Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, παρακολουθείτε ήδη τους πόρους της εταιρείας σας, συμπεριλαμβανομένων κεφαλαίων, εργαζομένων και εγκαταστάσεων. Αλλά τι γίνεται με το χρόνο των εργαζομένων; Ο χρόνος είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθεί και να εντοπιστεί, και ως εκ τούτου, πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν λάθος την ώρα σαν να ήταν ένας απεριόριστος πόρος. Ωστόσο, αυτό δεν θα μπορούσε να απέχει περισσότερο από την αλήθεια.
Μια πρόσφατη μελέτη από τον McKinsey διαπίστωσε ότι μόνο το 9% των στελεχών ήταν "πολύ ικανοποιημένοι" με τον τρόπο με τον οποίο διατέθηκε ο χρόνος των εργαζομένων. Επιπλέον, σχεδόν τα μισά στελέχη δήλωσαν ότι η τρέχουσα κατανομή του χρόνου τους δεν ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της εταιρείας. Και ο μέσος υπάλληλος γραφείου μπορεί να σας πει ότι υπερβολικά μεγάλος χρόνος επιχείρησης δαπανάται για ασήμαντα καθήκοντα, όπως η ανταπόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η συμμετοχή σε μη ουσιαστικές συναντήσεις.
$config[code] not foundΗ αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι κρίσιμη για την παραγωγικότητα και την κερδοφορία της επιχείρησής σας. Έτσι, πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να βελτιώσουν τη διαχείριση του χρόνου; Δεν είναι τόσο εύκολο όσο απλά να λέτε στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν το χρόνο τους πιο αποτελεσματικά. Αντ 'αυτού, η ομάδα ηγεσίας πρέπει να οικοδομήσει μια εταιρική κουλτούρα που υποστηρίζει ενεργά την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Πολιτισμός που υποστηρίζει αποτελεσματικά τη διαχείριση του χρόνου
Προσωπικό Απόρρητο
Το Multitasking είναι ένα σημαντικό κομμάτι του επιχειρηματικού κόσμου. Οι εργαζόμενοι αναμένεται να είναι σε θέση να διεκπεραιώνουν αποτελεσματικά πολλαπλά καθήκοντα ταυτόχρονα. Έτσι, οι διευθυντές καλύπτουν τις ώρες εργασίας τους με διάφορα έργα, συναντήσεις και εταιρικές δραστηριότητες.
Ωστόσο, οι μελέτες αποδεικνύουν όλο και περισσότερο ότι η πολυδιαδικασία είναι αναποτελεσματική. Στην πραγματικότητα, οι ερευνητές του Stanford απέδειξαν ότι οι πολλαπλοί στόχοι έχουν κακές οργανωτικές δεξιότητες, αποσπάται εύκολα και συχνά στερούνται προσοχής.
Εάν η πολυλειτουργικότητα δεν είναι το κλειδί για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου, τότε τι είναι;
Η απάντηση είναι ροή. Όπως ορίζεται από τον συγγραφέα και ψυχολόγο Mihaly Csikszentmihalyi, η ροή εμφανίζεται όταν εισέρχεστε σε μια κατάσταση έντονης και αβίαστης συγκέντρωσης στο έργο. Συχνά αναφέρεται ως "ύπαρξη στη ζώνη" και οι εργαζόμενοι είναι πολύ πιο παραγωγικοί ενώ βρίσκονται σε αυτή την κατάσταση από οποτεδήποτε άλλο χρόνο.
Για να βελτιωθεί η παραγωγικότητα, οι εργοδότες πρέπει να κάνουν ό, τι μπορούν για να διατηρήσουν τους υπαλλήλους σε λειτουργία ροής. Αυτό σημαίνει την προώθηση ενός εταιρικού περιβάλλοντος σιωπής και ιδιωτικότητας. Όποτε είναι δυνατό, οι διαχειριστές θα πρέπει να αποφεύγουν να επιβαρύνουν τους υπαλλήλους τους με πολλαπλά καθήκοντα ή να τους αποσπούν με περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνήματα.
Πολλοί υπάλληλοι επωφελούνται επίσης από την κατοχή ιδιωτικών γραφείων, αντί να εργάζονται σε θορυβώδεις καμπίνες.
Λιγότερες, πιο αποτελεσματικές συναντήσεις
Μία από τις μεγαλύτερες μάστιγες για την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι η εταιρική συνάντηση. Η μέση συνάντηση καταλαμβάνει πολύτιμο χρόνο και διακόπτει τη λειτουργία ροής των εργαζομένων, παράλληλα δημιουργώντας ελάχιστα οφέλη για σημαντικά αποτελέσματα.
Σύμφωνα με μια έρευνα της Microsoft, οι αναποτελεσματικές συναντήσεις συγκαταλέγονται στις πρώτες απώλειες χρόνου στη μέση εβδομάδα εργασίας. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι ξοδεύουν σχεδόν έξι ώρες κάθε εβδομάδα σε συναντήσεις και το 69% των εργαζομένων αισθάνονται ότι αυτές οι συναντήσεις είναι μη παραγωγικές.
Για την καλύτερη διαχείριση του χρόνου των εταιρειών, τα στελέχη θα πρέπει να προγραμματίζουν μόνο συνεδριάσεις που είναι απολύτως απαραίτητες. Οι συναντήσεις πρέπει να έχουν συγκεκριμένο σκοπό: Να λαμβάνουν αποφάσεις ή να επιλύουν ένα πρόβλημα. Θα πρέπει να υπάρχει λεπτομερής ημερήσια διάταξη των ζητημάτων που θα συζητηθούν και με ποια σειρά και το χρονικό διάστημα που θα τους δοθεί κάθε φορά.
Εάν μια συνάντηση έχει σχεδιαστεί μόνο για να μεταδώσει πληροφορίες, σκεφτείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντ 'αυτού. Πολλές συνεδριάσεις μπορούν επίσης να γίνουν προαιρετικές, οπότε αν ένας υπάλληλος βρίσκεται σε αυτήν την κατάσταση κρίσιμης ροής, αυτός ή αυτή μπορεί να εξαιρεθεί από τη διακοπή.
Παρακολούθηση χρόνου
Κάθε εκτελεστικός γνωρίζει ότι για να προχωρήσει μια επιχείρηση πρέπει να υπάρχει ένα σαφώς καθορισμένο σύνολο στόχων και στόχων για το μέλλον. Ωστόσο, ο καθορισμός αυτών των στόχων δεν αρκεί. Πολύ συχνά, τα στελέχη και οι υπάλληλοί τους καταλήγουν σε καθημερινά καθήκοντα και ποτέ δεν βρίσκουν το χρόνο για να προωθήσουν μακροπρόθεσμους στόχους. Εδώ μπαίνει ολοκληρωμένη ηλεκτρονική παρακολούθηση χρόνου.
Τα αποτελεσματικά συστήματα ηλεκτρονικής παρακολούθησης χρόνου θα πρέπει να καταγράφουν το κόστος καθώς και το χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε μεμονωμένο εργαζόμενο και έργο και εν συνεχεία να ενσωματώνουν αυτές τις πληροφορίες σε μια συνολική εικόνα της χρονικής κατανομής των επιχειρήσεων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προσδιορίσετε αν η τρέχουσα κατανομή χρόνου της εταιρείας σας ευθυγραμμίζεται με τους στόχους της εταιρείας σας. Όπως με κάθε πόρο, η σωστή κατανομή του χρόνου θα μειώσει τα απόβλητα και θα διευκολύνει την ανάπτυξη της εταιρείας.
Ο Peter Druckers, ο θρυλικός σύμβουλος διαχείρισης, είπε κάποτε:
Ο χρόνος είναι ο πτωχότερος πόρος και, αν δεν το διαχειριστεί, δεν μπορεί να γίνει άλλη διαχείριση.
Στον επιχειρηματικό κόσμο, ο χρόνος είναι πολύτιμος. Είναι προς το συμφέρον όλων των εργοδοτών να προωθήσουν μια εταιρική κουλτούρα που να τις μετρά, να τις διαχειρίζεται και να τις εκτιμά.
Αντιπαραγωγική φωτογραφία συνάντησης μέσω του Shutterstock
11 Σχόλια ▼
