά.
Αφού κατατεθεί σε ένα online σημείο της επιλογής σας, όπως το Dropbox, το Evernote ή το Google Drive, τα δεδομένα σας ταξινομούνται, ονομάζονται με σαφήνεια και μετατρέπονται σε αρχείο PDF. Χρησιμοποιώντας το FileThis online ή στην κινητή συσκευή σας, μπορείτε στη συνέχεια να πραγματοποιήσετε αναζήτηση στα δεδομένα σας με βάση το όνομα, την ημερομηνία, τη λέξη-κλειδί και την ετικέτα.
Ίσως υπήρξε μια εποχή που τα κουραστικά καθήκοντα στην επιχείρησή σας ήταν αναπόφευκτα. Αλλά προτού αποδεχτείτε ότι αυτό ισχύει ακόμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ορισμένα από τα εργαλεία αυτής της λίστας. Η τεχνολογία μπορεί να εξαλείψει καθήκοντα που χάνουν χρόνο από την επιχείρησή σας, δίνοντας σας περισσότερο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα καλύτερο προϊόν ή υπηρεσία και να εξυπηρετήσετε καλύτερα τους πελάτες σας.
Τεντώνοντας τη φωτογραφία μέσω Shutterstock
15 Σχόλια ▼
